Gestión óptima del equipo: ¡las herramientas están en la caja!

Astuces Trello pour devenir un pro

Cuando lanzamos el Trello Team Management Toolkit a principios de este año, fue porque sabíamos que los equipos de todo el mundo tenían mucho que hacer y aún más que lograr juntos. Queríamos dar a los equipos una nueva oportunidad de celebrar algo juntos, una forma más eficiente, colaborativa y manejable de trabajar cada día.

La gestión de equipos a través de la Trello Toolbox incluye plantillas de tableros gratuitas para reuniones más efectivas, información de equipos mejor organizada, proyectos más fluidos, objetivos más ambiciosos y fiestas más grandes! Con más de 30.000 copias de estos gráficos de gestión de equipos, los equipos de trabajo encuentran una gran manera de utilizarlos para planificar mejor, trabajar, lograr y celebrar!

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Si ya usas las tablas Trello, o si quieres probarlas para la gestión diaria de tu equipo, aquí tienes algunos de los mejores consejos y trucos que puedes usar para personalizarlas y hacerlas lo más efectivas y útiles posibles.

Desde el intercambio de conocimientos hasta la gestión de proyectos en línea, repasemos los mejores consejos de cada tabla. Si crees que estas tablas pueden serte útiles, entonces puedes copiar y personalizar una tabla para tu propio equipo o aprender más sobre cómo usarla con uno de nuestros artículos detallados.

Reúne los conocimientos de tu equipo en un solo lugar

Muchos trabajadores pasan hasta el 20% de su semana laboral buscando la información interna que necesitan para realizar sus tareas, ya sea escarbando en los archivos o buscando a un colega que responda a sus preguntas.

La base de conocimientos del equipo. Esta es una fuente esencial de datos que contiene toda la información importante sobre el equipo, enlaces, agendas, etc. Una tabla de Trello es un excelente lugar para crear una base de conocimientos, ya que puede ser fácilmente actualizada y modificada a medida que llega nueva información y es necesario archivar la información antigua. Con una mesa que reúne todos los recursos, documentos e información del equipo, despídanse del caos organizativo.

Aquí hay algunos consejos para sacar el máximo provecho de la tabla de Recursos del Equipo.

  • ℹ️ Una lista activa de preguntas frecuentes (o preguntas frecuentes) es una forma fácil de crear atajos para consultas comunes. El título de cada mapa corresponde a la pregunta (¿Dónde están los informes mensuales en Google Drive?). Y la respuesta está contenida en el mapa, con enlaces relevantes, contactos para preguntas adicionales u otros detalles importantes.
  • Cuando se acercan las fiestas, la planificación de las mismas puede retrasar seriamente el trabajo. Pide a todos que añadan tarjetas cada mes indicando los días de ausencia.
  • ♀️Les los mapas del equipo te ayudan a saber quién está en el equipo. Cada persona rellena una tarjeta con su función, responsabilidades y una foto para que los nuevos empleados se familiaricen con la estructura del equipo. Si tienes miembros que incluyen sus cumpleaños, gustos, disgustos y hobbies en su tarjeta, es útil porque facilita tener buenas ideas para los regalos de cumpleaños.
  • ✅ También mantenga una visión general del progreso del proyecto en esta tabla. Mantén las actualizaciones semanales en la sección de comentarios de cada mapa de proyecto y conéctalas a Slack para que estas actualizaciones se dirijan a la cadena de tu equipo para facilitar su lectura.

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* Bostezo * No más reuniones agotadoras del equipo

Aquí hay otro aspecto del trabajo en equipo (pero no es sorprendente): los empleados consideran que al menos el 50% de las reuniones a las que asisten son improductivas.

Sienten que están saliendo de esto sin resultados claros o nuevos pasos para avanzar en su trabajo.

Estructurar las reuniones de su equipo asignando diferentes roles y definiendo una agenda puede ayudarle a mantenerse en el camino y optimizar la gestión de su equipo. Y hay una forma divertida de hacerlo. Aquí está cómo cortar la pequeña charla mientras se tienen reuniones productivas:

  • Commencez para reunir las solicitudes lo antes posible. 3 a 5 días antes de la reunión, recuerden a todos que empiecen a añadir mapas a la agenda de la reunión semanal a través del chat o establezcan un recordatorio en Trello. Se recomienda encarecidamente la lectura de las tapas de las tarjetas y de los documentos adjuntos, los enlaces o las presentaciones.
  • ❓Revoyez con antelación para construir puntos de discusión. Los compañeros de equipo pueden añadir comentarios, preguntas o sugerencias a las tarjetas de la reunión antes de que ésta se lleve a cabo para que el propietario de la tarjeta pueda prepararse.
  • Pour En cada reunión, habrá una cara en la tarjeta «responsable de la reunión». Son las personas que dirigen la reunión y, por lo tanto, se encargan de tratar con los participantes de última hora (enviándoles un mensaje si no están presentes), organizar la reunión, asegurarse de que se tiene en cuenta todo el contenido de las tarjetas, mantenernos a todos centrados en el tema y tomar la decisión de detener una conversación y aplazarla a otra reunión si dura demasiado tiempo. La persona encargada de dirigir la reunión debe cambiar cada vez para mantener la dinámica de la reunión.

Exemple de tableau pour des réunions efficaces

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¡Que empiece la fiesta!

No necesitas este consejo de administración del equipo todos los días (si lo necesitas, es increíble, ¡cuéntanoslo!). Sin embargo, como la cultura de equipo es tan importante como el seguimiento de las tareas diarias, querrás poner en marcha un proceso rápido y colaborativo que dinamice la próxima fiesta de la oficina.

le monde selon Wayne

Imagina -un tablero donde todo anuncia si viene, planifica el menú, elige actividades, etc… Aquí está cómo deshacerse de las interminables cadenas de correo electrónico para empezar a disfrutar de la fiesta con una organización de primera clase:

  • Utilisez la primera lista para guardar todos los detalles importantes de la fiesta: hora, fecha, presupuesto, ideas de temas y lista de invitados.
  • Les las etiquetas pueden ser una gran manera de ayudar con la planificación de comidas y bebidas cuando se trata de equilibrar «sin gluten», «sin lactosa» y «carnívoros».
  • Toute el equipo da buenas ideas de actividades y música con la ayuda de listas de control. ¡Harás una lista de reproducción en poco tiempo! Si ya tienes una lista lista lista y quieres introducirla rápidamente en Trello, sólo tienes que copiar/pegar tu lista en la lista de un mapa de Trello y se transformará automáticamente en elementos de la lista.

Exemples de tableaux pour fête corporative

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Objetivo: ser el mejor equipo posible

Establecer objetivos puede parecer divertido cuando se está en la etapa de la lluvia de ideas, pero tratar de cumplir con los objetivos trimestrales puede frenar el entusiasmo. Necesitas seguir el progreso de los proyectos e informar a tus gerentes de tu progreso semanal o mensual. Si ya está ocupado intentando alcanzar este objetivo, es difícil encontrar tiempo para detenerse e informar sobre lo que ya ha hecho.

Por eso puede ser muy útil un gráfico de Trello para vigilar los objetivos.

Puede reducir la carga de trabajo de escribir informes y resúmenes rastreando el progreso de una lista a otra, mientras que guarda las actualizaciones semanales actualizando el mapa directamente con los comentarios. Tu jefe puede suscribirse a la tabla o los mapas correspondientes para obtener las actualizaciones que necesita. De esta manera todos están al día sin necesidad de largos informes de procedimientos.

Aquí hay algunos consejos que aprendimos usando este sistema en Trello:

  • Cada título de la lista debe corresponder al objetivo. Al mantenerlo confinado a este pequeño espacio, el objetivo permanece conciso y fácil de recordar para las decisiones estratégicas. También da más énfasis a los mapas de la lista, que son los proyectos y esfuerzos que contribuyen a la consecución del objetivo del título y en los que se debe centrar la actividad a diario.
  • Pour que el proceso de actualización no se convierta en una tarea, los interesados (los propietarios de los proyectos que contribuyen al objetivo) deben actualizar los mapas en forma alternada, de modo que la vigilancia sea un esfuerzo de equipo.
  • Utilizar cada mapa de proyecto para centralizar toda la información sobre el proyecto en cuestión. Fijar plazos y añadir miembros al proyecto. Adjunte gráficos o mapas de Trello adicionales si es necesario, así como documentos de estrategia y materiales de presentación que den a sus líderes el contexto que necesitan.
  • Utilizar etiquetas para indicar el progreso de las tareas y proyectos . Actualiza las etiquetas regularmente y siempre sabrás si estás en el buen camino.

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La gestión del equipo del proyecto como un profesional

El tablero más popular de la Caja de Herramientas es nuestro Tablero de Administración de Equipos. Lo llamamos la «Atalaya». Aquí es donde se definen en colaboración todos los detalles, desde la estrategia y las prioridades del proyecto, a través de las reuniones de inicio, hasta la última tarea que encantadoramente arrastras a la lista de «Hecho». Con un solo lugar para controlarlos a todos, siempre tendrás una visión única y actualizada del progreso de tu proyecto.

Estos son algunos de los mejores consejos para manejar su tablero de la sede:

  • Conservez una lista titulada «Preguntas para la próxima reunión». Podrá ver las preguntas antes de la reunión, lo que le ayudará a establecer su agenda o abordar las preguntas que se responden mejor aquí y ahora. No se pierde el tiempo, todo el mundo es feliz.
  • ⚠️Parfois, las cosas se están empantanando. Cuando esto ocurra, mueva estas tareas a la lista de «Bloqueados» y active la Tarjeta de Encendido inactiva. Las cartas se vuelven «amarillas» o se desvanecen a medida que nadie las lee, agregando una imagen extra a los artículos que necesitan atención inmediata.
  • ☑️Les pueden añadirse listas de verificación a los mapas cuando una tarea requiere varios sub-pasos que no son lo suficientemente grandes como para crear un mapa completo, pero que deben ser listados para permitir el seguimiento del progreso. Si tiene la misma lista de verificación para varios mapas, puede copiarla de un mapa a otro para crear un proceso repetible.

Exemples de tableaux de gestion de projet en équipe

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Consejo #1 del Trello Team Management Toolkit

Al establecer el proceso de gestión de su equipo diario en Trello, recuerde..: no tengas miedo al cambio.

Aproximadamente una vez al trimestre, pide a tu equipo que te informe sobre la estructura de cada tabla, lo que funciona y lo que no funciona. Su honesta aportación será una fuente inestimable de mejora con el tiempo. Los procesos deben ser efectivos, pero no son inmutables.


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