Gracias a la automatización de los procesos, da un toque de magia a tus tablas de Trello.

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Cuando era niño, a menudo iba a un parque de diversiones en una colina con vistas a mi ciudad. Aparte de los paseos habituales, había una atracción que parecía estar llena de magia. Dentro de este edificio, justo al lado de la casa de los espejos, estaba mi atracción favorita: el museo de autómatas mecánicos. Pasé muchas horas dentro fascinado por las máquinas antiguas decoradas con complicados y precisos mecanismos de tiempo.

Todavía me encantan los autómatas hoy en día, pero ahora me maravillo con otro tipo de herramientas. Trello, por ejemplo. Trello es simple y fácil de usar. Su uso no requiere ninguna habilidad especial. Es fácil de aprender. Pero cuanto más usas Trello, más te das cuenta de lo poderoso e ilimitado que es. Crear software complejo es difícil, pero hacer software complejo fácil de usar y entender es aún más difícil, y para sus usuarios, ¡es casi como magia!

Trello puede compararse en algunos aspectos con una feria de autómatas moderna. ¿Sabías que casi todo en Trello está automatizado? Soy el creador de Butler para Trello, una herramienta de automatización de procesos para Trello inspirada en la magia de mis experiencias infantiles. Y te voy a llevar al mundo de la automatización en Trello.

Un mayordomo para su cuadro de Trello

Imagina tener un asistente que se encargue de reaccionar a cada una de tus acciones en el tablero de trello. Por ejemplo, le dirías: «Cuando mueva una tarjeta a la lista de «Hecho», por favor comprueba la fecha de vencimiento de esa tarjeta, añade una etiqueta verde y pon un comentario que diga «@bordo he terminado». Después, cada vez que mueves una carta a la lista de «Hecho», las acciones anteriores se realizan automáticamente, como por arte de magia.

Puedes configurar reglas como esta usando el Power-Up Butler. Nota importante: No se necesitan conocimientos de programación informática ya que las reglas se introducen en forma de texto.

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Butler puede ayudarte de muchas maneras. Aquí están mis favoritos:

  • Cuando se añade una tarjeta a una lista, se añade automáticamente una lista de control y la fecha de vencimiento.

  • Cuando te agreguen a una tarjeta, copia automáticamente esa tarjeta en la parte superior de la lista de «cosas por hacer» de tu tablero personal y vincula las tarjetas entre sí.

  • Todos los sábados a las 9:55 a.m., copie cinco tarjetas escogidas al azar de la lista de «Posiciones de Yoga» a la lista de «Ejercicios del Sábado». (¡Este ejemplo es muy específico pero ya te haces una idea!).

Butler está construido y optimizado específicamente para Trello. Puede responder a una amplia variedad de eventos y realizar una serie de acciones y automatización de procesos para que usted y su equipo sean más productivos y todos sus flujos de trabajo sean más consistentes.

Butler también te permite añadir botones personalizados a tu tabla de Trello o al visor de mapas con acciones predefinidas adaptadas a tu flujo de trabajo. Buttler convierte así una secuencia de acciones en un atajo de un solo clic.

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Butler también puede realizar tareas programadas:

  • Configúralo para crear tareas recurrentes como «Añadir X tarjetas cada lunes» o «Crear una nueva lista el primer día del mes».

  • Realiza una limpieza automática para archivar las tarjetas periódicamente.

  • Ordena las tarjetas de una lista por nombre, fecha de caducidad, etiqueta o número de votos.
  • Incluso puede filtrar u ordenar las tarjetas según un valor definido en un campo personalizado o según la fecha de creación de la tarjeta.

La unidad es la fuerza (y unos cuantos zaps en una mano)

Nuestro trabajo se basa a menudo en el uso de varias aplicaciones: formularios en línea, encuestas para recopilar datos, hojas de cálculo para compilarlos, correos electrónicos y medios sociales para hacerlos públicos… y por supuesto Trello para coordinar estas aplicaciones y permitir que todos estén informados de cada progreso. ¿Qué tal si contratas a un conductor para coordinar tu equipo?

Si necesitas conectar Trello a otras aplicaciones para que se comuniquen entre sí y una acción en una herramienta lleva a otra acción en la otra herramienta, puedes confiar en Zapier Power-Up. Con esta aplicación, puedes enviar automáticamente un tweet, publicar un mensaje en una página de Facebook o enviar un correo electrónico cuando una tarjeta se mueve a tu lista de «Publicar».

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Conectado a más de 1000 aplicaciones, desde contabilidad a videoconferencia, Zapier es una ventanilla única para la integración de aplicaciones. Su interfaz de usuario fácil de usar, basada en formularios sencillos, le permitirá estructurar en un instante las interacciones simples entre dos productos con cadenas de orden mucho más complejas, llamadas ZAP multipaso.

Ser omnipresente

Trello es una herramienta de intercambio abierto. Sin embargo, a veces tenemos que determinar el nivel de acceso a la información en función del perfil del usuario. Por ejemplo, tal vez desee mantener a la administración informada de la marcha de su proyecto sin querer molestarla con el frenesí de la gestión diaria del proyecto. Lo que necesitas es duplicar los mapas en múltiples tablas.

Para ello, activa el encendido de la Unito: sincronización de la matriz. Este Power-Up le permite reproducir las tablas de forma idéntica, de modo que al cambiar una fecha de vencimiento en su tabla de proyecto interna, como por arte de magia, el cambio también aparece en la tabla de clientes.

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Arriba, un cuadro de Trello replicado en Jira

Unito está lleno de expertos en sincronización, y le ofrecen múltiples soluciones para automatizar sus procesos sincronizando Trello con otras aplicaciones como Asana, GitHub, JIRA o Wrike. La sincronización es totalmente configurable. Podrá elegir qué campos deben sincronizarse entre las aplicaciones.

¡Espera, hay más!

Nos hemos tomado el tiempo de detallar algunas de las herramientas de automatización de procesos más notables disponibles en Trello. Pero hay muchos más. Puedes encontrar un número creciente de soluciones en la sección de Automatización del directorio de Trello Power-Ups.

Espero que encuentres inspiración en este artículo para llevar algo de la magia de la automatización a tus pinturas de Trello. Las soluciones anteriores son utilizadas por equipos de todos los tamaños, desde individuos hasta empresas con miles de usuarios. Les ayudan a sacar el máximo provecho de Trello automatizando muchas tareas repetitivas de forma sencilla y ágil. Para mí, ver todas estas aplicaciones trabajando juntas es muy divertido.

¿Cuál de las tareas automatizadas de Trello te atrae más? Sus críticas, positivas y negativas, nos interesan. Encuéntranos en Twitter (

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