Gráfico de seguimiento del proyecto: un gráfico para gobernar todo

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Piensa en el número de correos electrónicos, chat y otros mensajes que recibes diariamente en el trabajo.

¿Tienes 10? ¿20? ¿Varios cientos?

Ahora piensa en cómo este número aumenta a medida que tus responsabilidades en la empresa aumentan, especialmente si trabajas en un equipo grande. Cuando los gerentes y ejecutivos tienen que clasificar cientos de mensajes diferentes a través de múltiples plataformas cada día, las posibilidades de perder información aumentan exponencialmente.

Pero al mismo tiempo, es necesario proporcionar a los gerentes, líderes de equipo y ejecutivos información sobre el progreso de su trabajo y el de su equipo.

La falta de clasificación y de comunicación clara de los progresos puede tener graves consecuencias.

Según un informe de la Economist Intelligence Unit, una encuesta realizada a más de 400 empleados reveló que la comunicación en el trabajo es deficiente:

  • añade estrés (para el 52% de los encuestados)
  • Conduce a un retraso o al fracaso completo de un proyecto (44% de los encuestados)
  • baja la moral (31% de los encuestados)

Espeluznante, ¿verdad? ¡Pero no pierdas la esperanza!

Trello le permite proporcionar fácilmente la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado. Veamos cómo crear un tablero de seguimiento de proyectos para que pueda comunicarse y colaborar eficazmente con los más altos directivos de su empresa.

Una matriz para encontrarlos a todos, y en Trello enlazarlos

Para asegurar la cohesión en toda la empresa (a todos los niveles) con respecto al trabajo y los objetivos, se necesita una plataforma que sea a la vez accesible y completa.

Es fácil para ti decirlo. A medida que se añaden funciones, las cosas se complican para el usuario medio.

Pero no es el caso de Trello Enterprise, que es tan fácil de usar como la versión estándar de Trello, sin dejar de cumplir los requisitos adicionales necesarios para el uso que se desea hacer de él.

Por un lado, con el Trello Enterprise, tienes acceso a características esenciales de seguridad y permiso para garantizar la seguridad de la información. Puede especificar quién puede crear tablas, quién puede añadirlas y qué Power-Ups están permitidos internamente. Los administradores se sentirán tranquilos al saber que la seguridad de los datos y la compartimentación de los derechos de acceso están bajo control.

Trello Enterprise te permite desbloquear Trello en modo «Ilimitado», lo que significa que tu equipo puede crear tantos mapas, enviar tantos mensajes y tener tantos potenciadores como necesite. Si quiere que su equipo y sus superiores se comuniquen de forma consistente para llevar un seguimiento de los proyectos, déles la libertad de hacerlo sin impedimentos.

Sin embargo, la comunicación ilimitada significa el riesgo de que los administradores se vean abrumados por los mensajes y notificaciones.

Así que en lugar de ahogar a tus superiores en una ola de mensajes, usa un tablero de seguimiento del Proyecto Trello para gobernarlos a todos: descubre el Tablero Maestro Trello.

Gestión de proyectos sencilla y práctica

Imagina que trabajas en un edificio donde cada empleado tiene su propia oficina individual.

Si quiere comunicarse cara a cara, debe salir de su oficina y entrar en la oficina del colega en cuestión para hablar.

Ahora imagina que tu trabajo requiere que hables con cada empleado en persona todos los días. Puedes ponerte unos buenos zapatos para correr o comprar un martillo y empezar a derribar las paredes.

Pero antes de destruirlo todo, piensa en un tablero de rastreo de Trello Master.

Una Junta Maestra de Gestión de Proyectos es esencialmente un escritorio de espacio abierto.

Le permite acceder de un vistazo y a través de una sola vista a todos los mapas relevantes de varias otras tablas. No pierda tiempo saltando de una mesa a otra (o de una oficina a otra) para acompañar proyectos, saber quién está trabajando en qué y recopilar la información relevante para usted, su equipo y los proyectos en los que todos están involucrados.

Para que un tablero de seguimiento de proyectos funcione, necesitas poder compartir información a través de múltiples tableros Trello.

El encendido de la sincronización de la matriz Unito lo hace muy fácil, permitiendo que las placas existan simultáneamente en múltiples matrices. Unito utiliza la sincronización bidireccional para asegurar que cualquier cambio realizado en un mapa en su tablero de seguimiento de proyectos se refleje en los otros tableros en los que existe ese mapa, y viceversa.

Sus superiores automáticamente en el bucle

tableau principal trello

Para los administradores, el uso de una Junta de Gestión de Proyectos Maestra sincronizada automáticamente es particularmente estratégico. Se convierte en la única fuente de información sobre todos los proyectos que se van a apoyar, ya sea que sean responsabilidad de un equipo, un departamento o la empresa.

Mientras que su equipo solía pasar el tiempo buscando mapas en múltiples tableros individuales o de equipo (o, *argh*, usando el correo electrónico, el chat o las reuniones para informar a docenas de personas en la empresa), sus gerentes ahora tienen acceso a un tablero dedicado que hace todo el trabajo por ellos.

Toda la información importante que debe comunicarse a los gerentes, jefes de equipo, jefes de departamento o ejecutivos puede sincronizarse fácilmente en un solo consejo principal de gestión de proyectos: solicitudes de aprobación, problemas que deben ser rastreados, lanzamientos de productos…

Piensa por un momento en lo que esto significa en términos de ahorro de tiempo y energía.

Recuerde que después de responder un e-mail, un empleado necesita un promedio de 16 minutos para concentrarse de nuevo. Y se pierden varias horas al mes en promedio en reuniones innecesarias. ¡Todo este tiempo puede ser aprovechado de mejor manera!

También hay muchas ventajas para los equipos:

  • ¿Sus empleados tienen problemas para obtener aprobaciones o interactuar con jefes ocupados todo el tiempo?
  • ¿Su proceso de aprobación está ralentizando el progreso de los proyectos?
  • ¿Sus colegas no están seguros de cuándo contactar con la dirección o tienen miedo de molestarlos?

Todos estos problemas pueden ser resueltos a través de un tablero de seguimiento del proyecto Trello bien diseñado con Unito.

Tómese el tiempo para mapear sus procesos de negocio

exemple de tableau principal trello

Si el interés de esta tabla de seguimiento de proyectos es dar más visibilidad a quienes tienen que tomar decisiones y establecer prioridades, es necesario establecer reglas precisas para evitar el caos. Es necesario describir específicamente lo que se comparte en el consejo de administración del proyecto y por qué.

En primer lugar, establece los objetivos para la matriz.

¿Para quién es la mesa y qué información es importante para ellos? ¿Qué acciones o decisiones tomarán con respecto a la información que se les presente?

Un objetivo puede ser mantener a un superior al día sobre el progreso de los proyectos. Otro objetivo puede ser proporcionar los resultados de varios equipos diferentes a un gerente que podrá aprobarlos o desaprobarlos.

Una vez que haya definido sus objetivos, puede crear las listas. Un tablero de seguimiento general del proyecto puede contener listas para cada equipo de la empresa. Por otra parte, un cuadro diseñado para facilitar la aprobación de proyectos podría tener listas de «Pendientes de aprobación» y «Aprobados».

Una vez que tu tabla esté lista, puedes compartirla con tu equipo para ponerla a prueba. Veamos un ejemplo de cómo usarlo en la práctica.

Supongamos que tu gerente de marketing quiere supervisar todos los proyectos en curso. Aquí hay una forma de gestionar su flujo de trabajo.

Cuando tu equipo de contenido comienza un nuevo proyecto, el gerente puede mover el proyecto a una lista de «En progreso» en el tablero de tu equipo.

  • Unito se configurará en el tablero para crear automáticamente un mapa correspondiente en la lista de «Proyectos Actuales» de su tablero de seguimiento de proyectos principales.
  • Si el Director de Marketing desea hacer un comentario o necesita información adicional, puede publicar un comentario en su mapa de la pizarra, que aparecerá automáticamente en el mapa de la pizarra sincronizada del equipo de contenido.
  • Cuando el equipo de contenido mueva el mapa de «En progreso» a «Hecho», desaparecerá del tablero principal.

Es simple, es fácil: es la Unidad de Poder. Olvídate de los correos electrónicos, conversaciones, archivos adjuntos o algo así.

¡Ahí lo tienes! Con una sola junta para gobernarlos a todos, comunicar el progreso de los proyectos a los superiores y líderes se ha convertido en un juego de niños.

¡Aquí vamos! Prepare su tabla de seguimiento de proyectos

Ahora que has definido tu flujo de trabajo ideal, es hora de configurar cómo vas a sincronizar las tablas y los mapas. Para que su tablero de gestión de proyectos funcione, necesita sincronizar todos los tableros de Trello relevantes con el Power-Up Unito.

  1. Añade el potenciador de Unito Sync para empezar tu prueba gratuita. Una vez que estés listo, haz clic en el botón de sincronización en la esquina superior derecha de tu mesa Trello.
  2. Elija la opción «espejo-sincronización».
  3. Selecciona la matriz principal en un lado y la primera matriz de Trello que quieras sincronizar en el otro.
  4. Ahora el verdadero negocio está a punto de comenzar. En Unito se pueden utilizar filtros para definir qué contenido se debe sincronizar, lo cual es esencial dado que sólo se comparten los mapas esenciales con los administradores.

    Primero, puedes crear una etiqueta Trello llamada «Sincronización con el tablero de seguimiento de proyectos» y añadirla a todos los mapas que quieras sincronizar. Entonces, al crear sus reglas de sincronización en Unito, agregue un filtro para que sólo los mapas con esta etiqueta estén en el tablero principal.

    A continuación, cree una etiqueta en la tabla principal con el nombre de cada tabla sincronizada (por ejemplo, «Marketing» o «Comercial»). En Unito, puedes añadir un filtro de etiquetas en la tabla principal para cada una de estas etiquetas para saber de dónde vienen los mapas.

  5. Has llegado a la página de revisión de la sincronización.

  6. Una vez que estés listo, haz clic en «Guardar y sincronizar» y ¡ya está!

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Una tabla para gobernarlos a todos

No se puede negar: los líderes empresariales tienen mucho que hacer. Un estudio de Harvard encontró que los CEOs trabajan 18.5 horas más por semana que el empleado promedio.

Para facilitar su trabajo, aplicar estos procesos para mejorar la comunicación del equipo.

Esto mejorará la gestión de su proyecto al reducir el tiempo perdido en la búsqueda de información, a la vez que facilitará la comunicación de abajo hacia arriba en toda su empresa.

Para experimentar el encendido de la Unito Sync entre dos tablas, haga clic en los siguientes enlaces.

Siga las instrucciones descritas en cada tabla y observe la sincronización de los comentarios en ambas direcciones! Nota: los parámetros de estas tablas no serán transferidos si las copias.

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Descubre el Power-up Unito Sync con una prueba gratuita de 14 días. En caso de suscripción, los pagos son mensuales.

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