Guía de integración para dar la bienvenida a un nuevo empleado en la empresa
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Para integrar con éxito a los nuevos empleados en la empresa, no se trata sólo de ofrecer formación. Un acercamiento personal es importante. Una nueva contratación no debe ser sólo un apretón de manos y unas cuantas formas. Después de todo, estos son los últimos miembros que se han unido a su equipo: es importante mimarlos.
Un día, estos empleados serán responsables de un proyecto importante. Ellos son los que compartirán las risas con ustedes en la sala de descanso y eventualmente darán la bienvenida e integrarán a los nuevos empleados.
Las primeras impresiones causan una impresión, y por definición sólo tienes una oportunidad. Durante la primera semana, tendrá que estar en la cima en términos de apoyo y gestión, organizando la logística y siendo capaz de hacer frente a cualquier imprevisto que pueda surgir a lo largo del proceso de integración. La información importante puede ser pasada por alto o no ser transmitida correctamente… Esto significa que es necesario actualizar los documentos de información que conforman la base de conocimientos que necesitan los nuevos empleados. Y las inconsistencias en el trabajo, cuando se multiplican, pueden convertirse en una cultura corporativa de cacofonía.
Aquí hay algunas maneras de asegurar que un nuevo empleado se sienta realmente integrado en la empresa y en su equipo:
Eliminar el error humano
Citando al venerable Benjamin Franklin: En este mundo nada es seguro, excepto la muerte y los impuestos… y el papeleo de un nuevo trabajo… o algo así. No hay una solución rápida para esta burocracia fastidiosa; y los formularios no se firman solos. Sin embargo, hay formas de simplificar el proceso. Proponer un espacio único que centralice todos los procedimientos administrativos de acogida e integración de un nuevo empleado. Para ahorrar tiempo (y evitar errores), cree un recurso o lista de verificación para la iniciación de empleados que incluya todos los documentos e información necesarios, y luego cópiela y personalícela cada vez que dé la bienvenida e integre a un nuevo empleado.
En trellos, creamos un cuadro sólo para eso (¡eso te sorprende!). Las dos primeras listas describen las etapas de integración y dan a los nuevos reclutas una visión general de cómo va a ser la semana de bienvenida e integración. El primer día, se invita al nuevo empleado a revisar todas las tarjetas de la lista «Por hacer», a rellenar los documentos, a crear su cuenta y a inscribirse en herramientas, etc., y al hacerlo, marcar los elementos de la lista y luego pasar cada tarjeta a la lista «Hecho».
La lista «Antes del primer día» no está destinada a los nuevos empleados, ya que se compone del trabajo ya realizado por Recursos Humanos y el equipo de recepción: da una visión general de todo lo que se ha preparado para su llegada (el mensaje es: «¡Estamos encantados de que empiece a trabajar con nosotros!»).
A continuación se presenta una visión general de la mesa de integración y bienvenida para un nuevo empleado en la empresa que le permite empezar con el pie derecho:
¡Pruébalo! Aquí está el tablón de bienvenida para los nuevos empleados, . Cópialo, o úsalo como inspiración para crear tu propia carta de bienvenida e integración personalizada.
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Copiamos una tabla de plantillas para cada nuevo recluta y la modificamos ligeramente según el equipo al que se van a unir. Podemos personalizar el tablero con los antecedentes, la información del equipo y las pegatinas, pero lo importante es asegurarse de que estos reclutas tengan los recursos y contactos que necesitan.
Todos los miembros del equipo pueden actualizar este espacio único de información centralizada a medida que se producen los cambios. También ayuda a los nuevos empleados a reducir el riesgo de hacer algo malo en un entorno completamente nuevo para ellos. Por ejemplo, la lista «Quién es quién» (o el organigrama de la empresa si ésta es lo suficientemente grande) permite ver rostros, nombres, identificaciones de chat y equipos en un lugar conveniente, lo que ayuda a reducir el estrés causado por demasiadas presentaciones.
Con listas como «¿Puedo preguntar?» y «¿Con quién hablo?» los empleados pueden buscar y encontrar elementos clave más tarde, organizando sus notas y objetivos de carrera. El hecho es que muchos de nosotros todavía consultamos con frecuencia la tabla para cuestiones logísticas y relacionadas con los beneficios. Una pequeña inversión para mejorar el proceso de acogida e integración de los nuevos empleados puede ser beneficiosa para toda la empresa (¡y facilita mucho el trabajo de gestión de los recursos humanos, ya que no es necesario responder siempre a las preguntas básicas!)
Cada uno tiene su papel que desempeñar
No te olvides del resto de tu nuevo «equipo» de empleados: los antiguos. Más allá del hecho de que pueden capacitar fácilmente a los nuevos miembros, son un activo valioso para integrarlos en la cultura de la empresa y en las prácticas de la oficina. A veces sólo necesitas recordarles esto. Están ocupados y, con el tiempo, se olvidan de lo que enfrenta un recién llegado. Los procesos que incluyen a los antiguos miembros del equipo facilitan la integración y la bienvenida a los nuevos empleados.
Como explica Liz Hall, ex vicepresidenta de RR.HH. de Trello, «Si tu nuevo recluta se une al equipo de TI, no lo dejes en el medio de tu base de datos, en un estilo de «hacer o deshacer». En lugar de eso, ofrécele una sesión de programación en pareja al menos la primera semana. Si el nuevo empleado se une al equipo de ventas, organiza una reunión de 20 minutos de café con el miembro más experimentado del equipo para discutir cómo evolucionarán las cosas con el tiempo. «
Asignar mentores específicos a los nuevos miembros del equipo y asegurarse de que pueden ayudar a su padawan a conocer a otros empleados, especialmente a los que no están en su equipo. Pida a los mentores que envíen correos electrónicos para presentar a los recién llegados al resto de la compañía y esté preparado para responder cualquier tipo de pregunta como: «Por cierto, ¿qué pasa con los dulces de la sala de descanso?». ¿Es gratis o no?» La inducción no se trata sólo de entrenamiento, listas de control y tarjetas de puntuación. Los curiosos querrán saber cómo va la merienda de media tarde.
No te olvides de divertirte en el trabajo
La gente decide cambiar de trabajo porque están convencidos de que su empresa representa una mejor oportunidad que su trabajo anterior. ¿Y sabes qué? Tienen toda la razón. Así que ayúdalos a reavivar esa creencia de cuando sólo eran candidatos mostrándoles los aspectos más interesantes de tu empresa, no sólo el papeleo. Ya sea una visita física, un artículo en wiki sobre la historia divertida y las tradiciones de la empresa, o un pequeño regalo en su nuevo escritorio, hay un millón de maneras de hacer que los nuevos empleados se sientan como en casa.
¿Cómo es su negocio único? ¿Organizas salidas divertidas u ofreces beneficios especiales a tus empleados? Esta es una oportunidad para llegar e invitar a alguien a unirse a la diversión.
Por ejemplo, muchos nuevos reclutas de Trello pasan media hora durante su proceso de integración corporativa escribiendo notas de agradecimiento escritas a mano con regalos para usuarios especiales y voluntarios que ayudan a Trello. También pueden guardar algunos regalos para ellos mismos. Al hacerlo, se convierten instantáneamente en miembros de pleno derecho del equipo, tanto dentro como fuera de la oficina.
Estas actividades ayudan a los empleados a entender que su nueva rutina es más que un trabajo diario, es una forma de decir: «¡Trabajamos en un gran ambiente! ¡Y ahora eres parte de ello!» Los estudios muestran que los empleados que sienten que su empresa invierte en ellos son más eficientes y hacen un mejor trabajo.
Elige tu propia aventura
Gestionar la formación de los nuevos empleados no es un trabajo solitario. Tampoco se trata de una comunicación unidireccional de arriba abajo, a pesar del proceso subyacente de gestión de los recursos humanos. La mejor manera de determinar lo que funciona y lo que no funciona es preguntar a los nuevos empleados. Después de su primera semana, pídales que le den una opinión sincera sobre lo que ha funcionado bien y lo que sienten que falta en el proceso de integración de los empleados en la empresa. Es importante obtener esta nueva perspectiva lo antes posible (preferiblemente dentro del primer mes), antes de que sus impresiones iniciales se refuercen en percepciones permanentes.
La aplicación de las mejoras basadas en su retroalimentación permite que los nuevos miembros del equipo se apropien del proceso de capacitación y demuestra que su contribución es valiosa para el éxito general de la empresa. Como dice Liz, «Con cada nueva sugerencia, somos capaces de afinar el sistema, permitiendo a los nuevos reclutas sentirse inmediatamente una parte valiosa del equipo».
Liz explica que incluso antes de que los nuevos empleados lleguen a la oficina el primer día, se les dice que su participación es necesaria para su propia integración. Describe el sistema como una experiencia del tipo «Elige tu propio viaje», en la que se pide al empleado que indique si prefiere una primera semana de trabajo en equipo o un proceso de integración más relajado. Toda esta oportuna retroalimentación hace que la cultura de RR.HH. sea más fuerte y efectiva para atraer nuevos candidatos.
Como explica Liz, «Todos son diferentes. Introvertido, extrovertido, trabajando en el cuartel general, trabajando a distancia. Queremos que la primera semana de bienvenida a un nuevo empleado sea inolvidable, y una forma de lograrlo es adaptar el proceso a la personalidad de cada persona. «
Cómo usar Trello para dar la bienvenida a los nuevos empleados
A continuación se presenta una lista resumida de los cuatro pasos necesarios para cualquier proceso de acogida e integración de nuevos empleados:
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Empiece por crear su plantilla de tabla genérica, que luego copiará para cada nuevo empleado. Consejo profesional: esta mesa probablemente sólo debería ser visible para el equipo, ya que una mesa pública puede ser vista por personas ajenas a su empresa.
Dando la bienvenida a los nuevos empleados, plantilla de la mesa de Trello. Cópialo y deja que la inspiración te abrume.
- Segundo, cuando llegue un nuevo recluta, haz una copia de la tabla y personaliza el título con el nombre del nuevo empleado. Por ejemplo, «Acoger e integrar a Charlie Brown». Haz que ese cuadro sea privado.
- Tercero, añadir al nuevo empleado a la junta copiada, así como a los gerentes, mentores o individuos que jugarán un papel en la integración del nuevo empleado en la empresa.
- Cuarto, agregue el nuevo empleado a las tarjetas con las que se supone que debe actuar. Añada también los gerentes, mentores y personal de TI que serán sus «puntos de contacto» para que puedan identificar fácilmente a las partes interesadas que se supone deben ayudarles en estas tareas.
Siguiendo este proceso de una junta generalista a una copia individualizada, cada empleado tendrá su propia junta privada que sólo él, sus gerentes u otros miembros de la junta podrán ver. Mientras tanto, siempre tendrá su tablero de plantillas disponible para los equipos que puede actualizar y copiar para los próximos nuevos empleados.
Ya que estamos hablando de integrar a los nuevos empleados… Para que lo sepas, ¡Trello está contratando! ¿Interesado? Consulte nuestra página de solicitud.
Este artículo se publicó por primera vez en julio de 2015, pero ha sido actualizado con mucha información y consejos.
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