Guía de la A a la Z para transformar Trello en tu CRM online

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Si vendes productos o servicios y administras tus clientes potenciales en un Google Doc o en una hoja de cálculo, es probable que te estés arrancando el pelo todos los días. Los documentos y las hojas de cálculo son herramientas útiles, pero no son la mejor manera de visualizar el flujo de caja.

Si eres como yo y aún no estás preparado para un software CRM complejo como Salesforce o HubSpot, todavía necesitas una buena y sencilla herramienta CRM para gestionar todos tus contactos de ventas. Al no encontrar lo que buscaba, decidí probar Trello y descubrí que satisfacía todas mis necesidades de CRM (gestión de relaciones con los clientes) sin ser difícil de implementar ni incurrir en altas cuotas de suscripción.

Es muy fácil configurar y utilizar Trello para gestionar sus prospectos y contactos con los clientes. A continuación, te mostraré, paso a paso, cómo crear una herramienta CRM online con Trello.

1. empezar con la disposición correcta

Al crear tu mesa, empieza con la distribución. Lo mejor es crear tu CRM con una lista para cada paso de tu proceso de ventas. ¿Qué aspecto tiene? ¿Empieza con una interacción inicial, un período de reflexión y termina con una venta? Enumere cada punto de contacto con sus nuevos prospectos, y represente a cada uno con una lista de Trello. Aquí hay un ejemplo:

exemple de CRM

Es esencial tener la alimentación adecuada porque si no se coloca la mesa correctamente, no se sabrá dónde colocar los contactos. También puede estar dudando entre diferentes tipos de diseños de mesa hasta que encuentre uno que le convenga.

Cuando identifique un nuevo paso en su proceso, agréguelo como una lista. Si cree que dos pasos se parecen, como «Consideración» y «Decisión», con poco movimiento en cada uno, fúndalos o renombrelos. Esta es la gran ventaja de Trello: siempre puedes crear un nuevo paso de flujo de trabajo o cambiar uno a medida que avanzas.

2. Añade y organiza tus contactos

Ahora puedes empezar a organizar tus contactos y gestionar tus clientes en tu herramienta de crm online. Cada uno debe ser representado por una tarjeta de Trello. Puedes almacenar toda la información que necesitas en una tarjeta: Trello tiene muchas características para hacer que la automatización de tareas sea fácil y organizada.

Puedes añadir contactos manualmente, por supuesto, pero no pierdas el tiempo, ¡la vida es demasiado corta!

¿Dónde encuentras nuevos contactos? ¿TipoForma? ¿Google Forms? ¡Qué suerte! Puedes enviar automáticamente pistas en Trello: El zapato es mi herramienta favorita. De hecho, cada vez que alguien rellena tu formulario, la información se transfiere automáticamente a una tarjeta en la lista de «Entrantes» de tu tabla de Trello, liberándote para pasar al siguiente paso.

Utilizo Zapier de un formulario de Google para crear un mapa de Trello con la información obtenida. ¡Es muy útil porque es de donde vienen la mayoría de mis clientes potenciales! Creo que las personas que se toman el tiempo de llenar un formulario son las más interesadas. Básicamente, ya quieren mis servicios cuando lo rellenen. ¡Así que estoy muy interesado en ponerlos en mi línea de ventas rápidamente!

Incluso si no usas Google Forms, probablemente puedas usar el Zapier o un Power-Up para conectarlo a Trello. JotForm, TypeForm, SurveyMonkey u otros son todos compatibles. Esto le ahorrará tener que añadir manualmente cualquier nuevo cliente potencial obtenido a través de un formulario. Esto facilitará el flujo de trabajo de la gestión de clientes.

Si detectas a tus prospectos por correo electrónico, también puedes usar el Zapier, o la función Email to Table de Trello (te lo contaré más tarde). También hay una extensión de Gmail para Trello que te permite enviar correos electrónicos directamente a tu tabla de CRM en línea con un solo clic.

Cuando añada un contacto, use etiquetas para ayudarle a filtrar y clasificar las pistas. Por ejemplo, se pueden utilizar filtros para anotar de dónde proviene el contacto, el producto o servicio que les interesa o su nivel de interés.

CRM Trello

Puedes detenerte en este nivel y * BOOM * tienes un simple software CRM.

Pero si inviertes un poco más de tiempo en configurar tu tabla de Trello, puedes hacerla más potente, ahorrándote tiempo.

Consejo profesional: Añade una lista llamada «Recursos» a la primera lista de tu tabla CRM online. Úsalo para almacenar plantillas de correo electrónico, notas de acceso a LinkedIn, cubiertas y presentaciones, referencias o materiales que envíes frecuentemente a tus prospectos.

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3. Mantén tus contactos con tu nuevo CRM en línea

El cultivo del plomo es un proceso que puede ser tedioso.

Disfrutas hablando con tus prospectos (o mejor aún, ¡trabajando con ellos!), pero sin tener que documentar todo lo que haces para tratar de ganártelos.

Trello facilita el mantenimiento de los contactos. No tendrás que preocuparte por las anotaciones perdidas o recordar cuándo emitir un recordatorio para el cliente. Puedes hacer que todo sea automático y organizado en un solo lugar: ¡tu CRM Trello!

Aquí hay algunas características prácticas para ayudarle a cuidar su proceso de crianza de plomo.

Listas de control

Descubre la lista de control: está lista y es fácil de usar en cualquier tarjeta de Trello. Si realizas las mismas tareas cada vez que sigues a un prospecto, simplemente crea una lista de verificación en la tarjeta. Sólo tendrás que crearlo una vez, luego puedes duplicar las tarjetas con la misma lista de control o simplemente copiarlo a otras tarjetas! Es una gran manera de hacer un seguimiento de lo que ya has hecho para nutrir tus perspectivas.

Cuando mire la tabla en su conjunto verá una serie de elementos marcados en cada lista de verificación. Cuando haya completado todos los elementos de la lista, la barra de progreso se volverá verde, lo que es un gran indicador de que todos los pasos de su proceso de ventas están completos.

Consejo profesional: si siempre usas la misma lista, crea una plantilla que sea fácil de copiar en cualquier momento:

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Fechas de vencimiento

Las fechas de vencimiento son otra característica que está lista para usar tan pronto como se crea una tabla. Úsalo en el próximo contacto con el cliente.

Por ejemplo, puede que hayas enviado un correo electrónico a un prospecto hoy y quieras enviarle un recordatorio la semana que viene. En lugar de poner una nota en su calendario (o esperar que la recuerde), simplemente ponga la fecha de vencimiento y Trello se asegurará de recordárselo. Su notificación de recordatorio le llevará inmediatamente de vuelta al mapa donde podrá comprobar el elemento correspondiente de su lista (o dejar una nota).

Una vez que haya terminado, cambie la fecha de su próximo parto.

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Consejo profesional: habilita el encendido del calendario para una conveniente vista de calendario, mostrando las tareas pendientes por semana o mes. Es una gran manera de monitorear el flujo de su línea de ventas y asegurarse de que está llevando a cabo negocios regulares con su prospecto semana tras semana. También puede utilizar la función de filtro para mostrar sólo las fechas próximas.

Comentarios

Hablando de notas, si quieres adjuntar más información al formulario de un contacto, que suele ser una característica especialmente útil en la gestión de tu CRM, puedes utilizar el campo Descripción, o también puedes utilizar la función Comentarios. Los comentarios son útiles para la información en curso, ya que añaden una marca de tiempo para cada elemento añadido, como notas sobre eventos específicos como «Leslie abrió su buzón» o «Alex tiene que hacerme una propuesta con estos detalles», etc.

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Anexos

Usa los adjuntos del mapa para añadir TODO lo que necesites a tu contacto. Puede almacenar propuestas, presentaciones, contratos, cualquier otro documento o imagen relevante. Podrás acceder fácilmente a los accesorios de tu tabla de Trello en cualquier dispositivo. Es ideal para organizar todos los documentos de su contacto relacionados con una venta.

Consejo profesional: habilita los potenciadores de Google Drive o Dropbox para incrustar carpetas enteras en tus mapas de Trello, con vistas previas de los documentos y notas sobre cuándo se modificaron por última vez.

Correo electrónico a Trello

¿No tienes ganas de copiar y pegar correos electrónicos de tu bandeja de entrada a Trello? No es necesario. Puedes usar el correo electrónico de Trello para subir a la pizarra de dos maneras diferentes.

Cada tablón de Trello tiene una dirección de correo electrónico específica que crea un nuevo mapa tan pronto como recibe un correo electrónico. Por lo tanto, puede organizar la lista titulada «Inbound», transferir todas sus comunicaciones principales a este correo electrónico, y luego clasificar las tarjetas en su tablero de Trello.

Esta es una excelente opción que bien puede satisfacer sus necesidades. Pero hay un método más avanzado de usar el correo para abordar. ¿Sabías que cada tarjeta también tiene su propia dirección de correo electrónico?

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Cuando recibas la dirección de correo electrónico de un contacto, crea un filtro en tu correo electrónico para enviar automáticamente todas las comunicaciones con esa dirección en tu tarjeta Trello.

(Si utilizas Gmail, sólo tienes que hacer clic en Configuración → Filtros → Crear un nuevo filtro → Establecer el correo electrónico «de» como el destinatario principal → Crear un filtro → «Reenviar» – (Agregar una nueva dirección de reenvío para la dirección de esta tarjeta Trello), a continuación, haz clic en Crear filtro. Repita el mismo proceso para establecer el correo «a» como la dirección de correo electrónico de su cliente potencial, con el fin de realizar un seguimiento de los correos electrónicos que envía así como de los que recibe).

gmail setup for trello

Si no te gusta esta solución, puedes utilizar el complemento de Gmail Trello para vincular tu correo electrónico a una tarjeta específica. Es tan simple que querrás convertir cada correo electrónico de tu bandeja de entrada en una tarjeta de Trello!

Trello Add-on For Gmail

Archivar el mapa

¿Ha recibido una notificación para volver a ponerse en contacto con un prospecto, pero está esperando algo nuevo? No hay problema, sólo usa el Encendido del Archivo de Tarjetas (incluyendo notificaciones de caducidad) y la tarjeta será archivada hasta una fecha que tú especifiques. Cuando llegue esa fecha, la tarjeta reaparecerá automáticamente en la lista que le asignaste.

réactiver la carte CRM Trello

Repetidor de tarjeta

Si realizas las mismas tareas cada semana, no necesitas crear manualmente un mapa de Trello cada lunes. Puedes usar el Power-Up Map Repeater para crear uno que se repita en el día y la hora que establezcas, con toda la información (o lista de control) que necesites. También se puede utilizar como un recordatorio mensual para poner en orden su tablero CRM de Trello!

Puedes descargar Trello gratis aquí

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