¿Qué puede ayudarlo a construir un automóvil, salvar su matrimonio, desarrollar códigos de software, escribir un libro o incluso renovar su hogar?

Una pizarra y un bloc de notas (¡analógico O digital!).

Bueno, y saber cómo usarlo todo también, por supuesto.

Si trabaja con tecnología (o pasa mucho tiempo con ingenieros), probablemente haya oído hablar de la metodología Agile y Scrum. Es un sistema mencionado con un aire de pompa por la gente de tecnología y parece tener un lenguaje extraño propio. Quienes los pronuncian dejan en el aire términos como «póquer de planificación», «stand-ups» y «sprints».

Esto puede resultar un poco intimidante para los laicos.

Lo sé porque he estado allí. Durante mi primera semana trabajando en una empresa de tecnología, conocí la metodología Scrum a través de nuestro equipo de desarrollo de software y me transformé instantáneamente en un novato. La forma en que pudieron lidiar con problemas complejos, priorizarlos en tareas individuales y luego delegar esas tareas a los miembros del equipo mejor preparados para cada uno fue increíble.

¿Pero era esto solo para ingenieros? ¿Podríamos nosotros, que no sabemos nada sobre códigos y programación, beneficiarnos realmente de algo como la metodología Scrum? Si es así, ¿cómo empiezas a aprender esto?

Prepárate, porque estamos a punto de correr a través de la metodología Agile y Scrum (entenderás la broma al final de este artículo, lo prometo).

¿Qué es la metodología ágil y scrum?

Las cosas pueden volverse un poco confusas para los principiantes acerca de las nomenclaturas. La metodología «Scrum» y «Agile» (algunos prefieren usar la palabra en inglés: Agile) parecen ser intercambiables cuando ingresa por primera vez a este mundo, pero hay una diferenciación importante.

“Ágil” se refiere a un conjunto de “métodos y prácticas basados ​​en los valores y principios expresados ​​en el Manifiesto Ágil (Manifiesto Ágil)”, que incluye cosas como la colaboración , la autoorganización y los equipos interdisciplinarios.

Scrum es un marco metodológico que se utiliza para implementar el desarrollo ágil.

Una buena analogía podría ser la diferencia entre una receta y una dieta. Una dieta vegetariana es un conjunto de métodos y prácticas basados ​​en principios y valores. Una receta de taco de garbanzos sería un «marco metodológico», un conjunto de instrucciones que puede utilizar para implementar su dieta vegetariana.

Es similar a la relación entre Agile (la dieta) y Scrum (la receta que sigues).

Agile nació de las técnicas utilizadas por empresas japonesas innovadoras en los años 70 y 80 (empresas como Toyota, Fuji y Honda).

A mediados de los noventa, un hombre llamado Jeff Sutherland estaba decepcionado con las empresas que lo acosaban constantemente con proyectos que tenían una agenda apretada y un presupuesto sobredimensionado. Decidió encontrar una mejor manera de hacer esto.

Su investigación lo ha llevado a estas empresas japonesas y sus métodos ágiles. Basando su trabajo en eso, Sutherland creó la metodología Scrum. Después de una serie de éxitos con su nuevo método, Scrum comenzó a extenderse rápidamente entre todos en el desarrollo de productos.

¿Quién puede beneficiarse de la metodología scrum?

Se le puede perdonar por pensar que la metodología Scrum era algo restringido a ingenieros y desarrolladores. Pero la estructura de Scrum también puede ser beneficiosa para otros tipos de proyectos.

“El método Scrum se puede utilizar para cualquier tipo de proyecto complejo, la salvedad es que funciona mejor cuando se está produciendo un producto concreto”, dice David Matthew, un Scrum Master certificado por Incentive Technology Group , “si trabajas en marketing y necesita textos para un proyecto, Scrum definitivamente puede ser beneficioso para su equipo ”.

Scrum ha sido utilizado por todos, desde el FBI hasta agencias de marketing y equipos de construcción. Siempre que esté produciendo algún tipo de producto, ya sea software o una campaña de marketing por correo electrónico , la metodología Scrum puede ayudarlo a organizar su equipo y hacer más trabajo en menos tiempo.

La gente y partes del scrum

Para comprender Scrum y su metodología, debe comprender a las personas y las partes del esquema. La buena noticia es que no necesita ninguna experiencia o certificación especial para comenzar.

“No necesitas mucho para comenzar con Scrum”, dice Matthew, “realmente solo necesitas un lugar para organizar tus pensamientos, tu reserva cerebral. Puede ser un software como Trello o incluso una pizarra. Necesita diferentes roles, como el Product Owner y el Scrum Master .

Las herramientas que realmente necesita no son tan impresionantes como los nombres de los roles involucrados.

Desvelemos las partes que hacen que Scrum suceda:

• Scrum comienza con un Product Owner . Esta es la persona que representa el mejor interés del usuario final y tiene la autoridad para decir qué será parte del producto final o no.
• Este Product Owner es el encargado de realizar el llamado Backlog : un listado de tareas y los requisitos y necesidades del producto final. Aquí hay una parte importante: el Backlog debe tener un orden de prioridad. Este es el trabajo del Product Owner.
  
  • Si estuviera usando Scrum para diseñar un automóvil, elementos como «Debe tener un motor» estarían cerca de la parte superior de mi lista de prioridades, porque el automóvil no puede funcionar sin él. «Debería pintarse de rojo» sería una tarea menos importante en mi lista de prioridades; todavía puede ser importante para mí, pero no es un requisito esencial para que se construya el automóvil.
• El siguiente es el » Sprint «. Un Sprint es un período de tiempo predeterminado dentro del cual el equipo completa conjuntos de tareas de Backlog. El tiempo depende de las necesidades del equipo, pero dos semanas es un tiempo bastante común.
• Los equipos se reúnen todos los días para actualizar el progreso del Scrum diario. Mucha gente también llama a estas actualizaciones «Daily Stand-Ups» o » Daily Scrum «.
• Cada Sprint termina con una revisión, o retrospectiva , donde el equipo revisa su trabajo y discute formas de mejorar el próximo Sprint.

Como puede ver, realmente no hay ningún equipo o capacitación especial que necesite para comenzar. La parte más difícil es aprender el dialecto y ser consciente de las reglas y pautas que hacen que Scrum funcione.

«Scrum es como jugar al póquer, aprendes las reglas en 10 minutos, pero lleva mucho tiempo ser bueno en eso».

Comenzar un esquema de scrum básico

Si está cansado de sus métodos actuales de gestión de proyectos, ¿por qué no prueba el método Scrum?

Como no necesita una formación especial para empezar, en realidad es solo una cuestión de aprender los trucos usted mismo. Sutherland y su co-creador, Ken Schwaber, lo hicieron muy fácil, haciendo que la guía oficial de ScrumGuides.org fuera gratuita en Internet.

Aprender los conceptos básicos para comenzar es fácil. Dominar la técnica es la parte más difícil.

Aquí viene nuevamente el maestro David Mateus:

«Scrum es como jugar al póquer, aprendes las reglas en 10 minutos, pero lleva mucho tiempo ser bueno en eso».

Aún así, no dejes que eso te detenga. No es necesario ser un maestro para comenzar a hacer su trabajo más feliz y productivo .

A continuación, se muestran algunos pasos básicos para comenzar:

• Descargue e imprima la versión en PDF de la Guía Scrum oficial: lea de camino al trabajo o durante la pausa del almuerzo, con un marcador en la mano. Resalte las frases y roles que son nuevos para usted y comience a trabajar en la memorización de lo que cada uno significa.
• Elija sus roles: necesita un Product Owner (habla por parte del usuario, da la última palabra sobre las necesidades del proyecto), un Scrum Master (ayuda al equipo a actuar según los principios de la metodología Scrum) y miembros del equipo . Recuerde, no hay lugar para los egos en Scrum. Scrum trabaja con un modelo de «líder que sirve al grupo».
• Cree su Backlog de producto: El Backlog es donde enumerará todo lo que necesita el proyecto, ordenado por importancia. Tenga en cuenta que el Backlog nunca está completo. A medida que el proyecto toma forma, surgen nuevas necesidades y lo agrega al Backlog. El propietario del producto es el principal responsable de esto.
• Planifique su Sprint: A continuación, es hora de elegir las tareas del Backlog para completar en su primer Sprint. Los sprints tienen un límite de tiempo. Puedes decidir por un período de tiempo que funcione para ti, pero siempre son menos de un mes. Durante la planificación del Sprint, el equipo decide qué tareas incluir en el Sprint y quién será responsable de ellas.
• ¡Manos en la masa! ¡Es hora de empezar a trabajar en ese Sprint! Los miembros del equipo trabajan en sus tareas y todos verifican su progreso en la reunión diaria de Scrum. Esta reunión no puede durar más de 15 minutos y responde a tres preguntas: ¿En qué trabajaste ayer? ¿En qué vas a trabajar hoy? ¿Hay algo que detenga su trabajo hoy con el que necesite ayuda?
• Revisión de su trabajo: al final del Sprint, el equipo analiza el trabajo realizado y presenta las tareas completadas.
• Revisión de su proceso: durante la reunión retrospectiva, revisará cómo se llevó a cabo realmente el proceso de trabajo y planificará formas de mejorar su trabajo y ser más eficiente la próxima vez.
• ¡Repetir! Con tu primer Sprint terminado, es hora de empezar de nuevo. Elija más tareas del Backlog y repita el proceso.

Haciéndolo todo más visual

Un principio importante de Scrum es la idea de transparencia. Todos en el equipo deben estar al tanto de lo que están haciendo los demás, el progreso que está sucediendo y hacia dónde se dirige el equipo.

Por eso es tan importante dar visibilidad a todo.

Una buena parte de eso está en el tablero de Scrum. Es el lugar donde puedes organizar tu Backlog, así como las tareas en las que se está trabajando en el Sprint actual y su progreso.

Los tableros de scrum pueden ser tan simples como un tablero blanco con notas de papel para cada tarea. O tan complicado como un software especializado, con gráficos y herramientas de seguimiento de tareas.

Utilizo Trello como mi tablero de Scrum personal.

Mi tablero de Scrum Trello está dividido en siete listas que representan el flujo de trabajo de mis tareas.

• Recursos: en esta lista, guardo todas las tareas que son recurrentes. De esa manera, no tengo que crear una nueva tarjeta cada vez que necesito crear una página de destino para un seminario web. Simplemente saque esa tarjeta de la lista de Recursos.
• Backlog: aquí es donde guardo mi Backlog de tareas en las que trabajar. Cuando mi jefe me dice que tiene algo en lo que necesita ayuda, lo agrego a mi lista de Backlog.
• Para hacer: cuando planeo mi Sprint, extraigo tareas del Backlog a esta lista. Este es el Sprint actual en el que estoy trabajando.
• Haciendo: cuando una tarea ha comenzado, se mueve aquí.
• QC: control de calidad. Cuando se completan las tareas, se mueven a «QC». Al final de la semana, reviso esta lista para asegurarme de que todo sea perfecto.
• Listo: si pasó el control de calidad, ¡está listo para ser enviado! No se necesitan más ediciones o revisiones, está programado y listo para la acción.
• Bloqueado: cuando algo me impide completar una tarea (es posible que deba comprar algo antes y necesito la aprobación de mi jefe), lo muevo a «Bloqueado», junto con un comentario sobre lo que bloquea la tarea.

Trello es una herramienta eficaz para esto, porque puedo mostrar mi tablero en un monitor que es visible para cualquier persona, con acceso compartido con todo mi equipo, y poner todos los detalles necesarios para cada tarea en forma de comentarios, listas checklist, fechas de entrega y anexos.

Puedo asignar diferentes miembros del equipo a estas tareas e integrar todo eso con nuestro canal de marketing en Slack también. De esa manera, cuando un miembro del equipo mueve una tarea de «Por hacer» a «CQ», sé que está listo para pasar a la siguiente tarea.

Mi objetivo final aquí es que todos los que tienen una tarea que hacer, también tengan todo lo que necesitan para completarla disponible en esta tarjeta. No debería haber ninguna razón por la que necesiten venir a mí con preguntas o esperar a que les dé algo. Cuando las tareas se describen claramente antes de la asignación, el trabajo fluye significativamente más rápido.

La importancia de la repetición y la mejora – Manual de scrum

Una de las características fundamentales de la metodología Scrum, que la hace tan potencialmente poderosa, es la idea de repetición (o iteración ) y mejora. Esto funciona en relación tanto con el producto a trabajar como con la eficiencia del propio equipo.

Al final de cada Sprint, el trabajo debe estar listo para entregarse a un cliente. Esto no significa que sea un proyecto completo y terminado. Lejos de ahi. Al contrario, significa que el trabajo debe ser suficiente para mostrar algún tipo de “Producto Mínimo Viable” ( MVP , en el lenguaje de las startups) completo .

Si es un automóvil, debería poder conducirlo. Si no tiene radio o aire acondicionado, aún puede conducir.

¿Por qué es eso tan importante?

Porque le permite recopilar comentarios de los usuarios al principio, lo que ayuda a guiar el desarrollo del producto para garantizar una buena alineación con el usuario.

Creo que todo el mundo ha vivido esos momentos en la vida en los que trabajabas durante horas en un proyecto, solo para descubrir que la persona a la que le ibas a entregar el trabajo tenía otra cosa en mente, completamente diferente.

Imagine gastar miles de dólares y muchos meses desarrollando un producto, solo para descubrir que en realidad no resuelve el problema del usuario.

¡Nada bueno!

Volviendo a nuestra analogía con el automóvil, si entregas el automóvil al usuario en piezas pequeñas e iterativas (fáciles de repetir con ajustes), no es un problema cuando dicen «Vaya, ¿sabes qué? Después de dar un De vuelta, creo que quiero que sea un coche descapotable «. Descubrir esto después de la entrega del producto final sería un gran problema.

Scrum se basa en las entregas iterativas (fáciles de repetir) de su producto. En lugar de esperar hasta que el proyecto esté completo al 100% para entregarlo al usuario, entrega partes utilizables del proyecto a lo largo del tiempo. Esto ayuda a evitar el desperdicio de esfuerzos cuando las necesidades cambian o las cosas se pierden en la comunicación.

Pero, además de la importancia de las iteraciones y las mejoras del producto, Scrum también se enfoca en mejorar el proceso con cada nuevo ciclo.

Durante la reunión retrospectiva, los miembros del equipo debaten las áreas en las que se podría mejorar su eficiencia. Quizás sea una limitación tecnológica lo que lo está frenando todo. Quizás un miembro del equipo está abrumado por las tareas. El equipo decide cómo corregir estos problemas, con la intención de mejorar su eficiencia en el próximo Sprint. En teoría, el equipo debe ser más eficiente y capaz de producir más trabajo con cada nuevo ciclo.

Espera un minuto … ¡¿MÁS TRABAJO ?!

Cuando comencé a trabajar con la metodología Scrum, había algo que me asustó un poco: toda esta historia de entregar más trabajo.

¿Mas trabajo? ¡Ya estoy abrumado!

Pero la idea detrás de Scrum no es «hacer más trabajo», es trabajar de manera más inteligente y, por lo tanto, lograr más.

Sutherland tiene una gran cita al respecto en su libro Scrum: el arte de hacer el doble de trabajo en la mitad del tiempo :

«Piense en su trabajo. ¿Cuánto tiempo pierde mientras espera a que alguien termine su trabajo, o esperando obtener la información que necesita, o simplemente porque está tratando de hacer demasiadas cosas al mismo tiempo? Quizás sería mejor trabajar directamente , todo el día. – ¡Para mí, de hecho, sería mejor surfear todo el día! ”.

Scrum no lo medirá por la cantidad de horas que haya registrado, sino por las tareas que haya realizado. ¿A quién le importa cuánto tiempo lleve una tarea si el resultado es el mismo?

Con Scrum, ya no está creando trabajo para usted mismo; está siendo más eficiente con su tiempo, de modo que puede pasar menos tiempo en el trabajo y más tiempo con las personas y las cosas que ama.

¿Cómo funciona esto para crear un equilibrio entre su trabajo y su vida?

Porque utilizar metodologia scrum

La metodología Scrum no encajará en una sola publicación, por lo que recomiendo leer un poco más sobre el tema, si Scrum le interesa. Algunos están en inglés, pero vale la pena el esfuerzo.

Scrum: el arte de hacer el doble de trabajo en la mitad del tiempo, ¿quien creo scrum?- por Jeff Sutherland : este libro fue mi primera inmersión profunda en Scrum. Todo está explicado de forma divertida, con historias para ejemplificar todos y cada uno de los aspectos del cuadro. Una gran lectura.

El secreto épico de la productividad del 200% de nuestra agencia , por Adam Steele – El secreto épico de la productividad del 200% de nuestra agencia – Me encontré con este blog después de ver a los desarrolladores en el trabajo usando Scrum y preguntarme si algún especialista en marketing lo estaría usando la metodología. ¿La respuesta? Sí, y de una forma muy eficaz.

La guía de Scrum, de Jeff Sutherland y Ken Schwaber : la guía básica que necesita para comenzar.

Scrum Glossary, de Scrum Alliance : definiciones de todas las personas y partes de Scrum.

Certificaciones Scrum, de Scrum Alliance : si desea profundizar en Scrum, consulte algunos de estos cursos y certificaciones.