Un profesor universitario ingresa a un auditorio y observa el lugar lleno de estudiantes escribiendo en sus pantallas. Cuando el reloj indica que es hora de comenzar, se aclara la garganta y les pide a todos que guarden sus cuadernos antes de que comience la clase.

Todos los estudiantes se quedan paralizados y se miran con asombro. Ella solo puede estar bromeando , piensan. El cuaderno puede ser una distracción, pero también es el dispositivo más útil para tomar notas. Después de unos segundos, un alumno guarda el cuaderno. Luego, en el siguiente minuto, el susurro aumenta a medida que otros dispositivos se almacenan en las mochilas.

El resultado fue que esta clase tuvo el mayor interés y compromiso esa semana. Lo que los estudiantes pronto descubrieron es una lección importante para todos nosotros: somos nuestros peores enemigos cuando se trata de absorber información y evitar distracciones. Las herramientas digitales diseñadas para mejorar la productividad pueden interferir cuando rompen la conexión entre nosotros y nuestro punto focal.

Del aula a la sala de reuniones

Este fenómeno no conduce a un bajo rendimiento solo en el aula. Hacer múltiples tareas al mismo tiempo durante las reuniones le cuesta a las organizaciones alrededor de 2 millones de reales al año y los portátiles son los principales sospechosos.

Las fuerzas que actúan en esta situación son profundamente psicológicas. Aunque hacer varias tareas al mismo tiempo no está bien visto, es posible manejar varias cosas al mismo tiempo dependiendo del tipo de tareas y de las capacidades mentales que se necesiten para cada una. Por ejemplo, la «voz del pensamiento» en la mente que siempre está encendida durante la lectura, llamada «bucle fonológico», puede permanecer activa cuando se introducen ciertos estímulos.

Una persona tiene la capacidad absoluta de leer un libro y escuchar música clásica al mismo tiempo. Pero recuerda: este bucle solo se puede usar para una actividad que requiere pensar cada vez, porque también funciona como memoria a corto plazo. Es por eso que una persona no puede leer un libro y escribir un correo electrónico al mismo tiempo; el ciclo debería funcionar simultáneamente para dos actividades de pensamiento, lo cual no es factible.

¿Y cuál es la conclusión? Existe una diferencia entre hacer varias cosas al mismo tiempo y cambiar de una tarea a otra sin terminarla. No es posible realizar dos actividades similares al mismo tiempo. Entonces, en la situación del portátil, cambiar de una fuente de información o actividad de pensamiento a otra, una en la pantalla y la otra fuera, genera problemas.

La verdad es que las personas no pueden responder a las notificaciones de Trello, los mensajes de texto, las notificaciones de Slack  y prestar atención al 100% a una conversación al mismo tiempo. En el caso de información en pantalla versus información fuera de pantalla, la atención debe optimizarse para una fuente u otra, de lo contrario, la productividad fallará. Multiplique esta falta de productividad por la cantidad de personas en la habitación para darse cuenta de que el costo del tiempo perdido es enorme, simplemente porque están en la computadora portátil.

Elimina distracciones

Entonces, ¿ cómo hacen reuniones efectivas ? Nuevamente, la psicología puede ayudar. De manera similar a la situación del maestro, limitar el comportamiento humano y establecer procesos puede aliviar la necesidad de buscar una fuente adicional de estimulación. Pruebe estos pasos:

1. Cree una regla general para llevar cuadernos durante las reuniones cara a cara. Lleve blocs de notas y bolígrafos para demostrar que no se necesita ningún dispositivo para tomar notas. Se consistente.
2. En las reuniones de equipo remotas (donde el portátil es algo esencial), cierre todas las aplicaciones que puedan distraer. Pon Slack en silencio para que no recibas de forma inesperada una notificación que te haga perder el foco de la conversación justo cuando necesitas estar atento. ¡No te alegrará simplemente sonreír y saludar cuando esto te lleve a un montón de informes aburridos para que los hagas porque no estabas prestando atención!
   
3. Sé responsable. Los seres humanos aman las distracciones. Responder a una notificación genera un bucle de recompensa mental que nos hace sentir cierta adrenalina neurológica, lo que explica por qué estamos siempre al teléfono, listos para la siguiente alerta. Durante una reunión, elija a alguien para que sea la Policía de productividad para asegurarse de que los participantes no tengan una recaída y obtengan sus dispositivos. En las reuniones cara a cara, pida a las personas que guarden sus dispositivos móviles en una caja antes de comenzar la reunión.

¿Qué obtienes con eso?

Puede que no parezca intuitivo prohibir una herramienta que supuestamente facilita el trabajo, pero la evidencia de su mal uso es suficiente para reconsiderar una opción más analógica para hacer reuniones efectivas. Esto es lo que gana sin usar cuadernos en las reuniones:

• Más empatía: Desde más contacto visual y señales no verbales hasta una mejor y más comprometida comprensión desde el punto de vista de cada persona, un equipo que escucha y reacciona con más empatía es más productivo.
• Tiempo: Cuando cada participante está comprometido, la energía en la reunión será mayor y las conversaciones serán más eficientes, resultando en reuniones más objetivas (¡aleluya!).
• Comprensión: las investigaciones muestran que tomar notas a mano nos ayuda a retener más información que si las escribimos.

Al regular el comportamiento de sus alumnos, la maestra los ayudó a lograr un resultado de mayor participación en el aula y mayor retención de información. Puede parecer una solicitud poco intuitiva (e incluso molesta), pero dejar la libreta encendida también traerá recompensas a las salas de reuniones.

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