Haz tu lista de cosas por hacer de una vez por todas con Trello.
¿Has mirado las últimas herramientas de productividad en tu tienda de aplicaciones últimamente? Ciertamente no hay escasez de aplicaciones de lista de tareas y administradores de tareas, cada uno prometiendo una forma más simple de organizar todo lo que se quiere lograr.
Hay muchas herramientas geniales para ayudarte a ser productivo. Sin embargo, muchos de ellos se centran sólo en tareas o en un método de trabajo individual. Hacen fácil añadir cosas como «Llama a John sobre la reunión» o «Compra croissants en la panadería». Estas herramientas nos permiten crear, modificar o posponer rápidamente las tareas de la manera que nos parezca. Pero aunque estas herramientas ofrecen un montón de características útiles, son ineficaces a la hora de tratar el verdadero problema al que se enfrenta todo el mundo cuando intenta ser más productivo: obtener el panorama general.
Distinguir entre tareas y proyectos
Independientemente de las características y las diferentes maneras de mostrar las tareas, muchos usuarios siguen frustrados por sus listas de tareas y las herramientas que utilizan para gestionarlas. Como resultado, tienden a repetir el ciclo de «probar una nueva herramienta que acaba de salir» una y otra vez.
Como entrenador de productividad, encuentro que el siguiente escenario ocurre con demasiada frecuencia:
- La gente se frustra con su aplicación de gestión de tareas.
- Revisan su tienda de aplicaciones para ver qué es lo nuevo o lo más popular.
- Descargaron una nueva herramienta (o incluso varias al mismo tiempo).
- Tardan varias horas en importar todas sus listas de tareas, ajustar la configuración de la nueva herramienta y acostumbrarse a sus características e interfaz.
- Sienten una especie de alivio y esperan que esta vez sea diferente: esta nueva aplicación los convertirá en las bestias productivas que siempre debieron haber sido.
A primera vista, uno podría pensar que este es un buen enfoque. A fin de cuentas, ¿por qué es un problema reorganizar las tareas y beneficiarse de una mayor motivación en el proceso? Pero el problema sigue siendo el mismo, la gente tiende a centrarse sólo en tareas individuales.
Las tareas individuales son actividades relativamente cortas que pueden realizarse en menos de una hora. Se convierten en un problema porque la gente no quiere terminar sus tareas. En realidad, lo que queremos lograr son proyectos. Estos son los proyectos que tendrán una influencia real en nuestra vida profesional y personal.
Tenga en cuenta la visión completa del proyecto
A veces, es cierto, algunas aplicaciones de lista de tareas y de gestión de tareas permiten añadir proyectos. Pero en la mayoría de los casos, se manejan en una categoría o carpeta diferente. Así que no puedes ver tus tareas y proyectos al mismo tiempo.
Cuando sus proyectos y objetivos principales no se muestran en la misma pantalla que sus tareas, tiende a perder de vista su pauta. Por eso a veces puedes completar una larga lista de tareas en un día sin acercarte a tus objetivos.
Por eso es crucial poder consultar sus proyectos y sus listas de tareas al mismo tiempo. La visión general le permite asegurarse de que la forma en que utiliza su tiempo (pequeñas tareas) va en la dirección de lo que está tratando de lograr (grandes proyectos).
Entonces, ¿cómo puede estar seguro de que sus proyectos y tareas están en línea?
Primero, haz una lista de todos tus proyectos importantes. No necesitas entrar en detalles, sólo dales un título de dos a cuatro palabras.
A continuación, mire lo que hay en su lista de tareas individuales en este momento y mire cuidadosamente cada tarea.
Ahora hágase esta pregunta: «¿Cuántas de estas tareas están directamente relacionadas con uno de mis proyectos?» Si tu respuesta es «menos de la mitad», entonces es posible que tengas que renegociar tu lista de cosas por hacer. Es posible que te des cuenta de que hay una discrepancia significativa entre lo que quieres y lo que realmente estás haciendo.
Ver todo en una pantalla
Trello es una excelente herramienta para gestionar tanto los proyectos como las tareas. Como puedes crear y nombrar tus listas como quieras, Trello no te limita a lo que puedes ver en un momento dado.
En el ejemplo anterior, puede ver una tabla que he creado para permitirme ver toda la información que necesito para tomar las mejores decisiones posibles.
Esta tabla en particular se compone de sólo tres listas: notas, proyectos y tareas. Los puse en este orden por una razón específica. De izquierda a derecha, quiero ver un flujo de trabajo que reproduzca la forma natural de pensar o tener ideas hasta que se complete un proyecto.
Así es como funciona el flujo de trabajo en esta tabla:
Primero, una nueva idea o pensamiento aparece en mi cabeza (¡es como magia!). Puedo entonces colocarlo en una nueva tarjeta en la lista de notas. Puede ser una nota muy breve, o puedo añadir mucha información en el reverso de la tarjeta.
Luego reviso regularmente todas las notas que he creado y determino de cuáles me voy a ocupar. Recuerde que no todas las ideas son buenas o dignas de ser desarrolladas. Sólo los interesantes van a la lista de proyectos. Por supuesto, esta lista contendrá tanto los proyectos que he creado yo mismo como los que me han sido asignados.
Por último, el último paso es determinar qué acciones individuales tendré que tomar para completar este proyecto. Una vez que he identificado cuál es la siguiente acción, naturalmente se convierte en mi tarea en la lista de tareas. Puedo entonces abordar esta lista, sabiendo que la mayoría de estas tareas están directamente relacionadas con mis proyectos.
Manteniendo el equilibrio correcto en sus listas de tareas
Por supuesto, toda su lista de tareas no estará vinculada a los proyectos. Tienes algunas cosas que hacer esta semana que no están ligadas a un objetivo principal, como pagar una factura, llamar a un cliente o leer un artículo. Pero la mayor parte de tu lista de tareas debe estar vinculada a los proyectos, de lo contrario no te sorprendas si tardan una eternidad en completarse. O peor aún, puede que nunca se terminen.
Así que no importa qué herramienta uses para gestionar tus tareas, asegúrate de tener siempre una buena visión de tus proyectos. Esto asegurará que lo que hagas esté siempre en línea con tus objetivos principales. Y, por sí misma, esta simple vista aumentará enormemente sus posibilidades de éxito en sus proyectos más importantes.
