Pasarán 20 años desde que el correo electrónico se convirtió en algo convencional. Es difícil creer que después de tanto tiempo y tantas nuevas tecnologías, el correo electrónico sigue siendo una de las formas más populares de comunicación de las empresas.

Hoy recibimos correos electrónicos como nunca antes y eso termina dándonos la sensación de que nuestra bandeja de entrada siempre está lista para ahogarnos. Sin embargo, hay otras formas de comunicarse sin ahogarse en este océano de nuevos mensajes.

Seguir la metodología de la bandeja de entrada cero está sobrevalorado

Es posible que haya oído hablar del concepto de Inbox Zero , una técnica desarrollada por el escritor y podcaster Merlin Mann. Inbox Zero es esencialmente un proceso estructurado en el que revisa y luego restablece su casilla de correo electrónico a diario. Como cualquier método de productividad que sigue una rutina estructurada, puede haber innumerables personas que lo apoyen y otras que estén en contra. Sin embargo, en mi experiencia, hay pocas técnicas de productividad que se entiendan tan mal como el concepto Inbox Zero.

Como muchas cosas que buscan atraer seguidores, el método Inbox Zero tiene un nombre que llama mucho la atención y que brilla en los ojos de cualquiera. ¿Quién no quiere tener una bandeja de entrada a cero? Pero ese no es el punto clave del sistema Inbox Zero. En cambio, es un sistema para atacar sus correos electrónicos y no para lograr un objetivo predeterminado.

Para poner en práctica el sistema Inbox Zero, debe seguir el enfoque con el que interactuará con cada correo electrónico que lo esté esperando. No solo revisarás todo lo que te fue enviado, sino que tomarás algunas pequeñas decisiones sobre lo que vas a hacer con esos mensajes. Hay 4 acciones posibles y debe decidir cuál tomar: eliminar, delegar, posponer o hacer.

Eliminar: ¿nunca necesitará volver a ese correo electrónico ni realizar ninguna acción en el mensaje? Luego bórralo. O simplemente archiva el correo electrónico. De esa manera, su bandeja de entrada estará limpia y su correo electrónico estará disponible si lo necesita más adelante. La clave para esto y los siguientes tres puntos es nunca dejar un correo electrónico leído en su bandeja de entrada .

Delegado – ¿Es usted la mejor persona para resolver esta demanda? Si no es así, reenvíe el correo electrónico a otra persona que lo esté. No es necesario ser gerente o tener un equipo para delegar. Recuerde: el hecho de que pueda hacer algo no significa que deba hacerlo.

Posponer: ¿este mensaje tardará unos minutos en responder? ¿Necesita encontrar algunos archivos para adjuntar al correo electrónico? Etiquete o separe este correo electrónico en una carpeta para que pueda manejarlo DESPUÉS de haber revisado todos sus mensajes nuevos en su bandeja de entrada.

¿ Necesita una respuesta rápida este correo electrónico? ¿Puedes responder en menos de 2 minutos? No pierda su tiempo poniendo ese mensaje en otra parte. Si es muy rápido de resolver, actúe y luego continúe con el proceso de Inbox Zero.

Al realizar una de estas acciones en cada correo electrónico, podrá ver todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada en solo unos minutos. Y recuerde, no se preocupe si surgen nuevos mensajes mientras está en el proceso de Inbox Zero con correos electrónicos existentes. El objetivo no es dejar tu bandeja de entrada en cero. Lo principal es lograr que lea todos sus mensajes rápidamente para que pueda concentrarse en las cosas más importantes.

Menos correo electrónico = más tiempo para el trabajo real

Por supuesto, no tiene que ser un seguidor del método Inbox Zero para tener su bandeja de entrada bajo control. Hay otras formas de manejar el correo electrónico y es posible que experimente menos estrés como resultado de sus acciones. Revisar sus correos electrónicos con menos frecuencia puede tener un gran impacto en su productividad.

Un estudio realizado por investigadores de la Universidad de Columbia examinó el efecto de consultar el correo electrónico solo 3 veces al día. En este experimento, los participantes se dividieron en dos grupos y enviaron y recibieron la misma cantidad de correos electrónicos. Sin embargo, a un grupo se le permitió revisar el correo electrónico cuando quisiera y al otro grupo se le permitió revisar solo 3 veces al día. En la semana siguiente los grupos cambiaron la rutina de la dinámica. Los investigadores monitorearon los niveles de estrés de los dos grupos.

Los resultados pueden sorprenderlo: cuando los participantes estaban en el grupo en el que solo se les permitía revisar el correo electrónico 3 veces al día, informaron un nivel más bajo de estrés. El nivel de estrés se midió con base en técnicas de relajación, como ejercicios de respiración y meditación.

Además, desde una perspectiva de números absolutos, el grupo que solo podía ver el correo electrónico 3 veces al día pasaba un promedio de 20% menos de tiempo en sus bandejas de entrada. Como resultado, pudieron dedicar más tiempo a tareas más importantes durante la semana.

Un factor extremadamente relevante e importante es que todos los participantes manejaban la misma cantidad de correos electrónicos que normalmente. La única diferencia fue simplemente la cantidad de veces al día que revisaron estos correos electrónicos. Al tratar con correos electrónicos con menos frecuencia, los participantes sintieron una reducción significativa en el estrés, lo que, nuevamente, les permitió ser más eficientes y efectivos en otras demandas.

Pensando fuera de la bandeja de entrada

Hay decenas de herramientas que prometen reducir la sobrecarga de información. Sin embargo, afortunadamente, hay algunas herramientas mejores que otras.

Bumerang

Boomerang es una herramienta muy útil que funciona tanto para Gmail como para Outlook . Boomerang no reemplaza a su proveedor de correo electrónico actual. En cambio, le brinda una funcionalidad adicional. Le permite poner un mensaje en modo «posponer», de modo que ese mensaje vuelva a su bandeja de entrada después de un tiempo. También le permite programar el envío de mensajes en el futuro.

Boomerang también puede rastrear los correos electrónicos que envía para ver si el destinatario respondió con el tiempo que deseaba. Si no recibe una respuesta dentro de la fecha que estaba esperando, Boomerang traerá ese mensaje a su bandeja de entrada como recordatorio. Luego, puede decidir cuál es la mejor acción a tomar. Con esta funcionalidad, puede despedirse de las banderas u otras etiquetas que usa manualmente para organizar sus correos electrónicos (y luego olvidarse de ellos).

Chispa – chispear

Similar a Boomerang, Spark es otra forma de organizar su bandeja de entrada. Utiliza un sistema súper inteligente para saber qué mensajes son más importantes para ti y luego los muestra en la parte superior de tu bandeja de entrada. El software aún puede diferenciar entre correos electrónicos personales, boletines y tal vez incluso la causa de la gran mayoría de las bandejas de entrada llenas: notificaciones. Spark categoriza estos diferentes tipos de correos electrónicos, clasificando y mejorando así su experiencia en la bandeja de entrada.

Aplicaciones de chat

También hay un gran aumento de otras aplicaciones que están comenzando a reemplazar el correo electrónico o al menos a reducir su uso. Prácticamente ya nadie se comunica con sus colegas a través del correo electrónico: esas docenas de conversaciones por correo electrónico son estresantes y también son la manera perfecta de contaminar su bandeja de entrada. La  holgura está creciendo en popularidad dentro de las empresas. Las aplicaciones de chat le permiten mantener sus mensajes enfocados en temas específicos como proyectos o clientes. Esto no solo lo mantiene fuera de su bandeja de entrada, sino que le permite mantenerse informado y revisar conversaciones importantes dentro de un solo tema. Las aplicaciones de chat son especialmente populares para las conversaciones internas del equipo.

Trello

Las herramientas de gestión de proyectos como Trello también pueden ser una excelente alternativa a la sobrecarga de mensajes de correo electrónico. ¿Cuántas veces ha intentado encontrar un correo electrónico con un archivo adjunto específico? Las aplicaciones como Trello le permiten concentrarse en la conversación y mantener archivos, asignaciones y fechas de entrega en un solo lugar. Con un aspecto macro, Trello también le permite comprender el contexto general de cada proyecto al ver en qué lista se encuentra cada tarjeta de un vistazo.

No dejes que el correo electrónico regule tu día

Entonces, ¿cómo puede ser más productivo al administrar su correo electrónico?

1. Considere utilizar los conceptos de Inbox Zero para acelerar la forma en que procesa sus mensajes. Recuerde, no se trata de dejar su bandeja de entrada vacía. Se trata de ver el número máximo de mensajes más rápidamente y luego poder identificar qué mensajes merecen su atención.
2. ¡Deja de revisar tu correo electrónico con tanta frecuencia! ¿Sabías que, en promedio, un profesional dedica 6,3 horas al día a tratar el correo electrónico? Por lo tanto, intente mirar su correo electrónico solo 3 o 4 veces al día para que pueda concentrarse en trabajos más importantes. Los estudios demuestran que tendrá menos estrés como resultado final.
3. Use aplicaciones como Boomerang, Trello o Spark para mantener su comunicación enfocada y enfocada. Si trabaja con un equipo, asegúrese de que todos sepan cómo utilizar las herramientas de comunicación junto con sus herramientas de gestión de proyectos. Ahorrará tiempo y también les ahorrará a todos muchos dolores de cabeza en el futuro.

El correo electrónico ciertamente ha cambiado a lo largo de los años y parece que permanecerá con nosotros durante mucho tiempo. Por lo tanto, sigue unos sencillos pasos para convertirte en tu aliado y no en tu enemigo.

¿Te gustó este artículo sobre Inbox Zero? Por lo tanto, necesita leer más sobre Desktop Zero: cómo organizar archivos y carpetas .