Kanban hace que sus tropas rimen con agilidad y eficiencia.

kanban pour une équipe agile et efficace

¿Sus reuniones de equipo a menudo comienzan con esta pregunta:

Entonces, ¿en qué estás trabajando otra vez?

Levantas los ojos al cielo

No se preocupe. No todas las conversaciones o reuniones con tu equipo son aburridas e improductivas. Todo el mundo debería ya saber exactamente quién está trabajando en qué, en todo momento.

Si para ti esto es sinónimo de paraíso organizacional, es hora de que tu equipo adopte el método kanban .

El Kanban es un método visual para manejar y procesar su trabajo. Según Atlassian, una empresa líder en metodología ágil, «Kanban consiste en visualizar sus proyectos, limitar el número de tareas que se procesan y maximizar la eficiencia (o el flujo). Los equipos que utilizan el sistema Kanban se centran en reducir el tiempo que se tarda en completar un proyecto (o historia de usuario ) de principio a fin. «

El método Kanban se originó en una fábrica de Toyota y se ha hecho popular entre los equipos ágiles de desarrollo de software debido a su flexibilidad y capacidad para permitir que los equipos trabajen más rápido y de manera más eficiente.

Los principios básicos del Kanban son aplicables a casi todas las áreas. Por lo tanto, es lógico que el método esté ganando popularidad entre los equipos ágiles como los de marketing, ventas, contratación de recursos humanos e incluso los equipos operativos.

Echemos un vistazo a este innovador método de trabajo y veamos cómo su equipo puede aplicarlo a sus proyectos para que haya menos preguntas redundantes y más productividad para todos!

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  • ¿Qué es el método kanban? Una breve historia
  • 5 formas (no técnicas) de utilizar el Kanban
    • Para publicar artículos en línea
    • Para planificar proyectos
    • Gestionar un pipeline de ventas
    • Para planear un viaje
    • Para aprender un nuevo idioma
  • El método Kanban para mantener la productividad al máximo

¿Qué es el método kanban?

Aunque el sistema Kanban es ahora un método muy popular, su génesis se remonta a la década de 1940.

El sistema fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero y hombre de negocios de Toyota en Japón. Se inspiró en otra industria (muy diferente): los supermercados, para analizar cómo abastecían sus estantes.

Los supermercados gestionan sus inventarios para asegurarse de que tienen suficientes productos en stock para satisfacer la demanda de los consumidores. Toyota tuvo un problema similar con la gestión de los inventarios. Ohno desarrolló entonces el «kanban» para alinear los niveles de inventario con el uso real de los materiales en la fabricación de automóviles.

  • Los trabajadores de la fábrica comunicaron su capacidad de producción en tiempo real pasando un mapa entre los equipos.
  • Cuando no había más material en la línea de producción, se enviaba un kanban al almacén para informar de las necesidades.
  • El almacén informaría entonces de este requisito al proveedor, que podría enviar el inventario al almacén, que a su vez lo devolvería al proveedor.

Este método de organización se conoce ahora como gestión de producción «justo a tiempo».

Desde sus orígenes en la fábrica, el método Kanban de gestión de proyectos fue adoptado por los equipos de desarrollo de software cuando fue popularizado por David J. Anderson en su libro «Kanban: Successful Evolutionary Change For Your Technology Business». Explica cómo los equipos pueden implementar el método Kanban en la gestión de sus proyectos existentes para ser más ágiles.

Dada la imprevisibilidad que rodea al desarrollo de software y productos, ya que se trata de procesos que requieren un cambio constante e implican muchas iteraciones, la metodología ágil sirve de guía para los sistemas kanban y scrum.

La metodología ágil es un conjunto de ideales y principios que utilizan un enfoque estructurado de la gestión y el desarrollo. Según la Alianza Ágil, ser ágil significa tener un estado mental imbuido de los 12 principios del Manifiesto Ágil:

«Ser ágil es la capacidad de crear y responder al cambio. Es una forma de hacer frente y prosperar en un entorno incierto y turbulento».

La metodología ágil se pone en práctica a través de los sistemas scrum y kanban. Los principios de estos dos sistemas son los mismos, pero su funcionamiento real es diferente:

  • Kanban se trata de visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia. Es un proceso de mejora constante del flujo y la calidad del trabajo.
  • El scrum es la metodología de trabajo en intervalos fijos, también llamados «sprints», con el objetivo de reunir rápidamente información y retroalimentación y aplicarla en el trabajo.

Esta tabla tomada de la guía práctica del entrenador ágil de Atlassian define claramente las diferencias en los métodos de trabajo entre el kanban y el scrum :

scrum kanban

Para más detalles, eche un vistazo a la Guía de Desarrollo Ágil de Atlassian.

El sistema Kanban y la gestión del proyecto

Debido a que el Kanban es un proceso de trabajo visual, utiliza un gráfico físico o numérico para planificar y rastrear las tareas. Un tablero de kanban utiliza mapas, columnas y el concepto de mejora continua para controlar y comprometer a un equipo en el trabajo que debe realizarse de forma continua.

David Anderson, uno de los abuelos de esta metodología, definió la estructura de la carta de Kanban. Consiste en cinco partes:

  • Señales visuales (normalmente mapas)
  • Columnas o listas
  • Límites de los trabajos en curso
  • Un punto de compromiso
  • Un punto de entrega

Uno de los flujos de trabajo más comunes de Kanban y uno de los más fáciles de implementar es la creación de listas de tareas pendientes, en curso y completadas. Se pueden añadir listas dependiendo de la complejidad del proyecto. Usemos esta mesa Trello para explorar cada objeto de una mesa kanban.

modele kanban

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  • Atraso : esta lista es donde las tareas del proyecto se dividen en mapas individuales. También contiene tareas en las que el equipo puede querer trabajar o tendrá que trabajar en el futuro, pero que aún no deben trasladarse a la lista de «tareas pendientes».
  • Diseño: se trasladan a esta lista cuando es el momento de definir con mayor precisión las especificaciones de la tarea o proyecto en cuestión. En este punto, el equipo necesita hacer más investigación o trabajo de diseño antes de pasar a la siguiente lista.
  • Para hacer: una vez que la tarea está completamente especificada, se mueve aquí para señalar al equipo que está listo para ser procesado! En este punto, se asigna un miembro del equipo como propietario de la tarea y se establecen los plazos.
  • En curso: mientras el equipo trabaja en sus tareas, mueven los mapas a esta lista. Todo el equipo puede ver de un vistazo quién está trabajando en qué. Los mapas de Trello facilitan el trabajo en colaboración y permiten a todos hacer preguntas sobre los proyectos a través de la función Comment.
    .
  • Revisión / Prueba : cuando la tarea está casi terminada, se mueve a esta lista para su revisión o para pedir un segundo par de ojos. (En la plantilla anterior, el ejemplo utilizado es «Revisión del código» pero puede ser un paso de revisión para cualquier trabajo!).
  • Hecho: una vez que la tarea esté terminada y aprobada, ¡muévala a esta lista! Lanza el confeti, tu equipo está haciendo un gran trabajo.

Recuerde que el propósito principal del método kanban es controlar el trabajo en curso. Esto significa que el equipo sólo debe trabajar en unas pocas tareas a la vez para un proyecto determinado. Al limitar la cantidad de trabajo en curso, todo el equipo puede identificar fácilmente las tareas que necesitan apoyo o tiempo extra para completarlas. El entrenador Ágil de Atlassian explica:

«Los límites en la cantidad de trabajo en curso (o WIP – Work In Progress) mejoran la velocidad de los resultados y reducen la cantidad de trabajo «casi hecho», obligando al equipo a centrarse en un conjunto más pequeño de tareas. En resumen, las limitaciones del WIP fomentan una cultura de «hacer el trabajo». Más importante aún, las limitaciones del WIP hacen visibles los cuellos de botella y los bloqueos. «

Para asegurarse de que las tareas, los proyectos y el equipo estén en un estado constante de flujo (un poco como cuando haces tu yoga de los domingos por la mañana), tu equipo puede usar los siguientes potenciadores de Trello:

  • Límites de la lista de poder : Este poder permite establecer un límite al número de mapas que pueden estar en una lista determinada. Cuando se añaden demasiados mapas a una lista, ésta se resalta automáticamente para dar a todos una indicación visual de que parte del flujo de trabajo está bloqueado por cuellos de botella.
  • Tarjeta de encendido inactiva : tienes demasiadas ideas en tu lista de atrasos ? Utilice el mapa de inactividad de encendido para localizar fácilmente los mapas sin actividad. Los mapas más antiguos están empezando a cambiar visualmente su apariencia para que sepas que es hora de desempolvarlos.
  • Aprobación de la potencia: Una vez que los mapas se mueven a una de las listas de revisión, se puede activar esta potencia para que los administradores puedan aprobar las tareas con sólo pulsar un botón (y todos reciben la señal que indica cuando pueden mover esa tarea a «Hecho»). «).

No importa dónde o cuándo los miembros del equipo estén trabajando, una pizarra digital Kanban permite a cualquiera acceder fácilmente a una vista compartida de todo el trabajo, colaborar con otros colegas y proporcionar valiosas actualizaciones. Un tablero kanban de Trello proporciona un cuartel general donde se puede encontrar toda la información estratégica, con la posibilidad de comentar los mapas, adjuntar archivos, etc.

El método Kanban es una de las formas más efectivas de trabajar juntos, ofreciendo tanto flexibilidad como transparencia.

5 formas (no técnicas) de utilizar el Kanban

El método Kanban es un poderoso flujo de trabajo por su adaptabilidad. El hecho de que haya sido diseñado en una fábrica y luego se haya popularizado por los equipos de desarrollo de software no significa que sólo ciertos tipos de equipos o proyectos puedan utilizarlo para organizar tareas y realizar su trabajo. ¡Kanban es para todos! ¡Incluso es popular para el seguimiento de proyectos y tareas personales!

Aquí hay algunas formas de usar el método Kanban en el trabajo o en casa.

1. Para publicar artículos en línea

El equipo de The Telegraph utiliza a Trello para gestionar su calendario editorial digital. Es un flujo de trabajo que les permite desarrollar cada artículo a través de las etapas de planificación, producción y publicación. Las listas no tienen los mismos títulos que la típica estructura de «Por hacer», «En progreso» y «Completado», pero es un gran ejemplo de cómo el flujo de trabajo de Kanban puede adaptarse a la forma de trabajar de su equipo.

Los artículos se crean como mapas en una pizarra y se desplazan por cada lista a medida que se investigan, escriben, aprueban y publican. Por ejemplo, cuando se mueve un mapa a la lista de «Contenido creado», se notifica al equipo legal que el artículo está listo para su revisión.

Este cuadro proporciona una única ubicación en la que los productores de contenido, el personal de producción y los editores del Telegraph pueden ver el estado de todo el contenido digital en curso de publicación. Permite al personal ver claramente sus tareas asignadas y ser notificado cuando llegan nuevos trabajos.

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2. Para planificar proyectos

Este consejo de administración del proyecto es un gran lugar para los gurús de la organización. Les permite centrarse en la planificación de proyectos actuales y futuros.

Las dos primeras listas del cuadro no sirven como atraso, sino que son una referencia para los recursos del proyecto y las preguntas de los miembros del equipo. La tabla se despliega entonces de acuerdo con un flujo de trabajo típico de Kanban, de modo que un director de proyecto pueda crear tareas fácilmente y comprender quién está trabajando en qué en un momento dado para cualquier proyecto.

Los directores de proyectos pueden utilizar esta tabla para hacer un seguimiento de uno o más proyectos para asegurar que el equipo se centre en las tareas más apropiadas y en el cumplimiento de los plazos.

exemple de tableau Trello pour gestion de projet

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3. Gestionar un pipeline de ventas

Las juntas de kanban pueden apoyar procesos fuera del área de gestión del proyecto. Muchas organizaciones utilizan este método (así como Trello) para gestionar su canal de ventas. Por ejemplo, Mikes Bikes sigue su ciclo de ventas de principio a fin con una tabla kanban en Trello.

Los clientes se añaden automáticamente como tarjetas a la lista de «Nueva Solicitud» a través de la integración con Jotform. Cuando un miembro del equipo entra en contacto con el cliente, el cliente se mueve a través del oleoducto de acuerdo a su estado. Las diferentes listas muestran al equipo de un vistazo si un cliente está esperando un pedido o necesita seguimiento. Una vez que la entrega se ha completado con éxito, la tarjeta de cliente se pasa a la lista de «Cerrados».

Como es fácil cambiar el nombre de las listas, los equipos pueden divertirse personalizando los nombres de las listas y los flujos de trabajo para que se ajusten a su idioma o cultura corporativa, ¡como la tabla Trello de Mike Bikes!

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4. Para planear un viaje

¿Cuántas veces te has olvidado de empacar tu cepillo de dientes o de hacer una reservación en ese restaurante de visita obligada en tu próximo viaje?

Es fácil olvidar estos grandes y pequeños detalles cuando estás trazando el itinerario para tu próximo viaje o vacaciones. Utilice esta tabla de planificación de viajes para gestionar todo lo que necesita hacer para preparar su viaje añadiendo tareas a las listas de «tareas pendientes» y moviéndolas en el flujo de trabajo a medida que las va completando.

Si no quieres abarrotar el tablero con demasiadas cartas, puedes crear «listas de control» en una sola tarjeta. Por ejemplo, podrías crear una lista de control para la tarjeta dedicada a las maletas para asegurarte de que no te olvidas de los artículos necesarios (como esa camisa que nunca usaste pero que absolutamente quieres llevar).

exemple de tableau Voyage

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5. Para aprender un nuevo idioma para su viaje al extranjero

Aprender un nuevo idioma requiere tiempo y práctica. Puede que quieras hablar portugués con fluidez lo antes posible, pero, seamos sinceros, ¡es difícil! La tabla «Aprender un idioma» te anima a desglosar este objetivo en pequeñas tareas realizables.

Este gráfico inspirado en el Duolingo sigue el método Kanban para seguir su progreso. Las listas de «Por hacer», «En progreso» y «Completado» le ayudan a planificar su inmersión en el idioma y la cultura. Las listas de «Aprendizaje» y «Aprendizaje» son una forma eficaz de hacer un seguimiento de lo que realmente se ha aprendido, por ejemplo, en términos de lecciones. Con este gráfico, puede seguir su progreso e incluso empezar a identificar los acentos regionales en poco tiempo cuando todas las cartas se muevan a «Hecho» y «Aprendido».

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