Si usa aplicaciones digitales para comunicarse o hacer alguna parte de su trabajo, probablemente haya oído hablar de los bots. Estos programas automatizados basados ​​en tareas pueden convertirse en el próximo gran avance en la economía digital, y el hecho de que sean útiles para las personas y las empresas ayuda mucho.

Por supuesto, no estamos hablando de los bots malos: esos bots de spam o los malditos bots de hackers que te hacen perder el tiempo o incluso arruinar tu vida. Aquí nos enfocaremos en los bots agradables , los que felizmente trabajan en sus programas y lo ayudan con todo, desde programar reuniones hasta recordar tomarse un descanso para el almuerzo.

Antes de que se emocione demasiado al imaginarse un ejército de buenos bots haciendo lo que le dicen, contenga su risa maníaca y recuerde que usar bots es como usar cualquier otra tecnología: la sobredosis es la mejor manera de convertir la solución en una un obstáculo más.

Es fácil agregar bots con un solo clic, por lo que puede resultar muy tentador probarlos todos, tirar todo al aire y ver qué cae de pie. Pero si agrega demasiados bots (o los bots incorrectos) a su flujo de trabajo, terminará con demasiada complejidad y muy poca productividad .

¡Nadie quiere gastar su tiempo administrando una legión de bots cuyo propósito era ahorrar tiempo y trabajo!

Entonces, antes de reunir sus tropas automatizadas, tómese un momento y hágase algunas preguntas de “pre-reclutamiento” sobre cómo usar los bots de manera productiva.

Haga estas preguntas antes de agregar un bot a su rutina digital

¿Qué tarea o serie de tareas está reemplazando este bot?

Cada bot debe tener un propósito. Sí, hay bots por ahí que te pedirán helado o te mostrarán un nuevo video de lindos gatitos todos los días para despertarte, ¿y por qué no? – pero cuando hablamos estrictamente de bots diseñados para mejorar tu productividad, asegúrate de que cada bot que considera usar para reemplazar una tarea que ya hace o debería hacer.

Por ejemplo, si está saltando constantemente de Slack a otras aplicaciones para hacer malabares con plataformas como informes de gastos y encuestas de comentarios de los empleados, Acebot es el bot adecuado para optimizar su flujo de trabajo. No cambiará ni reemplazará nada, simplemente simplificará el proceso.

¿Por qué necesito un bot para esta tarea?

La respuesta a esa pregunta no debería ser «¿Por qué hay un bot para esto?».

Si encuentra un bot que reemplaza algunas de sus tareas existentes, el siguiente paso es decidir si necesita un bot para eso en primer lugar. Asegúrese de que haya una necesidad real.

Si constantemente toma información de Slack para poner en Trello, o si tiene un miembro del equipo que pasa tiempo haciéndolo, entonces deténgase, el bot de Trello para Slack es la solución.

Sin embargo, si cierras Slack mientras estás inmerso en el trabajo, enviar tus recordatorios Pomodoro a Slack será inútil. Solo acumulará aún más mensajes no leídos en Slack cuando vuelva a iniciar sesión. Así que asegúrese de satisfacer una necesidad y optimizar su flujo de trabajo antes de agregar este bot.

¿Este bot funciona bien junto con las herramientas que ya utilizo?

Los bots están diseñados para funcionar con las herramientas que ya usa. Para asegurarse de que no está simplemente agregando trabajo de administración de bots a su vida, asegúrese de que el bot que está considerando no esté duplicando el trabajo de otro bot que ya usa.

También asegúrese de que ya utiliza dentro de los cuales operan los bots. Si apenas trabaja en su computadora portátil durante el día, un bot basado en su computadora de trabajo no es adecuado. Si vives en Slack, como yo, ¡hola! —Entonces continúa usando el ejército de bots diseñado para Slack. Hay varios bots para varias plataformas, así que identifique sus necesidades específicas de antemano.

A veces, también puede terminar con una pila de bots y automatizaciones similares a un castillo de naipes. Asegúrese de que un nuevo bot no interfiera con ninguna automatización que ya exista, como un zap Zapier o una receta IFTTT que depende de información predeterminada.

¿Puede este bot ser escalable?

Este tema es crucial. Como cualquier aplicación, debe asegurarse de que el bot que está agregando a su flujo de trabajo haya sido creado por personas de confianza que puedan solucionar cualquier problema y continuar proporcionando versiones actualizadas.

Puede parecer fácil eliminar o eliminar bots una vez que los ha probado, pero no siempre es así, especialmente si trabaja en equipo.

Su equipo ya ha ajustado su flujo de trabajo para adaptarse al bot y es posible que ya haya reemplazado varios otros procesos de automatización con este bot.

Así que tómate el tiempo para asegurarte de que los bots que agregas a tu proceso se adapten a tu estilo y a la capacidad de tu equipo para trabajar y comunicarse.

Una vez que haya formado su equipo de bots cuidadosamente analizado y sus pequeños amigos bot estén trabajando para usted, tendrá más tiempo para usar su cerebro con fines más creativos. ¡Entonces puedes mirar y regocijarte en el poder como el maestro absoluto de tu ejército de robots! Y quizás también soltó una risa maníaca.