La guía definitiva para organizar su entorno de trabajo y optimizar su productividad

La guía definitiva para organizar su entorno de trabajo y optimizar su productividad

La clave de la productividad en el lugar de trabajo está literalmente frente a usted. Mire a su alrededor: ¿Su oficina le permite alcanzar el nirvana de la productividad? Mucha investigación se ha centrado en los beneficios y daños de los estímulos (o la falta de ellos) en su entorno laboral y cómo, en consecuencia, están afectando su desempeño. ¿Su entorno laboral le está ayudando o perjudicando? Vea cómo organizar el ambiente de trabajo con lo que dicen los expertos.

¿Cómo es tu ambiente de trabajo?

Ya sea una silla ergonómica o una hamaca en Bali (¡afortunado!), Es imposible trabajar cómodamente si su entorno de trabajo lo está perjudicando efectivamente.

Tu mesa

Ah, el gran debate de la oficina permanente: es una discusión muy polarizante:

  • Las mesas de pie lo hacen más productivo y disminuyen el riesgo de desarrollar problemas de salud graves.
  • Las mesas de pie te hacen odiar el trabajo y te causan graves problemas de salud.

Al parecer, es difícil evitar problemas graves de salud, según la sensacional ciencia de las revistas.

La ciencia sugiere que no es el tiempo que se pasa sentado o de pie lo que es importante para la salud, sino la cantidad de energía que se gasta durante el día mediante la actividad física. Según la investigación , la combinación perfecta sería una oficina que le permita sentarse durante una parte del día y estar de pie durante otra. Tratar:

  • Representar tareas de cierta duración que necesitan mucha atención. Ponerse de pie crea una sensación de urgencia para hacer la tarea más rápido.
  • Siéntese para tareas creativas o profundas como escribir, investigar o programar.

A menos que sea un títere de madera, es posible que no pueda seguir esto al pie de la letra, pero es bueno tener en cuenta estas recomendaciones. Crédito: Lifehacker

Combinar cualquier mesa con actividad física durante el día debería ayudarlo a mantenerse más productivo y saludable. Una idea sobre cómo mejorar la productividad en el lugar de trabajo es usar una aplicación de cronómetro Pomodoro para asegurarse de tomar descansos regulares o responder llamadas en su teléfono celular mientras camina.

También debe asegurarse de que todas las organizaciones en el entorno de trabajo sean ergonómicamente adecuadas. Coloque el monitor a una altura que mantenga el cuello recto, coloque el teclado para mantener los codos a 90 grados y su escritorio a una altura que le permita tener los pies apoyados en el piso. ¡La voluntad!

Cómo organizar el ambiente de trabajo

«Juro que sé exactamente dónde está todo». Crédito: Wikimedia Commons

¿Podría ser cierto ese viejo dicho «mesa estropeada, mente estropeada»? ¿Afecta esto a la productividad en el trabajo?

En un experimento publicado en Psychological Science, los investigadores pidieron a los participantes que llenaran cuestionarios en oficinas limpias y desordenadas. Un espacio limpio ha influido en las personas para que estén más concentradas, pero también para ajustarse más a las expectativas y convenciones. Por el contrario, los tipos de oficina de estilo «The Mad Professor» aumentaron la creatividad y la percepción.

Por supuesto, la creatividad desordenada no es lo mismo que la productividad, que es lo que realmente te permite trabajar de la mejor manera en el menor tiempo posible. Todo debe tener su lugar, incluso si ese lugar es «la pila más a la izquierda». Un sistema de mesa que refleja su estilo organizativo personal le ahorra tiempo y aspirina.

¿Cómo te sientes en tu entorno laboral?

Si sientes alguna molestia física o mal humor, ni siquiera el entorno de trabajo más ergonómico, con la opción de estar sentado y de pie y lo que quieras, aumentará la productividad en el puesto de trabajo. La forma y la función son factores relevantes, pero también importa cómo te sientes.

Colores

Los colores marcan la pauta de nuestros estados de ánimo de forma irrefutable. Todos los colores pueden ser productivos, según el tipo de motivación que necesite. Según un estudio de la Universidad de Texas:

  • El rojo acelera la frecuencia cardíaca, promoviendo una carga de energía. Su ojo se enrojece instantáneamente y promueve la actividad física y emocional.
  • El naranja es un color social que fomenta la interacción. Funciona bien en salas de reuniones u otros espacios sociales, incluso si no es el color que más induce a la productividad.
  • El amarillo estimula la creatividad y el optimismo. Si eres un diseñador o un profesional creativo, este puede ser el color para tu entorno de trabajo.
  • El verde es casi neutral para el cerebro humano. Es calmante y casi no causa fatiga ocular durante períodos prolongados.
  • El azul es el color más productivo universalmente. Calma y equilibra, ayudando a las personas a concentrarse en tareas intensivas.
  • El morado fomenta la resolución de problemas, aunque no es un color muy popular en la oficina.
  • Los arcoíris nos hacen unicornios felices, creativos, enérgicos y mágicos. (Está bien, está bien, ese último no fue probado por el estudio).

Las piezas decorativas y las paredes de colores pueden afectar su productividad en el trabajo.

También puede extender esto a su vida digital y asociaciones mentales de códigos de colores (piense: rojo para elementos de alta prioridad). Esta es una táctica conocida para organizar su horario y también una idea de cómo organizar el ambiente de trabajo.

Las herramientas de organización como las etiquetas y fondos de Trello te permiten crear asociaciones entre colores y trabajo que pueden hacerte relacionarte con las tareas de manera diferente según el color de cada una.

Temperatura ambiente de trabajo

Tener un ambiente de trabajo fresco es un desperdicio de dos maneras: el aire acondicionado es costoso y disminuye la productividad . Investigaciones que se remontan a la década de 1940 ya han demostrado que si la temperatura en el lugar de trabajo era demasiado fría, los empleados cometían muchos más errores y se sentían más «fríos» y menos generosos en situaciones sociales, incluso si la diferencia era solo unos grados. ¡Un estudio estimó que los errores aumentaron hasta en un 44% en las oficinas más frías!

Los estándares de temperatura de algunas oficinas datan de estudios del científico danés Povl Ole Fanger, quien dijo en la década de 1960 que la temperatura ideal era de 21 ° C, que era apropiada para hombres de traje. El problema es que las cosas han cambiado.

La mayoría de las personas en un estudio publicado en Nature Climate Change preferían temperaturas de alrededor de 23,8 ° C. Si tiene la suerte de trabajar desde casa y tiene su propia oficina con su propio aire acondicionado, experimente con varias temperaturas para ver qué funciona para usted y qué «clima» proporciona la mayor productividad en el entorno de trabajo.

Encendiendo

No hay nada mejor que  la luz natural . Con solo salir bajo luces fluorescentes agresivas, su productividad en el lugar de trabajo puede mejorar. Las lámparas fluorescentes absorben su energía y lo hacen menos productivo, y ni siquiera tocaremos los problemas ambientales.

Si la luz natural no es una opción para usted en este momento, la iluminación LED puede ser un buen sustituto de la luz natural.

La exposición a la luz artificial y la luz «azul» de nuestros dispositivos electrónicos perturba nuestro ritmo natural y nos deja somnolientos y letárgicos. Crédito: Alex Fergus

Trabajar con la luz de una ventana es la mejor situación de iluminación posible, por supuesto, ya que una lámpara LED también puede ayudar a iluminar su mesa. Sin una ventana, una lámpara LED encendida por la mañana y apagada por la tarde puede ayudar a imitar los ritmos de iluminación natural. Es una buena idea para mejorar el ambiente de trabajo y maximizar sus ganancias en productividad y estado de ánimo.

¿Qué escuchas en tu entorno laboral?

Los ruidos son poderosos estímulos de la productividad que pueden sacarnos de la profundidad de determinadas tareas y promover el odioso  cambio de contexto . Es normal que prefieras tanto silencio como sea posible, música en el escritorio o simplemente algunos tipos de ruido muy específicos, pero debes entender cómo los estímulos auditivos ayudan o perturban tu trabajo.

Música en el escritorio

Gregory Ciotti de HelpScout ha detallado exhaustivamente los mejores estilos musicales para tareas inmersivas , que incluyen:

  • Música familiar, para que tu cerebro no busque lo que está por venir.
  • Música clásica, especialmente música del período barroco, para aumentar la productividad.
  • Música electrónica repetitiva como forma de aumentar la concentración.
  • Bandas sonoras de videojuegos, que están diseñadas para crear un ambiente sin distracciones.
  • La música tranquila de cualquier tipo puede proporcionar ruido de fondo sin perturbar el enfoque.

Las investigaciones muestran que la música clásica , especialmente el barroco, es claramente la que genera más ganancias de productividad en general. Experimente con diferentes tipos de música realizando diferentes tareas (o sin música) para ver qué funciona para usted.

Ruido de fondo

Ruido de fondo: algunos lo odian, otros lo anhelan. Un artículo en el Journal of Consumer Research encontró que 70 dB es el nivel perfecto de ruido de fondo para maximizar la creatividad y la innovación. A partir de 85dB, el efecto es el contrario: el ruido ambiental a este nivel ha tenido un efecto perjudicial sobre la productividad en el lugar de trabajo.

Entonces, si puede encontrar una cafetería, un espacio de trabajo conjunto o un área de su oficina con ese nivel de ruido de fondo, puede ser un gran lugar para el trabajo creativo antes de mudarse a un lugar más tranquilo para pulir esas ideas. creativo.

O simplemente puede traerle un ambiente de cafetería con los ruidos de Hisptersound o Coffitivity (por supuesto, esto es posible, esto es 2016).

Considere pasar solo una parte del día en entornos donde no tenga control sobre el ruido de fondo. Esto puede significar salir del área común o simplemente dejar el teléfono encendido durante parte del día.

Por qué perseguimos la productividad en el lugar de trabajo

En su forma más básica, la productividad es simplemente producción dividida por tiempo. Es una métrica simple diseñada para estandarizar las contribuciones de los trabajadores como medida de gestión.

Pero la productividad también puede ser una herramienta de empoderamiento personal para las personas que buscan liberarse de la semana actual de 40 horas como medida de valor. Si está buscando hacer su trabajo de la manera más eficiente posible, medir y aumentar su productividad puede darle más tiempo para hacer las cosas que realmente le importan.

¿Alguno de estos consejos de productividad en el lugar de trabajo te inspiró? Intente mantener un tablero de Trello para mantener sus ideas y mejorar su espacio de trabajo. ¡Háganos saber en los comentarios si olvidamos algo!

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