La guía definitiva para organizar su espacio de trabajo para una máxima productividad
La clave para ser más productivo está literalmente delante de ti. Mira a tu alrededor: ¿tu escritorio es propicio para alcanzar la productividad zen? Muchas investigaciones se han centrado en los beneficios y perjuicios de los estímulos (o la falta de ellos) en tu entorno de trabajo, y cómo están afectando posteriormente a tu rendimiento. ¿Su espacio de trabajo le ayuda o perjudica? Esto es lo que los expertos tienen que decir:
¿Cómo es tu lugar de trabajo?
Ya sea una silla ergonómica o una hamaca en Bali (tú, perro afortunado, tú), es imposible trabajar cómodamente si tu espacio de trabajo trabaja activamente en tu contra.
Tu escritorio
Ah, el gran debate de la mesa de trabajo: Es una discusión muy polarizante:
- Los escritorios de pie te hacen más productivo y menos probable que desarrolles problemas de salud paralizantes.
- Los escritorios de pie te hacen odiar el trabajo y causan problemas de salud.
Aparentemente es difícil evitar los problemas de salud, según la ciencia pop sensacionalista.
La ciencia sugiere que no es el tiempo de estar sentado o parado lo que importa para tu salud, sino más bien la cantidad de energía total que gastas durante un día a través de la actividad física. Según la investigación, la combinación perfecta es probablemente un «escritorio para sentarse y pararse», donde puedes sentarte durante una parte del día y pararte durante una parte. Inténtalo:
- De pie para tareas cerradas que requerían mucha atención. Ponerse de pie crea una sensación de urgencia para terminar la tarea más rápido.
- Sentado para tareas creativas o en profundidad como escribir, investigar o codificar en base a soluciones.
A menos que seas un muñeco de postura de madera, puede que no lo consigas perfecto, pero estas son buenas distancias recomendadas para tener en cuenta. Crédito: Salvavidas
La combinación de cualquier configuración de escritorio con la actividad física durante el día debería ayudarte a ser productivo y más saludable. Intente usar una aplicación de temporizador Pomodoro para asegurarse de que toma descansos regulares, o tome llamadas en su teléfono celular mientras da un paseo.
También deberías asegurarte de que todo lo demás de tu configuración está ergonómicamente bien para ir. Ponga el monitor a una altura suficiente para mantener el cuello recto, establezca la posición del teclado para los codos de 90 grados y la altura del escritorio para los pies en el suelo. ¡Descansen!
Organización
«Juro que sé exactamente dónde está todo». Crédito: Wikimedia Commons
¿Es cierto el viejo dicho «escritorio desordenado, mente desordenada»?
En un experimento publicado en Psychological Science , los investigadores pidieron a los participantes que llenaran cuestionarios en oficinas limpias y oficinas desordenadas. Un espacio limpio influyó en que la gente se concentrara más, pero también se conformara más a las expectativas y a las convenciones. Por el contrario, esos escritorios desordenados de tipo «profesor loco» resultaron ser el combustible de una mayor creatividad y perspicacia.
Por supuesto, la creatividad desordenada no es igual a la productividad, así que realmente vuelve a lo que te hace hacer tu mejor trabajo en la menor cantidad de tiempo. Todo debería tener su lugar, incluso si ese lugar es sólo «la pila de la derecha». Un sistema de escritorio que se ajusta a tu estilo de organización personal ahorra tiempo y dolores de cabeza.
¿Cómo se siente su área de trabajo?
Si estás físicamente incómodo o de mal humor, el espacio de trabajo más ergonómico del mundo no te servirá. La forma y la función están bien, pero cómo te sientas también importa.
Color
El color establece el tono de nuestro estado de ánimo de manera poderosa. Todos los colores pueden ser productivos, dependiendo del tipo de impulso que necesites. De acuerdo con un estudio de la Universidad de Texas:
- El rojo acelera el ritmo cardíaco, dándole una sacudida de energía. Tu ojo es atraído instantáneamente al rojo, y promueve la actividad física y la emoción.
- El naranja es un color social, que fomenta la interacción. Funciona bien en salas de reuniones u otros espacios sociales, aunque puede que no sea la sombra más productiva.
- El amarillo estimula la creatividad y el optimismo. Si eres un diseñador o un profesional creativo, este podría ser el color de acento de tu espacio de trabajo.
- El verde se comporta casi como un neutro para el cerebro humano. Es calmante, y también causa cero tensión ocular durante largos períodos de tiempo.
- El azul es el color más universalmente productivo. Calmante y estable, ayuda a la mayoría de la gente a concentrarse en tareas intensivas.
- El púrpura estimula la resolución de problemas, a pesar de no ser un color muy popular en la decoración del espacio de trabajo.
- R a i n b o w s nos hacen felices, unicornios creativos, energéticos y productivos. (Vale, bien, este último no está respaldado por la ciencia.)
Las piezas de acento y las paredes de color pueden afectar a su productividad en el entorno de trabajo.
También puedes extender esto a tu vida digital. El código de colores para las asociaciones mentales (piensa: el rojo para los elementos de alta prioridad) es una conocida táctica de calendario y lista de tareas. Las herramientas de aplicaciones de gestión de proyectos como las etiquetas y los fondos de colores de Trello te permiten crear asociaciones de colores con tu trabajo que pueden ayudarte a realizar tareas diferentes según las que elijas.
Temperatura
Mantener las oficinas frescas desperdicia el dinero de dos maneras: costos de aire acondicionado y pérdida de productividad. Los estudios que se remontan a los años 40 encontraron que los trabajadores demasiado fríos cometían muchos más errores y se sentían «más frescos» y menos generosos en situaciones sociales, incluso con diferencias de sólo unos pocos grados. Un estudio estimó que los errores podían llegar al 44% en las oficinas frías.
Las normas de temperatura en muchos edificios de oficinas se remontan al científico danés Povl Ole Fanger, que en la década de 1960 fijó la temperatura «ideal» de las oficinas en 70 grados Fahrenheit, perfectamente adecuada para los hombres que usan traje. Noticia de última hora: los tiempos han cambiado.
La mayoría de las personas en un estudio en Naturaleza Cambio Climático prefirieron los termostatos a unos 75 grados Fahrenheit. Si tienes la suerte de trabajar a distancia o de tener tu propia oficina con un termostato independiente, experimenta con qué temperatura funciona para ti.
Iluminación
No hay sustituto para la verdadera luz natural, pero el simple hecho de salir de debajo de los fuertes fluorescentes puede producir un inmediato aumento de la productividad. La iluminación fluorescente consume energía y te hace menos productivo, sin mencionar los problemas ambientales.
Si la luz natural no está en las cartas para ti ahora mismo, la luz LED puede ser un buen sustituto de la luz natural.
La exposición a la luz artificial y a la luz «azul» de nuestros dispositivos estropea este ritmo natural y te deja somnoliento y letárgico todo el día. Crédito: Alex Fergus
Trabajar con la luz de una ventana es la mejor situación de iluminación posible, por supuesto, con una fuerte lámpara de tareas LED para leer e iluminar el área de su escritorio. Sin una ventana, una lámpara LED encendida por la mañana y apagada por la tarde puede imitar los patrones de luz natural para una máxima productividad y un aumento del estado de ánimo.
¿Cómo suena tu espacio de trabajo?
Los sonidos son poderosas señales de productividad que pueden sacarnos de tareas profundas y promover el temido cambio de contexto. Ya sea que prefiera el mayor silencio posible o sólo tipos específicos de ruido, necesita entender cómo los estímulos auditivos le hacen mejorar o empeorar en su trabajo.
Música
Gregory Ciotti de HelpScout cubrió a fondo los diferentes estilos de música que funcionan mejor para las tareas de inmersión, incluyendo:
- Música familiar, para que tu cerebro no mire hacia adelante para lo que sigue.
- La música clásica, especialmente las piezas del período barroco para aumentar la productividad y sin letras.
- La electrónica y sus sonidos repetitivos como una forma de aumentar el enfoque.
- Las bandas sonoras de los videojuegos, que están creadas para ser atmosféricas, pero no para distraer.
- La música silenciosa de cualquier tipo puede proporcionar ruido de fondo sin interrumpir el enfoque.
Los estudios han demostrado que la música clásica, especialmente del período barroco, es la clara ganadora en el aumento de la productividad general. Experimenta con diferentes tipos de música durante diferentes tareas (o sin música) para ver qué es lo que mejor funciona para ti.
Ruido de fondo
Ruido de fondo: algunos lo odian, otros lo anhelan. Un artículo del Journal of Consumer Research encontró que 70 dB es el nivel perfecto de ruido de fondo para el máximo impulso de creatividad e innovación. Sin embargo, a 85 dB, el efecto se invirtió. El ruido ambiental a ese volumen perjudicó la creatividad en el mismo grado.
Así que, si puedes encontrar una cafetería, un espacio de trabajo o un área de tu oficina con tu nivel perfecto de ruido ambiental, podría ser un buen lugar para el trabajo creativo antes de mudarte a otro sitio para dar forma a esas ideas creativas.
O bien, puedes llevar el sonido de la cafetería a tu oficina o los auriculares con productos de ruido ambiental Hipstersound o Coffitivity (porque por supuesto que puedes).
Piensa en pasar sólo una parte del día en lugares con ruido ambiental que no puedes controlar, sin embargo, ya sea que eso signifique salir de la cafetería o ponerse los auriculares durante parte del día.
Por qué perseguimos la productividad
En lo más básico, la productividad es simplemente la producción dividida por el tiempo. Es una métrica simple diseñada para estandarizar las contribuciones de los trabajadores como una herramienta de gestión.
Pero la productividad también puede ser una herramienta de empoderamiento personal para las personas que buscan deshacerse de la idea de la semana laboral de 40 horas como medida de valor. En cambio, si buscas formas de hacer tu mejor trabajo de la manera más eficiente posible, la medición de la productividad puede dejarte más tiempo para hacer otras cosas que importan.
¿Alguno de estos consejos de productividad ambiental te ha llamado la atención? Intenta mantener una tabla de Trello para guardar ideas para mejorar tu ambiente de trabajo, y haznos saber en los comentarios si nos hemos perdido algo!
