La hoja de truco de la comunicación remota para respetar a todos los miembros del equipo
Activando el chat es como voy a la oficina, aunque es un viaje muy corto.
He estado trabajando a distancia durante cinco años. El chat tiene la misma forma en mi cabeza que los espacios de trabajo físico. Es un lugar, y tiene sus propias normas y sentimientos. Tiene sus habituales y su propia red social de «enfriadores de agua».
El chat es el lugar de trabajo de los equipos distribuidos. Tanto si llevas la etiqueta de «trabajo a distancia» como si no, tu trabajo es distribuido. El trabajo del conocimiento moderno es casi 100% digital, y la comunicación a menudo abarca zonas horarias y continentes. La comunicación asíncrona ya ha entrado en tu lugar de trabajo a través del correo electrónico y el chat seguirá pronto, si es que no lo ha hecho ya.
Cuando se hace bien, la comunicación remota a través del chat puede ser al menos tan buena como compartir una oficina. Hay algunos inconvenientes que no se pueden superar, pero se combinan con los beneficios de cosas como un mejor enfoque, un acceso más fácil a las conversaciones y temas, y la asincronía.
Hacer bien la comunicación a distancia es posible cuando todos nos acercamos a ella intencionadamente. Cuando es bueno funciona de manera asombrosa y se siente como en casa, donde todos se reúnen y ves a la gente a tu alrededor.
También puede ser difícil de hacer. Este es uno de mis consejos para las herramientas de chat de trabajo y más allá.
Haz ruido, sé tú mismo, haz preguntas
Una de las partes más difíciles de trabajar con un equipo distribuido es conocer a la gente. No sus nombres o rostros o lo que hacen, sino las cosas que les importan, su sentido del humor, y todos esos aspectos no laborales que humanizan ese flujo de texto, por lo demás estéril, que pasa por tu pantalla.
No puedes hacer que otras personas compartan eso contigo, pero puedes hacerlo tú mismo y ayudar a otras personas a aprender quién eres. Muy a menudo en las empresas distribuidas, tanto las de tipo totalmente remoto como las de múltiples oficinas, no sabes con qué gente vas a trabajar después. Pero probablemente pasarás algún tiempo en los mismos canales que ellos antes de trabajar juntos.
Hablar de todo tipo de cosas en el chat
Encuentra un lugar, cuéntaselo a la gente y habla de lo que tienes en mente. #catfancy es un ejemplo de un canal absurdamente activo en trello slack, y cualquier otro número de canales que cubren un montón de cosas tontas y maravillosas (viajes, niños, moda, justicia social, y por supuesto, los perros también).
Habla sobre tu último proyecto de home run en un canal offtopic. Comparte la última cosa que empujaste a pinchar. Menciona el fascinante modelo de franquicia de enormes y antiguos hangares para aviones que se utilizan para impresionantes colecciones de casas de rebote de varias formas y tamaños.
Trata de entablar una pequeña charla. Pregúntale a la gente cómo les va. Ponga al corriente de los temas de los que ha hablado anteriormente. Mantén actualizado el estado de la charla con detalles sobre tu vida: estado de ánimo, clima, enlaces a la música que estás escuchando, fotos de donde estás de vacaciones.
Estas son todas las cosas de las que tendrías más sentido si estuvieras en la misma oficina, y un estatus puede dar una pequeña ventana a tu mundo.
Sé Real
Uno de los modos de falla del chat es tratarlo como Comunicaciones Formales, ya que es editable, su registro persiste (hasta la Política de Retención Obligatoria Period™) efectivamente para siempre, y puede ser copiado y pegado o agarrado como una captura de pantalla. Hasta donde puedo decir, esto termina en que la gente no tiene conversaciones reales, o no dan la misma cantidad de sí mismos que de otra manera darían en persona.
Facilita que los demás sean reales, y recuerda la bondad y la aceptación. Ponte en el chat.
El concepto de «seguridad psicológica», es efectivamente la idea de que su ambiente de trabajo es propicio para que las personas traigan todo su ser al trabajo. Esto se traduce en que la gente se sienta cómoda compartiendo ideas locas en tormentas de ideas sin miedo a ser juzgada, reemplaza la culpa por la curiosidad y fomenta una mayor diversidad de pensamiento, lo que hace que cualquier resultado final sea más fuerte. Ser real en el chat, y dar a tus colegas una idea de quién eres, ayuda a fomentar esa seguridad.
Haz todas las preguntas
Y luego pregunta un poco más, especialmente cuando eres parte de un equipo que está creciendo. Esas preguntas que tienes… Probablemente otras personas también las tienen, aunque no lo sepan todavía. Tal vez alguien sepa la respuesta, tal vez termines con más gente tratando de averiguarlo. ¡Y es persistente! Todos los demás pueden ver las respuestas.
El texto como mecanismo de comunicación es difícil. No puedes ver el lenguaje corporal, no sabes lo que pasa en la vida de alguien al otro lado de la ventana de chat. Tienes mucho menos conocimiento de alguien que cuando estás cerca de ellos en una oficina todo el día, además de que ni siquiera sabes si están físicamente allí. La empatía intencional debe estar siempre presente.
Aquí hay algunos consejos prácticos para ser un buen ciudadano del chat:
No @todo o @aquí
…a menos que su mensaje sea lo suficientemente importante como para despertar a todos, romper su flujo o interrumpir su cena familiar.
¿Para cosas que son importantes y urgentes para la mayoría de la gente en una habitación? ¡Claro! Pero la intención de estas palabras clave es generar notificaciones, y lo harás para todos, sin importar lo que estén haciendo en ese momento.
Mi heurística es: «¿La gran mayoría de la gente que recibe una notificación por esto va a querer tomar una acción en respuesta a ello en la próxima media hora?» Hay un montón de roles que deben estar disponibles para las notificaciones ad-hoc, y apagarlos no es una solución disponible para ellos.
Si tú:
- Tener personas que se reporten con usted, o
- Eres la persona más informada sobre un servicio que acaba de caer, o
- Acabas de lanzar una campaña y estás trabajando en la próxima,
Entonces estar disponible para ser interrumpido en esos temas es lo responsable.
Para cosas que son importantes para la mayoría de la gente, pero no urgentes, considera enviar un correo electrónico, hacer una tarjeta de Trello, o crear una página de Confluencia. En otras palabras, usa un medio que no exija esa atención de «léeme ahora». Hacer un seguimiento en el chat sobre si alguien ha visto ese correo electrónico o relaciones públicas que has enviado es razonable. El plazo para cuándo depende de la cultura de tu equipo local.
Asumir la intención positiva
El chat carece de muchas de las claves, el contexto y la incrustación situacional en los que nos basamos para determinar la intención. Llenar el hueco con la suposición por defecto de que la persona al otro lado del cable no tiene una agenda oculta suaviza mucho esto. Esto no significa necesariamente que su agenda sea la misma que la tuya, pero probablemente estén tratando de hacer un mundo mejor, como tú. Y si sientes que alguien puede estar tratando de comunicar que es infeliz, haz el esfuerzo de aclararlo.
Dar el contexto
La gente con la que estás hablando ahora no te ha hablado de la idea que ha estado dando vueltas en tu cabeza durante las últimas dos semanas, ni ha visto a la gente con la que estás hablando, ni entiende de qué se trata. Dales más.
Saltar bruscamente al chat y preguntar: «¿Cuáles son los números del proyecto Sprocket Q4?» puede hacer que la gente se preocupe de que pienses que su proyecto Sprocket no va bien. Más bien, «Estoy tratando de averiguar cuál es el mejor lugar para poner más dólares de publicidad, y me pregunto si el proyecto Sprocket es un buen lugar para aterrizar. ¿Cuáles son nuestros resultados en eso hasta ahora?» comparte su objetivo final, por qué está preguntando sobre el proceso, y le da a todos más superficie para ayudar a resolver su problema.
No dejes que los grillos chirrien
El silencio es lo peor que se experimenta cuando intentas conectar con tu equipo. Pensar: «Envié un mensaje hace tres horas y nadie ha respondido. ¿Fue demasiado estúpido para responder?» es una buena manera de empezar una espiral negativa.
Ayude a sus compañeros de trabajo a evitarlo respondiendo con su mejor conocimiento, incluso si no puede resolver su problema inmediatamente. Referir a las personas que podrían ser los mejores para hacer avanzar las cosas, o dar su opinión. Comparte tus pensamientos sobre lo que han planteado.
Priorizar la charla pública
Para las empresas distribuidas en particular, el intercambio de conocimientos digitales es imperativo . El trabajo que estás haciendo ahora mismo probablemente está muy impactado por gente que no has conocido:
- Si todo tu trabajo está detrás de las reuniones que se realizan en tu oficina física, todos los demás en todo el mundo que se preocupan por dicho trabajo se quedan fuera.
- Si es sólo en las videollamadas, sólo las personas que formaron parte de esa llamada van a verla.
- Si es en un canal privado o en un mensaje directo en el chat, nadie más tiene el alcance completo.
Cuanto más fácilmente accesible y visible para todos, mejor será el contexto que todos podamos compartir. ¿Quién sabe? La persona con la respuesta que buscas puede estar a la vuelta de la esquina de tu conversación.
No confíes en la toma de decisiones en el chat
El chat es un gran medio para generar discusión, bastante bueno para generar consenso, pero muy malo para capturar el consenso. El chat es mejor para comprometerse con las cosas del momento, pero otras herramientas son más útiles si las cosas deben durar más allá de eso.
Si has llegado a una conclusión o has hecho un plan que a otras personas les va a interesar (o que necesitan consultar en el futuro), captúralo en otro lugar. Trello y Confluence son ambos buenos lugares para esto, y sus integraciones en el chat hacen que el trabajo a través de múltiples herramientas sea fácil. Esperar que alguien vaya a ver algo en el chat es una proposición perdedora.
Si quieres una conversación cara a cara, ve al vídeo. Si la conversación ha tenido lugar en el chat, asegúrate de poner el enlace allí para que otras personas que puedan estar cerca y que se preocupen por el tema puedan unirse. Es un gran regalo para otros usuarios del chat resumir los resultados de una videollamada en el chat si se inició allí.
Como uno de los beneficios del chat es crear un recurso escrito para otras personas que no estuvieron involucradas en el momento (o que han olvidado los detalles), hay un valor real en «curar» el chat de esta manera, para ayudar a los futuros arqueólogos del chat.
La dependencia y la frecuencia de las videollamadas con Trello también fue un ajuste importante para mí. Rebotar entre preocuparse sólo por el trabajo frente a mí y preocuparse por cómo me veo y cómo sueno y me presento a alguien es un dolor particular que ocurre en el trabajo a distancia. Pero nada puede vencer a la comunicación en tiempo real donde se puede ver el lenguaje corporal. Tanto las videollamadas programadas como las ad hoc son una faceta increíblemente importante del trabajo con un equipo distribuido.
Las conversaciones individuales están bien para mí, pero las videollamadas grupales son más difíciles.
No guardes tus emociones en el chat
Si tienes dificultades para entenderte en el chat, o si hay una gran diferencia de entendimiento entre las personas, ve al vídeo. Si se trata de una conversación con carga emocional, ve al vídeo. «Dispárame un Zoom» es una frase que uso mucho. No profundices en los malentendidos entre ellos en el chat. Saluda de vez en cuando en el video.
Abrazar la latencia
El video tiene latencia (un retraso ocasional de hablar a la transmisión de dicho pensamiento) y no podemos evitarlo. Sé proactivo al respecto. Intenta con más fuerza evitar interrumpir a la gente. Si usted y alguien más comienza a hablar al mismo tiempo, difiera de dejarlos hablar primero. (Y luego haz el baile ligeramente incómodo y divertido de ver cuál de ustedes será el más educado). Si tienes Wifi en la oficina, considera conectarte.
Hacer gestos visibles
Las caras son más pequeñas en las pantallas de los ordenadores que en las personas. Un pequeño asentimiento en persona necesita ser traducido a un movimiento más grande cuando estás en video. Mantén una sonrisa por más tiempo para asegurarte de que se vea. Haz gestos con los pulgares hacia arriba a la cámara si estás de acuerdo con algo, aplaude en vista de ello si es una llamada más grande y todos están felicitando a alguien. Desactiva el silencio cuando quieras hablar para que los demás vean que el icono del silencio desaparece, o baja el micrófono.
Usar una vista de cuadrícula
Asegúrate de que puedes ver la cara de todos en una resolución en la que puedas ver las expresiones faciales. Asegúrate de que todos los demás puedan ver la tuya. A menos que sea una presentación que una sola persona esté dando, evita la vista del orador. Quieres ser capaz de ver cómo todos se comprometen con lo que se dice. Es más fácil darse cuenta cuando alguien está a punto de decir algo o le gustaría tener la oportunidad de hablar. La vista en cuadrícula democratiza la reunión, y pone las aportaciones de todos en igualdad de condiciones.
Usar cámaras individuales
Si estás en una reunión en una oficina con un sistema de habitaciones, no lo uses, o úsalo sólo para el audio. Usa tu portátil para el vídeo. Evita colocar a las personas remotas en una pantalla grande. Esto permite que todos vean tu cara y pone a todos los involucrados en igualdad de condiciones. Una de las peores cosas es estar arriba en una pantalla de una habitación grande, viéndome reflejado a 3 pies de altura en una pared de vidrio, y no poder ver las caras de todos en la habitación.
Dar un buen audio
Usa unos auriculares con un buen micrófono. Póngase en un lugar que no tenga mucho ruido de fondo. Silencio cuando no estés hablando, incluso cuando esas cosas son verdaderas.
Priorizar el orador, no el material, en el video
Cuando se hace una presentación en video, el espacio en la pantalla es limitado. Dale a la gente la opción de ver tu cara o los materiales. Creo que la mayoría de los programas de video te permitirán cambiar el tamaño relativo de la pantalla y las caras compartidas en estos días, lo que puede ser un buen compromiso. Si no vas a dar una presentación, considera no compartir tu pantalla con el grupo. Herramientas como Trello, que reflejan las actualizaciones en tiempo real para todos los espectadores, permiten que todos compartan la misma perspectiva y sigan viendo al orador.
Una de las peores cosas es estar en una gran pantalla de habitación, verme reflejado a un metro de altura en una pared de cristal, y no poder ver las caras de todos los que están en la habitación.
¿Qué me perdí?
Esto se alargó lo suficiente. ¿Qué funciona para ti? ¿Cómo te las arreglas para mantenerte en contacto con la gente? ¿Algún consejo sobre cómo manejar las notificaciones?
Oh, y recuerda: El quid de la buena comunicación a distancia es asegurarse de que todos tengan las mismas posibilidades de transmitir y recibir sus mensajes más auténticos, más importantes y más avanzados. Establecer las mejores prácticas de comunicación remota (¡y seguirlas!) es la base de un equipo remoto saludable.
