La manera simple de organizar tu ocupada vida de voluntario con Trello
Esta entrada de blog es parte de la serie de charlas de Trello Day Replay, impartidas por miembros del equipo de Trello, Google y Typeform sobre las diferentes maneras en que están usando Trello para ser más efectivos en la vida y el trabajo. Para más inspiración, mira el resto de las charlas aquí.
La gente siempre me pregunta: ¿Cómo encuentras el tiempo?
Seré el primero en admitir que estoy bastante ocupado. Trabajo a tiempo completo como desarrollador de iOS en Trello. Viajo para hablar en algunas conferencias cada año. Y también soy madre. Mi marido y yo tenemos dos hijas, y aunque todavía son jóvenes, ya están muy invertidas en sus propias actividades.
Además de todo eso, he estado haciendo un montón de trabajo voluntario. Y lo priorizo, porque es importante para mí que use mi privilegio para elevar a otros.
Entonces, ¿cómo puedo manejar una vida tan agitada? Uso Trello.
Hoy voy a hablarles de cómo uso a Trello para organizar mi vida de voluntario.
La importancia de potenciar a los demás
Trabajo con tres organizaciones en mi estado natal de Minnesota, todas ellas centradas en diferentes aspectos del enriquecimiento y el empoderamiento de las personas en tecnología de grupos poco representados, como las niñas, los transexuales y los jóvenes no conformes con el género.
Women Who Code se centra en la retención de las mujeres en la tecnología, no en la línea de reclutamiento. Han creado una red global que sirve como comunidad de apoyo para ayudar a los miembros a avanzar en sus carreras. Proporcionan becas y descuentos a las conferencias y organizan eventos a nivel mundial y a través de sus redes locales. En agosto de 2016, inicié la red de Ciudades Gemelas de Mujeres que Codifican, una organización mundial sin fines de lucro dedicada a ayudar a las mujeres a sobresalir en sus carreras tecnológicas.
App Camp for Girls es un campamento de un día de una semana de duración que enseña a las chicas, a los transexuales y a los jóvenes no conformes con el género a construir sus propias aplicaciones iOS nativas utilizando Xcode y Swift. App Camp se centra en los jóvenes que ingresan a los grados 8 y 9, ya que en la escuela secundaria es cuando suelen empezar a sentirse presionados para dejar de seguir clases o carreras de STEM.
También estoy lanzando una nueva organización sin fines de lucro llamada MNclude con dos antiguos colegas. Nuestra organización sin ánimo de lucro tiene como objetivo establecer conexiones más fuertes entre todos los grupos centrados en la diversidad y la inclusión en nuestra comunidad local, para que podamos trabajar juntos para tener un mayor impacto.
Desde el principio, Trello ha sido la columna vertebral de mis operaciones sin fines de lucro y voluntarias. Me permite planear, compartir y colaborar con mis compañeros líderes y nuestros miembros.
Exploremos cómo Trello me ha ayudado a tener éxito en seis áreas clave con mi trabajo sin fines de lucro.
Definiendo Roles y Responsabilidades
Cuando se trabaja en equipo, la definición de las funciones y responsabilidades es una parte esencial de la planificación. Pero, cada organización sin fines de lucro con la que he trabajado ha usado a Trello para esto de una manera diferente.
Cuando empecé a organizar el App Camp este año, no teníamos un equipo en el lugar – era sólo yo. Teníamos alrededor de una docena de roles que teníamos que llenar para hacer nuestro campamento. Creé una pizarra de Trello para mostrar todos los roles disponibles y así poder comunicar claramente lo que se requería en términos de miembros del equipo para el campamento.
Hice público este tablero para que cualquiera que asistiera al evento pudiera compartirlo con otros que no pudieran asistir.
Usamos etiquetas para agrupar nuestros papeles por categorías.
A.) Se utilizaron campos personalizados para el número de voluntarios necesarios para cada rol, y el monto en dólares del estipendio que el voluntario recibiría por ser voluntario en el campamento.
B.) La descripción del reverso de la tarjeta proporcionó una simple visión general del papel.
C.) Todos los deberes de la función se enumeraron en listas de verificación separadas para los requisitos de la función.
El tablero de nuestro equipo es lo que usamos para asignar a los voluntarios a los roles. Guardamos la información de contacto de cada voluntario en sus respectivas tarjetas, para que cualquier miembro del equipo pudiera mirar en la pizarra para saber a quién contactar.
Creamos listas para nuestros voluntarios a tiempo completo, nuestros líderes de talleres, nuestro panel de inversores y nuestros asistentes operativos a tiempo parcial. Conseguir que todos se subieran a bordo desde el principio hizo maravillas en nuestra comunicación interna y estructura organizativa.
Tablas de Trello para la planificación
Así que, ahora que hemos definido nuestros papeles y responsabilidades para nuestros equipos, ¿cómo hacemos un seguimiento de lo que todos estamos trabajando?
Nuestra tabla de programación de campamentos muestra todo lo que pasó durante la semana del campamento. Era fácil ver el horario completo de cada día y quién estaba a cargo de cada lección o tarea.
- Creamos un campo personalizado «Programado desde» para mostrar cuándo se realiza cada tarea.
- También usamos muchos emojis en los títulos de nuestras tarjetas en este tablero. Esto nos ayudó a escanear visualmente el tablero para agrupar tareas comunes. Cualquier lección que requiriera una demostración de Xcode tenía un emoji de portátil, así que me acordaba de coger mi ordenador.
- Usábamos los emojis de la comida para el almuerzo y los refrigerios, así sabíamos lo que comíamos cada día sin tener que abrir la tarjeta.
Aquí puedes ver una tarjeta para nuestra primera lección en el campamento: el recorrido de Xcode (que es la herramienta que usamos para escribir aplicaciones de iOS).
- Puedes ver el emoji en el título, antes del título de la lección.
- El instructor de cada lección o actividad fue agregado como miembro de la tarjeta.
- También usamos etiquetas para categorizar las lecciones, para poder filtrarlas.
- El campo personalizado «Programado desde» muestra la hora en que se realizó esta lección.
- El archivo adjunto enlaza con la Guía del Instructor en Google Drive, donde guardamos toda nuestra documentación.
- La lista de tareas contenía los principales puntos que debían ser cubiertos durante la lección, para que el instructor se asegurara de que se cumplieran todos.
Cuando sólo necesitas una tabla única para un evento
Hemos estado planeando nuestro evento de lanzamiento para MNclude en nuestra pizarra de eventos de lanzamiento. Pusimos toda la logística del evento en una lista, y estamos rastreando las tareas y el alcance en las otras listas. Ya que sólo estamos planeando un evento, no una serie de eventos, podemos hacer toda la planificación de nuestro evento en una sola tabla.
Saber cuándo romper las tablas en múltiples tablas puede ser difícil de averiguar. He descubierto que depende de la escala de tus esfuerzos y de la cantidad de cartas que necesites rastrear. Los tableros pueden ser un poco abrumadores cuando hay más de 10-15 cartas en una lista.
Comunicación y transparencia
La comunicación y la transparencia son importantes para cualquier organización sin fines de lucro. Necesitábamos asegurarnos de que nuestros miembros entendieran nuestra misión y cómo planeamos hacer una diferencia en nuestras comunidades.
Con Mujeres que Codifican Ciudades Gemelas, uno de los canales de comunicación más importantes que ofrecimos a nuestra comunidad, además de nuestra cuenta de Slack, fue nuestro tablón de noticias y eventos. Este tablero contenía toda la información que nuestros miembros necesitaban saber sobre nuestra red y lo que estaba sucediendo en nuestra comunidad local.
También usamos esta pizarra para llenar nuestro boletín mensual, que enviamos para mantener a nuestros miembros informados sobre los últimos acontecimientos en nuestra comunidad.
Las dos primeras listas proporcionan información instructiva a nuestros miembros: cómo unirse a nuestra cuenta Slack, cómo inscribirse en nuestros boletines, nuestro Código de Conducta y cómo informar de las violaciones del CdC, detalles sobre nuestro presupuesto y gastos, y enlaces a todos nuestros canales de comunicación.
Las listas adicionales cubrían todos los próximos eventos que habíamos planeado, otros eventos comunitarios en el área, destacaban las ofertas de trabajo, las próximas conferencias, las oportunidades de dar charlas, las clases y los talleres, y mucho más.
En una comunidad tan ocupada, puede ser difícil mantenerse al día en todo lo que está pasando, por lo que esta pizarra fue un documento vivible y de gran alcance para proporcionar información sobre todo lo que está sucediendo y que nuestros miembros podrían querer saber.
Recaudación de fondos
La recaudación de fondos es una parte importante de cualquier esfuerzo sin fines de lucro. Mientras las Mujeres que Codifican TC crecían, aprender a recaudar fondos fue un proceso de aprendizaje difícil para nuestro equipo, pero Trello nos ayudó aquí también.
Empezamos simplemente encontrando compañías que estaban dispuestas a albergar nuestros eventos.
Para ello, usamos nuestro tablero de HOSTS para rastrear todos nuestros contactos con las empresas locales. Este era nuestro tablero de CRM, manteníamos un registro de a quiénes contactamos y cuándo, y dónde estaban nuestras relaciones con cada contacto actualmente.
Programamos nuestros eventos sobre una base anual, así que la primera lista muestra el calendario de eventos para el resto del año.
Las empresas que habían comprado un paquete de patrocinio anual con nuestra red tenían acceso prioritario a nuestro programa de hospedaje. Cuando creamos nuestro programa anual en el otoño, nos acercamos a ellos primero para hacer sus selecciones.
Después de que nuestros patrocinadores seleccionaron sus lugares, nos acercamos a las empresas que ya se habían ofrecido a acogernos. Normalmente teníamos una lista de espera, así que después de contactar con todos los de esa lista, normalmente llenamos todos nuestros puestos.
Si no, también mantuvimos una lista de empresas que nos acogieron anteriormente y que probablemente lo harían de nuevo. También mantuvimos una lista de empresas con las que no habíamos hablado todavía, para poder rastrear las áreas potenciales de alcance.
Una de mis tablas favoritas fue la de la Subasta Silenciosa, que se hizo para nuestro último evento de recaudación de fondos. Teníamos varios artículos para subastar para ayudar a recaudar fondos para nuestra red, incluyendo joyas, electrónica hecha a mano, baratijas impresas en 3D, juegos y accesorios para la Playstation, y aparatos que habíamos usado para sesiones de entrenamiento técnico, como Amazon Echo Dots.
El formato visual de Trello facilitaba la visualización de todo lo que vendíamos, y los campos personalizados nos permitían llevar un registro de su valor estimado y su precio de compra.
Integración y Automatización
Tratamos de usar los Power-Ups siempre que podemos, porque se integran muy bien con las otras aplicaciones que usamos. Los principales Power-Ups que he usado en mis tablas de Trello han sido:
- IFTTT es una gran manera de integrar Trello con un montón de productos y herramientas diferentes. Un ejemplo que usamos a menudo es para recoger comentarios anónimos. He descubierto que las encuestas anónimas funcionan mejor, ya que es más probable que la gente sea completamente honesta. Así que establecí una integración de tal manera que cuando se envía una encuesta Google Form, crea una tarjeta en un tablero Trello con los datos del formulario adjunto. De esa manera podemos ver fácilmente todas las respuestas e incluso agruparlas por categorías.
- Automatizo todo lo que puedo con Butler, para reducir al mínimo cualquier trabajo ocupado.
- Usamos Slack para comunicarnos dentro de todas mis organizaciones. Conectamos nuestros canales privados de liderazgo con nuestros tableros de planificación para poder recibir notificaciones cuando se actualizan las tareas.
- Normalmente uso Google Drive para almacenar y compartir documentación, marcas y otra información con mis equipos. Usamos el Power-Up para integrar nuestra documentación con nuestros tableros. A menudo usamos Dropbox para esto también.
Trello ha sido una herramienta esencial para mi trabajo sin fines de lucro. Lo he usado para definir roles y responsabilidades, planificar eventos, comunicarse de manera transparente, recaudar fondos, reunir retroalimentación, compartir recursos, integrarse con otras herramientas que nos gusta usar y automatizar tareas manuales. Y como es tan flexible, puedes usarlo para mucho más.
Cómo el voluntariado en 3 organizaciones sin fines de lucro mientras se mantiene un trabajo a tiempo completo es sólo un paso organizativo con
Espero haberte dado algunas ideas sobre cómo puedes usar a Trello para ayudar a organizar tu vida de voluntario. ¡Ahora organízate, sal y haz algo bueno en el mundo!
¿Quieres más inspiración de los usuarios de Trello y los miembros del equipo? Esta entrada del blog es parte de la serie Trello Day Replay. Echa un vistazo a más charlas aquí.
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