La programación de tareas se hace fácil con el encendido de Hello Epics
A veces los proyectos crecen en tamaño. Tan grande, de hecho, que ya no se puede mantener una visión general de sus diferentes partes y cómo se relacionan entre sí.
A medida que los proyectos crecen, otro aspecto importante suele perderse en la planificación de tareas: qué mapas de Trello deben ser completados antes de que otros mapas puedan ser iniciados. Estas dependencias suelen denominarse relaciones padre/hijo o épicas o historias de desarrollo ágil.
El equipo de Substantial, un estudio de producción digital con sede en Seattle, se encontró ante esta situación y afortunadamente creó el Power-Up Hello Epics para gestionar las dependencias de las tarjetas y simplificar la planificación de tareas en la gestión de proyectos con Trello.
Hello Epics Power-Up utiliza dependencias para ayudarle a desarrollar nuevas características del producto, realizar la programación de tareas o explorar áreas específicas de un proyecto. Una dependencia es el término utilizado para describir la relación entre un mapa con un concepto general -llamado mapa «padre»- y un mapa que describe un rasgo relacionado -llamado mapa «hijo»-.
Con Hello Epics Power-Up, puedes crear y adjuntar tarjetas infantiles a las tarjetas de los padres, ver de un vistazo el estado de cada tarjeta infantil dentro de una tarjeta de los padres, seguir visualmente el progreso de las tarjetas infantiles y navegar rápidamente a través de cada tarjeta asociada.
«En Substantial, uno de nuestros principales retos era hacer un seguimiento de los trabajos importantes, tanto internos como externos», explica Heather Grisworld, que ocupa el cargo de Senior Engagement Manager. «Hello Epics» nos ayuda a ver todos los elementos relacionados, dondequiera que estén en el tablero, y a ver rápidamente qué trabajo nos queda por hacer. Así podremos definir mejor lo que es más importante, lo que hay que hacer primero, y nunca olvidar una tarjeta al final de la lista».
Ampliar árbol genealógico
Con el potenciador de Hello Epics, es muy sencillo tomar un proyecto grande (la tarjeta de los padres) y hacer varias tarjetas (las de los niños), para cada componente, fáciles de seguir.
Digamos, por ejemplo, que estás preparando una conferencia. Este proyecto implica muchas tareas importantes (encontrar una sala, encontrar oradores, promover la conferencia, etc.) que se pueden subdividir. Por supuesto, puedes hacer listas de ellos, pero en casos complejos puedes necesitar un mapa para cada subtarea.
Por ejemplo, podrías crear un mapa padre para «Encontrar una habitación» y separarlo en subtareas :
- Enumere las posibles ubicaciones
- Contacte con los inquilinos de las habitaciones disponibles
- Obtener citas
- Estudie las citas
- Acepta una cita
Cada una de estas subtareas requiere un nivel de precisión mayor que el que puede ofrecer una lista de verificación: definir un plazo, designar a las personas encargadas de la subtarea, añadir anexos, etc. La solución es, por lo tanto, definir las tarjetas de los niños y asociarlas a la tarjeta de los padres.
Además, Hello Epics muestra, en la tarjeta de los padres, la lista a la que pertenece cada tarjeta de los hijos. Esto es más eficiente que la gestión de subtareas con una lista de comprobación, porque Hello Epics actualiza las tarjetas de los padres en tiempo real y da más detalles que la simple comprobación de los elementos de una lista.
Así es como se construye tu pequeña familia:
- Haga clic en «Adjuntar niños» en la parte superior de la tarjeta de los padres.
- Seleccione «Crear y adjuntar niños»
- Introduce el nombre de cada tarjeta que quieras crear.
- Selecciona la lista en la que quieres añadir los nuevos mapas.
- Haz clic en el botón «Hecho».
A menudo surgen nuevos pasos en la planificación y realización de tareas, pero hay una forma sencilla de asegurar que todos los niños estén conectados con la familia. Si ya ha creado tarjetas en el momento de hacer la tarjeta matriz, o está creando otras nuevas después, y desea asociarlas a esta tarjeta matriz, utilice la función «Adjuntar hijos existentes» y elija las tarjetas que desea adjuntar.
Construyendo un vínculo familiar
Hello Epics es un Power-Up muy fácil de usar, y puedes personalizarlo para que se ajuste a tu flujo de trabajo. Una vez que el Power-UP esté habilitado en tu tablero, haz clic en el botón «Hello Epics» en la parte superior del tablero y selecciona «Power-UP Settings».
Cuando se crean nuevas tarjetas para niños, Hello Epics permite establecer listas predeterminadas donde se añadirán las tarjetas. Puede ser una lista de la tarjeta de los padres, o en una lista como «To Do» o «Stored» (que es más o menos lo mismo que enviar a sus hijos a su habitación).
Dado que a menudo el inicio de nuevas cartas sólo se puede hacer cuando otras, de las que dependen, están terminadas, es importante llevar un registro de las cartas a medida que avanzan en la lista de «Terminadas». Si establece la lista «Hecho» como la predeterminada para una tabla, Hello Epics actualizará automáticamente la tarjeta de los padres cuando se completen las tarjetas de los hijos, facilitando así la tarea de ver cuándo está lista la siguiente tarea para ser iniciada.
En caso de que necesite más de una lista «Completada» en su flujo de trabajo, puede hacer un seguimiento de las tareas completadas seleccionando la opción «Todas las listas que empiezan con…» o «que terminan con…» y añadiendo la palabra que coincida con su criterio. Por ejemplo, para una lista de tareas completadas por mes (completadas en julio, completadas en junio, etc.), elija «Todas las listas que empiezan por…» y luego introduzca «Completadas» y Hello Epics considerará todas las cartas de las listas que empiezan por «Completadas» como tareas completadas.
En el frente de cada tarjeta aparece una etiqueta que indica el número de tarjetas infantiles completadas, lo que permite a los directores de proyectos y a los interesados ver de un vistazo los progresos realizados en cada epopeya de la tabla.
Inicio para equipos ágiles
Por último, para los grandes tableros utilizados para la planificación de tareas de varios proyectos grandes, Hello Epics permite múltiples generaciones al definir las tarjetas de los padres como hijos de otras tarjetas de los padres. Esto puede sonar como una versión ágil de la película Inception, así que veamos lo útil que puede ser.
Si su equipo está desarrollando un nuevo producto, puede tener una aplicación web, una aplicación para Android, una aplicación para iOS e incluso aplicaciones de escritorio que serán todas administradas en la misma tabla de Trello. Las tarjetas que representan cada una de estas aplicaciones pueden ser tarjetas de padres, con hijos que a su vez pueden ser padres de subtareas más pequeñas relacionadas con la investigación, la interconexión, el desarrollo, la comercialización y así sucesivamente hasta tener tarjetas que representen las acciones más pequeñas a realizar.
Hello Epics facilita la planificación de tareas para grandes proyectos en una sola tabla, ya que todo está organizado jerárquicamente, lo que permite a todos los miembros del equipo ver el panorama general y llegar a la subtarea más pequeña en sólo unos pocos clics.
Presenta hoy a tu equipo el programa Hello Epics Power-Up, y empieza a construir conexiones familiares que durarán toda la vida (o al menos el ciclo de vida de un proyecto).
Hello Epics es gratis durante los primeros 30 días y luego ofrece tarifas a partir de 3,25 dólares al mes por miembro del equipo con una suscripción anual.
Más recursos:
- Cómo activar el encendido de Hello Epics
- Más información sobre Hello Epics Power-Up
