Los 5 principales bloqueadores de su productividad (y cómo cortar cada uno de ellos)

blockers to productivity

¿La idea de seguir una agenda, un diario de balas, o incluso enviar invitaciones de calendario hace que quieras correr gritando en la noche? A mí también, en realidad. A pesar de esto, me convertí en un profesional de la productividad y editor gerente de un blog literalmente sobre la productividad.

Así es: soy puntual, entrego los trabajos a tiempo y me comunico eficazmente con mi equipo y nuestra red de escritores independientes.

Pero todo esto no me salió de forma natural. Tuve que adaptar mis hábitos para que esto sucediera. A partir de ahora, comparto mi sabiduría por los compañeros holgazanes.

La mala noticia es que nadie se convierte en un profesional de la productividad de la noche a la mañana. La buena noticia, sin embargo, es que todavía hay esperanza incluso para los más perezosos de entre nosotros. Aprovechar los marcos conocidos y los resultados de las ciencias sociales puede ayudar a ir más allá de sus propias habilidades de productividad innatas.

Para empezar, los mayores problemas de productividad pueden ser sintetizados en estas 5 categorías:

  1. Priorización
  2. Gestión del tiempo
  3. Comunicación
  4. Capacidad de concentración
  5. Sentirse quemado

Así que vamos a desglosarlo.

1. Priorizar sus prioridades

Dime: ¿eres tú? Tienes 100 cosas en tu lista de cosas por hacer, pero de alguna manera pasas las siguientes 5 horas sin cumplir ninguna de ellas.

Haces un poco aquí, y un poco allá, y luego navegas por internet un rato,

luego haces un sándwich, luego pasas unas horas en una madriguera de conejo o en alguna otra tarea no relacionada que ni siquiera está en tu lista de cosas por hacer.

Todos hemos hecho esto, pero ¿por qué?

Parte de su problema aquí es la parálisis del análisis. Tienes tanto en tu plato que simplemente no sabes dónde empezar en absoluto.

Cómo priorizar con la Matriz de Eisenhower

En una situación de parálisis de análisis, puedes canalizar a un profesional de la productividad menos conocido: Dwight D. Eisenhower.

Apropiadamente, Dwight D. Eisenhower era en realidad un tipo muy productivo. Fue general en la Segunda Guerra Mundial, fue presidente de la Universidad de Columbia, y oh sí, el 34º presidente de los Estados Unidos!

Era conocido en sus círculos por ser una persona excepcionalmente organizada, y como tal se le atribuye la invención de un marco llamado la matriz de eisenhower:

eisenhower matrix 1

La Matriz de Eisenhower es un sistema de priorización que puede dividirse en 4 cajas:

  • Importante/Urgente
  • Importante/No urgente
  • No es importante/no es urgente
  • No importante/no urgente

Toma todas tus tareas y averigua en qué caja pueden caer. Por ejemplo:

eisehower matrix 2

Así que una vez que has decidido a dónde van todas tus innumerables tareas, ¿qué haces ahora?

¡Ejecuta!

eisehower matrix 3

Ahora recuerda, tenías mucho en tu plato y tenías problemas para saber por dónde empezar. El orden en el que ejecutan las tareas de sus listas es:

  • La columna Do: hace estos primero, ya que son tanto importantes como urgentes.
  • La columna Decide: haga esto a continuación, o incluso cree una invitación de calendario o un recordatorio para usted mismo para cuando estas tareas estén en la cubierta.
  • La columna de Delegados: No todos tenemos asistentes personales, pero puede haber miembros de su equipo o familia que pueden quitarle algunas tareas de su plato.
  • La columna Borrar: Cuando tienes muchas tareas, cualquier cosa en esta lista necesita ser puesta a un lado. O bien, puedes usar estas tareas como tu «recompensa» por completar todo lo demás en las otras columnas de tu lista.

También puedes convertir tu Matriz de Eisenhower en una tabla de Trello para un flujo visual:

eisenhower matrix in trello board

Obtenga una explicación más detallada de la Matriz de Eisenhower, además de una muestra de la tabla de Trello aquí:

Más sobre la Matriz de Eisenhower

Practicar la Regla de Cinco

Hay otro truco que puedes hacer para priorizar mejor… ¡y en realidad fue una de las razones fundamentales por las que inventamos Trello en primer lugar!

El cofundador de Trello, Joel Spolsky, descubrió que en su compañía de software, Fog Creek, sentía que no sabía en qué estaba trabajando todo el mundo.

Lo que Joel hizo fue pedir a todos al principio de cada semana que le dieran una lista de 5 artículos:

  • 2 artículos en los que estaban trabajando actualmente.
  • 2 artículos en los que planeaban trabajar a continuación.
  • Un artículo en el que todos probablemente piensen que están trabajando, pero que no están haciendo en este momento.

Los hallazgos lo sorprendieron.

De lo que Joel se dio cuenta cuando miró las listas de todos era que las cosas en las que la gente estaba trabajando estaban por todas partes. Muchas de las tareas no se alineaban mucho con los grandes objetivos de la dirección.

Se dio cuenta de que era un error de transparencia: ninguna herramienta mostraba estas listas de forma clara y digerible. En resumen, esta falta de transparencia fue una de las conclusiones que ayudó a crear la herramienta que finalmente se convirtió en Trello.

¿A alguien más se le pone la piel de gallina? ¿No? Sólo yo. Está bien. Bien. De todas formas…

Aquí hay un ejemplo de cómo se puede traducir la Regla de 5 en un formato de tablero de trello.

Etiquetas de color del semáforo para indicar los proyectos en los que se está trabajando actualmente, en los que se trabaja a continuación y en los que no se está trabajando:

rule_of_5_board

Aplicar la regla de cinco

2. Gestión del tiempo

Así que hemos establecido algunos métodos para averiguar qué deberías estar haciendo. ¿Pero qué tal cuándo? ¿Y por cuánto tiempo?

Por ejemplo, ¿alguna vez sientes que has pasado días enteros en reuniones seguidas hablando de trabajo, pero nunca has tenido tiempo para hacer nada de dicho trabajo?

Esto continúa durante días y de repente es la semana siguiente y estás en la reunión de seguimiento de algo de lo que hablaste la semana pasada, y alguien te pregunta sobre el estado del proyecto. Te das cuenta de que en realidad no has tenido tiempo para hacer nada de ese trabajo, porque sólo has estado en reuniones hablando sobre el trabajo.

Esto no da buenos resultados para nadie. Entonces, ¿cómo se puede frustrar?

Averigua si eres un creador o administrador

Así que aquí hay un concepto que podría ayudar a arrojar algo de luz sobre por qué el mencionado escenario sigue sucediendo: fabricantes vs. gerentes.

Esta línea de pensamiento fue popularizada por primera vez por otro famoso ingeniero de software convertido en blogger tecnológico, Paul Graham, el fundador de Y Combinator. Se dio cuenta de que la mayoría de los puestos de trabajo se pueden dividir en 2 categorías: fabricantes o gerentes.

Los gerentes son justo lo que piensas: son las personas que facilitan el trabajo. Son los delegados, los directores de proyecto, los líderes de equipo. Toman decisiones que ayudan a avanzar en el trabajo.

Los gerentes se sientan en reuniones para ayudar a entender los objetivos de la empresa de alto nivel. Eliminan los obstáculos para que sus equipos puedan seguir creando. Su calendario es también el tipo de cosa que me da urticaria.

scared

Pero ese es su trabajo. Así es como operan.

Los creadores , por otro lado, son contribuyentes individuales, y su trabajo es ejecutar en el trabajo que necesita suceder. Su trabajo es sentarse tranquilamente durante largos e ininterrumpidos períodos de tiempo y hacer el trabajo, francamente.

El calendario de un fabricante no debe parecerse en nada al calendario de un gerente:

open space in calendar

Entonces, ¿cuál eres tú? Averiguar esto debería ayudar a informar los errores en su gestión del tiempo.

Si eres un creador sentado en las reuniones todo el día, no eres capaz de ser eficaz. Por consiguiente, si eres un gerente y tus creadores están en un montón de reuniones, necesitas averiguar a cuáles de ellas puedes asistir para ellos, o simplemente identificar las reuniones que tus creadores deben abandonar por completo.

Blockers-thumbnail Puede que sea un camino lleno de baches, pero puedes superar los principales bloqueos en el camino para convertirte en un #profesor de la productividad siguiendo estos consejos y marcos de trabajo de expertos. Tuitea este @TRELLO

Perfeccionar la técnica Pomodoro

Hablando de bloquear el tiempo, una cosa es sentarse aquí y discutirlo. Pero así es como lo haces en realidad:

La Técnica Pomodoro es una de las tácticas más populares para bloquear el tiempo. Fue inventada por un tipo llamado Francesco Cirillo mientras estaba en la universidad en Roma. El proceso es simple:

  • Toma una gran tarea que necesitas completar.
  • Rómpelo en trozos más pequeños.
  • Escoge un trozo para trabajar en él a la vez.
  • Ponga un temporizador (preferiblemente uno con forma de tomate ) para 25 minutos.
  • Apretar en esa tarea singular durante esos 25 minutos.
  • Tómese un descanso de 5 minutos.
  • Repita.

Otra razón por la que esta técnica funciona tan bien es que es una gran manera de engañar a tu cerebro para que entre en la escurridiza «zona». Conoces ese lugar mágico: es donde estás completamente mono-enfocado en un proyecto y estás completamente cabeza abajo, trabajando productivamente.

Pero las investigaciones muestran que es difícil entrar en la zona. Un estudio de la Universidad de California, Irvine, encontró que un típico oficinista sólo tiene 11 minutos entre cada interrupción. Y aquí está la sorpresa: les toma un promedio de 25 MINUTOS volver a su tarea original después de la interrupción.

Así que si estás luchando por entrar en el modo de enfoque, prueba la técnica Pomodoro la próxima vez que necesites bajar la cabeza.

3. Comunicación & Retroalimentación

Dime si esto te ha pasado alguna vez: has estado trabajando en un gran proyecto durante semanas. Estás preparando una gran presentación para todas las personas de alto nivel de tu empresa. Estás tan emocionado, y nervioso, y ansioso, ¡y todo se está juntando!

Así que haces tu presentación, y se produce una discusión. De repente te das cuenta de que uno o dos gerentes en la sala están planteando todas estas nuevas dudas y antes de que te des cuenta, la conversación se ha convertido en:

«Sí… tenemos que repensar toda la dirección de este proyecto.»

Así que vuelves a tu escritorio y estás TOCADO por la ira y la frustración porque te das cuenta de que vas a tener que venir el sábado para rehacer toda tu propuesta. Es un sentimiento terrible, de verdad.

seagull effect

En Atlassian llamamos a este fenómeno «El efecto gaviota».

Básicamente significa que alguien que no tenía un contexto para el proyecto se lanzó en el último minuto, y se cagó en todo tu trabajo.

Como una forma de hacer girar tu desgracia: Toma esta experiencia como una manera de reflexionar sobre lo que podrías haber hecho de manera diferente. Porque al final del día, eso es lo único que puedes controlar.

Hay una técnica que puedes usar para combatir las gaviotas. Se llama el marco 30/60/90, y está diseñado para que obtengas diferentes tipos de retroalimentación en diferentes etapas de tu proyecto.

how to ask for feedback

Vamos a desglosarlo:

  • 30% de retroalimentación: En aproximadamente un tercio del camino de tu proyecto, deberías solicitar al equipo una retroalimentación de «visión global». Recuerda: no hagas un TON de trabajo antes de empezar a preguntar si estás en el camino correcto. En este punto probablemente debería tener un esquema, un boceto, o una especificación del producto. Antes de ir más lejos, desea solicitar una retroalimentación temprana y de alto nivel.

  • 60% de retroalimentación: Una vez que hayas hecho una parte decente del trabajo, es hora de un 60% de retroalimentación. Básicamente deberías tener un primer borrador relativamente desarrollado listo para esta etapa. Esta es una fase crítica, y posiblemente la más larga, así que asegúrate de que la mayor cantidad de gente posible participe en lo que estás haciendo. La siguiente ronda de retroalimentación es cuando el proyecto esté casi completo.

  • 90% de retroalimentación: Así que ahora que has pasado por 2 rondas de retroalimentación en diferentes etapas, es hora de poner los toques finales a todo antes de que salga. Este es el momento de captar cualquier retoque de último minuto. Este NO es el momento de hablar de «la dirección general».

    4. Capacidad de concentración

    Odio decirte esto, pero tu cerebro está básicamente cableado para distraerse. Efectivamente, cuando encontramos una cosa nueva y brillante, nuestro cerebro libera dopamina. Y la dopamina, también conocida como la «hormona del bienestar», es el neurotransmisor responsable de la sensación de felicidad y euforia.

    Esa es una de las razones por las que es tan fácil distraerse cuando intentamos concentrarnos: en realidad se siente bien.

    Así que esas son las malas noticias. La buena noticia, sin embargo, es que hay algunas formas de engañar a tu cerebro para que piense que está siendo distraído, cuando en realidad está siendo productivo:

    phones down

    No te va a gustar este primero, pero DEBES apagar o guardar cualquier cosa que te esté enviando notificaciones:

    • Si tienes notificaciones de escritorio, apágalas.
    • Ponga su teléfono en silencio, y gírelo hacia abajo.
    • Y por amor a todo lo sagrado, debes apagar cualquier Slack, GChat, WhatsApp, Skype, o cualquier otro servicio de chat que uses.

    Entonces, y sólo entonces, ¡te pones en posición de entrar en la zona! Puedes pomodoro, puedes quemar a través de tu Matriz de Eisenhower, lo que quieras.

    Tome asiento en su cafetería local

    Hay otro truco para el modo de enfoque, y este te va a gustar más. Aparentemente, a tu cerebro le encanta la novedad. Tiene un caso clásico de «síndrome del objeto brillante».

    Algunos investigadores atribuyen esto a nuestros antepasados evolutivos. Los homosapiens fueron en realidad el único grupo que emigró por todo el mundo, lo que implicaba un gran riesgo. ¿Por qué no te quedas donde estás?

    Efectivamente, debido a este movimiento los investigadores caracterizan a los humanos como deseosos de novedad, o de búsqueda de intensidad. Este fenómeno se remonta a la liberación de dopamina: tu cerebro ansía algo nuevo porque se siente bien. Entonces, ¿cómo puedes hackear esa liberación de dopamina para trabajar a tu favor?

    Cambie su ubicación. Participe en lo que llamamos, «El efecto cafetería».

    Cuando te sientas particularmente desenfocado, deberías moverte a algún lugar…

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