Cuando intenta hacer crecer una empresa de manera eficiente, efectiva y económica, no hay mejor manera que construir una cultura de optimización de procesos.

Puede estar pensando que optimizar procesos o incluso crear procesos son cosas de gran negocio, pero considere esto: soy parte del equipo de crecimiento en Hubstaff y hemos crecido en solo dos años de un ingreso anual de  $ 200,000 a $ 2.2 millones . Este es un crecimiento de alrededor del 700% y somos una empresa que utiliza solo su propia financiación (no tenemos inversores). Nuestro equipo tiene solo 30 personas (el año pasado solo había 15) y todos  trabajan de forma remota .

Crear y optimizar procesos ha sido parte de nuestra cultura desde los inicios de la empresa y esto ha tenido un gran impacto en nuestro crecimiento. Siempre que encontramos una estrategia que funciona, la documentamos para entender qué sucedió, de modo que podamos construir un proceso sobre eso.

La gente sabe qué procesos ayudan a las empresas a tener éxito. Pero pocas personas parecen saber cómo implementarlas. Cada vez que busco información relacionada con la creación u  optimización de procesos , encuentro preguntas como estas:

Y los resultados de la búsqueda siguen este mismo patrón …

Te cuento un secreto: los procesos no son difíciles de construir. No son difíciles de implementar. Y, al informar correctamente, pueden seguir existiendo de manera eficiente sin que usted tenga que administrarlos.

Cómo la optimización de procesos nos ayudó a lograr un crecimiento del 700% en los ingresos anuales

El mayor beneficio de instituir procesos es simple: ayudan a que su negocio funcione en piloto automático.

Cuando administra un equipo, puede dedicar una gran parte de su tiempo a  administrar las tareas de sus empleados . Esto puede ocupar una gran parte de su semana, lo que dificulta concentrarse en las tareas que harán crecer su negocio.

Gestionar el trabajo de alguien puede resultar muy frustrante. No está aprendiendo nada nuevo, no está contribuyendo al éxito de la empresa, su crecimiento es lento y probablemente sienta que está mejor calificado para realizar otras tareas que simplemente administrar en qué está trabajando su equipo. Esto puede dar lugar a retroalimentaciones excesivas  , lo que reduce considerablemente la  productividad en el trabajo . Nadie gana aquí.

Crear u optimizar procesos resuelve este problema. Las tareas se mantienen organizadas y se miden. Asegurándose de que se estén realizando con la máxima eficiencia. La medición también significa que puede calcular el ROI para varias  tareas . No es necesario que se involucre en cosas de las que son responsables otras personas del equipo, ya que la información se actualiza automáticamente. Los procesos mejoran la escalabilidad de su negocio y le permiten enfocar a su equipo en objetivos más importantes, como hacer crecer su negocio.

Sin embargo, hay dos cosas importantes a tener en cuenta:

1) El proceso inicial tarda algún tiempo en implementarse. Obtendrá muy pocos resultados a corto plazo. Tendrá que ocuparse de las tareas que está convirtiendo en procesos y eso significa que, de hecho, será menos productivo durante algún tiempo. Pero si tiene paciencia verá los resultados al final.

2) Necesita tener los informes de análisis configurados y sus principales KPI definidos. Si no está midiendo el éxito del proceso, eventualmente morirá.

Ahora que hemos alineado el tema del tiempo y la medición, profundizaremos en los 6 elementos principales en la creación y optimización de procesos efectivos.

Elemento 1: Aclare todo con la documentación de todo el paso a paso a seguir.

Un buen proceso, que funciona con eficacia, necesita documentación extremadamente detallada. Es casi como crear documentación para usuarios que usan una herramienta (como esta  página de ayuda de Trello ). Cada paso del proceso debe estar documentado y cada paso debe ser absolutamente claro.

En cada paso del proceso solo hay una pregunta importante: «¿está hecho»? Si hay espacio para una respuesta que no sea «sí» o «no», entonces este paso debe ajustarse. Es probable que simplemente necesite más detalles. Nunca debe haber espacio para que la respuesta sea «tal vez» o «sí, pero …»

¿Por qué la claridad es tan crucial?

Porque no deja lugar a excusas. Si algún empleado tiene dudas en cualquier etapa del proceso, debe aclarar esa duda de inmediato. Y cuando  cada paso del proceso les  resulta claro, la responsabilidad de la ejecución recae únicamente en ellos. Si los pasos son confusos o no está claro quién debe realizar una tarea en particular, el proceso se llevará a cabo con menos eficacia de lo que debería.

Elemento 2: Optimice su proceso de incorporación con materiales de formación sólidos

Los materiales de formación eficaces van más allá de lo especificado en el proceso. Aunque la documentación del proceso debe ser extremadamente detallada, siempre habrá espacio para más instrucciones. Y al crear materiales de capacitación que brinden ese conocimiento, ahorrará mucho tiempo cuando los nuevos empleados deban capacitarse en ese proceso.

Consejo asesino: incluir materiales interactivos en su formación puede facilitar mucho el proceso de aprendizaje. Las capturas de pantalla y los videos toman solo unos minutos para prepararse, pero pueden ahorrarle varias horas de capacitación, ya que los nuevos empleados están realizando el  proceso de incorporación . Por supuesto, estos materiales de formación deben actualizarse. Entreno a mucha gente en Hubstaff y si veo que la gente siempre hace las mismas preguntas que no se responden con los materiales que creé, crearé nuevos videos que respondan esas preguntas.

Por tanto, deberá seguir invirtiendo tiempo en formación. Pero será infinitamente menos que si tuvieras que entrenar a cada persona individualmente.

Hay otro punto importante que enfatizaré aquí: si vas a entrenar a alguien en una tarea, debes haber hecho esa tarea ya. Debe pasar por el proceso al menos una vez, dos veces (tres veces sería ideal), para que pueda ver dónde posiblemente la gente pueda tener dudas. Quizás falten algunos pasos en el proceso o sea muy difícil de medir.

Conocer todos los pros y contras y tomar decisiones para corregirlos de antemano hará que tu entrenamiento sea mucho más efectivo y te ahorrará mucho tiempo a largo plazo, a pesar de la inversión de tiempo inicial.

Elemento 3: tenga procesos increíbles con informes completos

Como mencioné anteriormente, los procesos deben ser medibles y debe haber algún sistema de monitoreo de datos. Si no está midiendo los resultados de un proceso, es posible que tenga varios problemas, incluido el hecho de no poder  calcular el ROI  para diversas actividades. La instalación de un sistema de informes sólido desde el principio le ahorrará tiempo en el futuro de intentar averiguar si el proceso está funcionando o no.

Veamos un ejemplo: si está ejecutando una campaña de  correo electrónico frío , puede monitorear 3 métricas diferentes:

• El número de direcciones válidas que se recopilaron
• El número de personas que fueron contactadas
• El número de respuestas recibidas

Con solo tres simples criterios de medición, puede tener una buena idea de cuán efectivo es su proceso y si sus empleados están mejorando, manteniendo o perdiendo desempeño.

Mantener el número de métricas pequeño y enfocarse solo en los indicadores principales es generalmente una buena idea. Tener más datos es bueno, pero cuanto más complicados sean los informes, más tiempo le llevará crearlos y mayor será la dificultad de mantener a sus empleados comprometidos con la creación.

Y, por supuesto, el sistema de informes debe ser accesible y completo. Puede ser tan simple como una hoja de cálculo de Google Docs o más complejo como herramientas de administración completas. Sea cual sea su decisión, asegúrese de que será fácil de usar para todos y colocar solo la información relacionada con los principales KPI.

Si les pide a los miembros de su equipo que hagan todo lo que puedan, probablemente obtendrá dos resultados: estarán agotados o tendrán un desempeño por debajo del promedio. Los objetivos deben estar relacionados con KPI específicos y estos KPI deben estar directamente relacionados con el desempeño de la empresa.

Elemento 4: opere con la máxima productividad utilizando puntos de referencia

Debido a que ha pasado por todo el proceso una o dos veces, probablemente debería tener una idea de qué puntos de referencia usar. Volviendo a nuestro ejemplo de la campaña de correo electrónico frío, es posible que haya descubierto que recibir 30 correos electrónicos válidos al día es un buen número. Puede utilizar esto como punto de partida para su punto de referencia.

Por supuesto, a medida que continúe el proceso, el benchmak cambiará. Lo primero que debe hacer es asignar buenos puntos de referencia a cada persona durante el proceso. Si tiene seis personas que recopilan correos electrónicos, puede tener seis tipos diferentes de puntos de referencia.

Rastree y mida estos datos a lo largo del tiempo y esté atento a cualquier cambio. Por ejemplo, si alguien está operando constantemente por debajo del punto de referencia, averigüe por qué. Puede utilizar  una aplicación de gestión del tiempo  para ver dónde pasan su tiempo sus empleados o un sistema de medición de la productividad para ver si están haciendo el trabajo de manera eficiente.

Por otro lado, si los números de otra persona están constantemente por encima del punto de referencia, vea si puede averiguar qué les ayudó a aumentar la eficiencia. Quizás descubrió que no era necesario algún paso en el proceso y esto le ahorra tiempo. O tal vez ha ajustado una tarea para que sea más eficaz. Cualquiera sea la razón, averigüe qué aumentó su eficiencia y vea si puede aplicarlo al resto del equipo.

A medida que perfeccione su proceso y sus empleados se vuelvan más capacitados, su punto de referencia cambiará. Manteniendo un registro detallado de resultados y evaluaciones comparativas, puede optimizar continuamente los procesos de la  empresa .

A continuación, se muestra una forma sencilla en la que usamos una hoja de cálculo de Google Docs para recopilar una única métrica en una  campaña de construcción de enlaces :

Y, por supuesto, esto es lo que ves a lo largo del tiempo:

Elemento 5: motivar a los empleados con autonomía (hacer que se sientan dueños del negocio)

Hacer el mismo proceso una y otra vez durante meses hace que la tarea sea tediosa. Incluso si el proceso se desarrolla y los resultados mejoran, los empleados tendrán dificultades para mantenerse motivados para trabajar en la misma tarea constantemente.

¿Cómo mantienes alta la motivación? En lugar de simplemente delegar tareas, delegue también la autoridad. Deje que sus compañeros de equipo controlen estos números y trabaje con ellos para asignar un objetivo desafiante para lograr. Un objetivo motivador es difícil, pero alcanzable.

Este objetivo debe ser específico. Si no tiene un número claro para alcanzar, los empleados pueden caer en la trampa de «tanto como pueda». Si les pide a los miembros de su equipo que hagan todo lo que puedan, probablemente obtendrá dos resultados: estarán agotados o tendrán un desempeño por debajo del promedio. Los objetivos deben estar relacionados con KPI específicos y estos KPI deben estar directamente relacionados con el desempeño de la empresa.

Mostrar a los empleados que sus esfuerzos están afectando directamente los objetivos de la empresa es sumamente motivador. Hacer esa conexión no siempre es fácil, pero se puede hacer. Si puede medir, puede establecer una conexión con sus principales objetivos.

Otra cosa a tener en cuenta al asignar objetivos es agregar también subobjetivos. Sus metas pueden ser trimestrales o incluso anuales, y esas metas a largo plazo pueden perderse fácilmente en preocupaciones a corto plazo. Si desea enviar 2,000 correos electrónicos fríos en un año, rompa ese objetivo a 500 por trimestre y 166 por mes. Monitorear el resultado de los objetivos a corto plazo es mentalmente más fácil y se asegurará de que todo esté en línea con sus objetivos a largo plazo también.

Este tipo de objetivos medibles y alcanzables también son importantes y cruciales para escalar su empresa. Si está enviando 50 correos electrónicos de prospección para vincular la construcción y desea enviar 100 en dos meses, puede escalar ese resultado a través del proceso que creó. Ajustar los objetivos y los KPI solo hace que el proceso sea aún más eficiente.

Elemento 6: estar conectado a través de reuniones periódicas

El hecho de que haya delegado tanto las tareas como la autoridad no significa que esté «fuera de la tarjeta». Aún debe asegurarse de que sus empleados estén usando su autoridad y poniendo en práctica el proceso para evolucionar y progresar. ¿Están en camino de lograr sus objetivos?

Si es así, felicítelos por su arduo trabajo y bríndeles comentarios positivos. Este tipo de actitud es invaluable cuando se trata de motivar a sus empleados. Sin embargo, si no están cumpliendo sus objetivos, tienes trabajo por hacer. Descubra por qué las cosas no van según lo planeado.

Quizás están agotados o aburridos con tareas repetitivas. También es posible que el proceso en sí ya no funcione tan bien. No importa cuál sea el motivo, querrá saberlo lo antes posible. Si solo descubre que su equipo no alcanzará sus objetivos solo al final del trimestre, es demasiado tarde para hacer cambios antes de que ya tenga que presentar sus números. Y esto es malo para todos.

En su lugar, vaya a la raíz del problema tan pronto como pueda y realice cambios. Las reuniones periódicas son solo para que revise el progreso y se asegure de que no está descubriendo fallas o problemas demasiado tarde. Con eso todavía tienes tiempo para optimizar los procesos.

Estas reuniones no tienen por qué ser un gran evento. A veces, solo se necesita una llamada telefónica de 15 minutos cada dos semanas para ver cómo van las cosas. Si es necesario mejorar el rendimiento, escriba lo que debe cambiarse y colóquelo como un elemento de acción para la próxima reunión ( aquí está mi plantilla ). Por lo tanto, verifique dos semanas después de su próxima reunión si se ha tomado la medida.

Los procesos optimizados son la columna vertebral de su máquina de crecimiento

Estos 6 elementos de optimización de procesos se desarrollaron durante los dos años y medio que pasé enfocándome en el crecimiento de Hubstaff. Desarrollé varios procesos de marketing desde cero, incluida la producción de contenido, la construcción de enlaces, correos electrónicos de prospección de ventas y asociaciones de integración. Todos los procesos se realizaron utilizando estos 6 principios.

Antes de instituir procesos, fácilmente podía dedicar 30 o 40 horas a la semana a administrar a los empleados a quienes delegaba tareas. Los contactos constantes, las múltiples retroalimentaciones, la  gestión de personas  y la frustración de que las cosas no se hagan como me hubiera gustado resultan en una gran pérdida de tiempo. Y mientras hacía todo esto, se ignoraban las tareas que realmente debería estar haciendo para el crecimiento de la empresa.

Después de implementar procesos efectivos y poner todo en orden, puedo revisar los informes en 30 minutos, mantener reuniones quincenales en otros 30 minutos y dedicar una hora a actualizar los procesos. Imagínese lo que puede hacer con todo ese tiempo libre.

Si comienza a utilizar estos principios para desarrollar procesos efectivos, hágamelo saber cómo le va. Me encantará saber cómo está utilizando los procesos en su propio negocio y la ganancia de eficiencia que ha obtenido gracias a eso.

Administre sus proyectos y  tareas con Trello  y controle su eficiencia en el tiempo dedicado a estos trabajos  con Hubstaff .

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