Mantenga su flujo de trabajo en línea con el encendido de Jira Align
Con la ayuda de flujos de trabajo claros y visuales en Trello, nunca ha sido más fácil crear procesos fuertes y promover una colaboración fluida entre tu equipo. ¿Pero las tareas se atascan en ciertas etapas de un proyecto más a menudo de lo que deberían? ¿Están claras las expectativas sobre quién está haciendo qué y cuánto tiempo debería llevar completar una tarea?
Si su equipo está trabajando en conjunto basado en un marco de scrum o kanban, entonces la estructura en su lugar debería ayudar a prevenir estos cuellos de botella. Pero no todas las tareas se crean igual. Algunas pueden llevar más tiempo que otras y así es como el potenciador de la Alineación Jira puede aportar claridad visual a todos los miembros de tu equipo.
Una rápida introducción a Scrum y Kanban
Antes de entrar, refresquemos rápidamente estos dos marcos más utilizados por los equipos para hacer el trabajo. Scrum y Kanban son dos marcos que se derivan de la metodología ágil. Como explicó Atlassian:
«Agile» es un enfoque estructurado e iterativo de la gestión de proyectos y el desarrollo de productos. Reconoce la volatilidad del desarrollo de productos y proporciona una metodología para que los equipos auto-organizados respondan al cambio sin desviarse del camino».
Kanban se trata de visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia. Es un proceso para la mejora constante del flujo y la calidad del trabajo. El Kanban organiza el trabajo típicamente en 3 columnas (Por Hacer, En Progreso, y Hecho), y la cantidad de trabajo permitido «En Progreso» se limita a sólo unos pocos artículos. Si se alcanza el número máximo de ítems en progreso, no se puede iniciar un nuevo ítem de trabajo hasta que se complete otro. Esto asegura que el trabajo se complete y no esté perpetuamente en progreso.
Scrum lleva ese marco un gran paso adelante, agregando niveles adicionales de estructura y complejidad que a menudo es un poco demasiado para los equipos que no son de software. Es la práctica de trabajar en intervalos fijos, también conocidos como «sprints», con el objetivo de reunir rápidamente información & retroalimentación e implementarla en el trabajo. Un gran componente de Scrum es señalar cada elemento de trabajo para indicar el nivel de esfuerzo, el tiempo que tomará y la complejidad de la tarea.
Los dos marcos tienen sus diferencias, pero las piezas de ambos pueden ser usadas en tándem para ayudarte a ti y a tu equipo a trabajar juntos de una forma totalmente nueva.
Una combinación que vale la pena celebrar
Una nueva forma de trabajar para su equipo mantiene las columnas de Kanban y añade el sistema de apunte de Scrum.
No todos los trabajos en curso son iguales: un blog no es el mismo nivel de esfuerzo que un libro blanco. Puede ser difícil entender cuánto trabajo está realmente en progreso o cuánto tiempo puede tomar ese trabajo para completarse. Esto es importante cuando ese trabajo involucra a otros equipos. Añadiendo puntos a cada elemento de trabajo, puedes comunicar fácilmente la cantidad real de trabajo en progreso.
¿Pero cómo puedes visualizar toda esta información y datos dentro de una tarjeta de Trello? Por suerte, hay un Power-Up para eso!
Presentando: El encendido de la Alineación Jira
Con el fin de ayudarles a alcanzar la máxima eficiencia, estamos encantados de traerles el nuevo Jira Align Power-Up para Trello, ¡construido por Atlassian!
Ahora puede continuar usando Trello para su flujo de trabajo Kanban, mientras agrega nuevos datos a cada una de sus tarjetas para comunicar mejor (y visualizar) el flujo de trabajo a través de su equipo.
Es fácil de configurar, sólo tienes que activar el Power-Up para tu tablero y automáticamente se añadirá una nueva sección a cada una de tus cartas. El Jira Align Power-Up te permite añadir tipos de elementos de trabajo, puntos y propietarios a cada una de tus cartas de Trello.
¿Qué es este Jira Align del que hablas?
A medida que las empresas buscan escalar sus prácticas ágiles, es importante seguir algunas pautas que permitan que el trabajo se escale realmente. Jira Align es otro producto de Atlassian que ayuda a las empresas a conectar la estrategia del negocio con la ejecución del trabajo. Esta solución proporciona una mayor visibilidad del trabajo en toda la organización, asegura una mayor alineación de los equipos y permite a las empresas adaptarse más rápidamente a los cambios de los clientes, la competencia y el mercado.
Creamos este Power-Up porque permite a los clientes de Jira Align añadir rápidamente equipos que usan Trello en sus instancias de Jira Align.
Esta adición de datos a nivel de equipo en Trello resuelve un punto ciego de visibilidad para los líderes de programas y carteras. Para poder traer los datos y mapearlos exitosamente, necesita adherirse a algunos requerimientos de estructura de datos que Jira Align usa para mapear el trabajo apropiadamente.
Sin embargo, al crear el Power-Up para nuestros clientes de Jira Align, también nos dimos cuenta de lo valioso que podría ser para la comunidad de Trello como un Power-Up independiente.
Ahora puedes adoptar prácticas de Kanban más estructuradas, o incluso pasar completamente a Scrum, todo en Trello.
Queremos que lo pruebes, por lo que le pondremos la etiqueta «Bonus» , lo que significa que este aumento no contará para tu límite de aumento.
Tampoco es necesario ser un usuario de Jira Align para obtener valor de este Power-Up para sus equipos.
Añade una estructura de una parte y una pizca de datos a tu trabajo en curso
Adoptando algunas prácticas de Scrum, y dando a cada carta una cantidad de puntos, puedes dar más visibilidad y asignar peso al trabajo que está realmente en progreso. Los equipos de Scrum usarán una secuencia bastante simple basada en Fibonacci de 1, 2, 3, 5, etc. puntos para determinar el tamaño de un elemento de trabajo. Hay varias formas en que los equipos estiman lo que es un 1 contra un 5.
Una forma es pensar en ello como 1 punto = 1 día de esfuerzo dado una carga regular de reuniones.
Por ejemplo, escribir un blog podría ser 1 punto de esfuerzo, pero escribir un libro blanco podría ser 5 puntos de esfuerzo. Ahora, puedes comunicarte visualmente con los puntos, lo grande que es realmente cada elemento de trabajo.
Para aquellos equipos que son equipos de software que trabajan en Trello, también puedes asignar un tipo de elemento de trabajo (historia, característica o defecto), así como un propietario de elemento de trabajo.
El titular distingue claramente quién está impulsando activamente la obra hacia la conclusión, algo que no siempre está claro si una tarjeta tiene varios miembros asignados. Estos informes registran los puntos de las tarjetas y cómo fluyen por el tablero.
Ahora que cada una de sus tarjetas tiene puntos, hay algunos beneficios adicionales que puede obtener de ellas en forma de dos nuevos informes directamente dentro de Trello.
Diagrama de flujo acumulativo
El diagrama de flujo acumulativo informa sobre la cantidad de trabajo total, el trabajo en curso y el trabajo completado cada día. Para que el flujo de trabajo a través de una junta de Kanban sea adecuado, estas cifras deben aumentar a un ritmo constante en el informe. Esto significa que su equipo está comenzando un nuevo trabajo al mismo ritmo que usted está completando el trabajo en progreso.
Este informe puede ayudarte visualmente a identificar los momentos en los que esta tasa de flujo es inconsistente. Una afluencia repentina de trabajo, por ejemplo, puede descarrilar las fechas de vencimiento esperadas. Al saber cuándo ocurrió esto, puedes volver a identificar lo que pasó, y corregirlo en el futuro.
Gráfico de quemaduras
La tabla de quemado (que se muestra a continuación) se ajusta más a la metodología Scrum y muestra la cantidad total de trabajo en curso frente a la cantidad de trabajo completado.
Dado que Scrum identifica todo el trabajo a completar en una iteración específica (como un sprint), este informe le mostrará si su equipo está en camino de completar el trabajo a tiempo. También muestra una pauta estándar, cuando se compara con su línea completada, muestra visualmente cuán lejos de la pista está su equipo.
Scrum y Kanban-alineados y en acción
Como se ha dicho anteriormente y utilizando un equipo de marketing como ejemplo, escribir un blog puede no llevar tanto tiempo ni ser tan intrincado como escribir un libro blanco de 10 páginas.
Pero, en el kanban, cada tarea existiría individualmente en una sola tarjeta y contaría para el límite de su trabajo en curso, aunque una es un trabajo en curso más pequeño mientras que la otra es un trabajo en curso realmente grande.
En otras palabras, no eres capaz de comunicar el verdadero tamaño del esfuerzo, por el trabajo en curso, en esa tabla kanban.
Esto es particularmente importante cuando otros equipos están esperando esos artículos (equipos de diseño, redactores, generación de demanda y equipos de la web, por nombrar algunos). Se preguntan, «¿Ese trabajo va a llevar una semana? ¿5 semanas? ¿10 semanas?»
Nadie quiere ser un cuello de botella, ¿verdad?
Así que, con sólo mirar a la pizarra, ¿cómo se puede comunicar a las partes interesadas no sólo cuánto trabajo está en marcha, sino cuán grandes son esos elementos de trabajo?
Ahí es donde la asignación de valores de puntos puede ser útil.
Mira la columna «En progreso» y podrás ver rápidamente la diferencia de nivel de esfuerzo entre el artículo que es un blog (1 punto) y el libro blanco (5 puntos). Los gerentes que observan el trabajo en curso pueden ver fácilmente no sólo cuántos artículos están en progreso, sino también cuán grandes son esos artículos.
Este contexto de un vistazo permite a cualquiera comprender el nivel de esfuerzo de las tareas y las expectativas sobre el tiempo que debería llevar completarlas.
Mejor visibilidad para todos los equipos
Este sistema de puntos puede ser adoptado por cualquier equipo que trabaje en Trello. Aquí hay algunos ejemplos para empezar:
- IT o Atención al Cliente: Si cada tarjeta es una solicitud de ticket de soporte, asigne puntos en base al tiempo que tardará en resolverse cada ticket.
- Ventas: Con una tarjeta que equivale a una oportunidad, asignar puntos en función del nivel de esfuerzo para cerrar la cuenta, puede dar una mejor idea de cómo fluye su tubería. Vea quién está trabajando activamente en cinco cuentas de 1 punto vs. una cuenta de 5 puntos.
- Finanzas: ¿Planificación y presentación de informes trimestrales? Puedes crear las tarjetas por adelantado que sabes que deben ser completadas para el momento en que el nuevo trimestre comienza y controlar si tu equipo está en la fecha prevista.
- Documentación o redacción de contenidos: Al igual que el marketing, a cada contenido o documentación se le asigna un punto para comunicar el nivel de esfuerzo. ¿Una simple actualización de la documentación? Un punto. ¿Una nueva documentación para el lanzamiento de un producto? 5 puntos.
Tu forma de trabajar
Siempre es importante volver al corazón de lo que el movimiento ágil pretendía hacer, y que era centrarse en la mejora constante y ofrecer un mejor valor a los clientes, más rápido.
No significa que tengas que seguir una forma específica de trabajar, para conseguirlo. Desde marcos complejos hasta puntos simples en una tarjeta, debes adoptar lo que funciona para tu equipo y conseguir un excelente trabajo completado. Esperamos que el Jira Align Power-Up te dé otra forma de trabajar para explorar a medida que tu equipo adopta mejores prácticas ágiles.
