Manteniendo el foco en la comunidad con Trello + Zapier Automations

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A un tiro de piedra de la Campana de la Libertad en la sección de la Ciudad Vieja de Filadelfia se encuentra una modesta puerta que se abre en el expansivo, mural adornado, de dos pisos de centro de la creatividad que es el espacio de trabajo Indy Hall. Su decoración cuenta con una máquina expendedora en el Farmer´s Market, un portabicicletas interior de tamaño completo y docenas de linternas de papel que cuelgan de sus altos techos. Las salas de conferencias con paredes de vidrio están pintadas con intrincados diseños, y en el segundo piso hay una fila entera de casilleros de la escuela secundaria.

Los escritorios de planta abierta forman el espacio entre todos los murales que provocan el pensamiento y los árboles de libros giratorios. Todas las interesantes exhibiciones de arte y de la comunidad fueron puestas allí por los propios miembros, en el verdadero espíritu de colaboración.

A pesar de la presencia de varios tipos de trabajadores en innumerables industrias, existe la sensación de que todos allí están trabajando juntos hacia algo más grande que el propio espacio. En el centro de todo esto está Alex Hillman, un tipo amigable que habla como si hubiera tenido un entrenamiento en medios de comunicación y no puede ir a ninguna parte de Filadelfia sin ser detenido por gente que conoce. Él es la fuerza impulsora detrás de Indy Hall, pero se apresura a decirles que su papel en esta comunidad es ayudar a la gente a ayudarse unos a otros.

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Crédito de la foto CJ Dawson

«Empecé en Indy Hall como desarrollador de software», explica Alex, «pero hubo un periodo de tiempo en el que dejé de ser bueno en el desarrollo de software porque me estaba volviendo bueno en el desarrollo de la comunidad». En los últimos 8 años, Indy Hall se ha expandido desde un grupo ad hoc que se reunía en cualquier bar o café para pasar el día, hasta su propio complejo de 10.000 pies cuadrados de creatividad y colaboración.

El objetivo de Alex y el resto de su equipo es facilitar que personas que de otra manera no se conocerían se encuentren y comiencen a construir relaciones, incluso cuando no están trabajando en el espacio de trabajo. «Algo que muchas personas que dirigen espacios de trabajo conjunto olvidan es que en muchos casos un buen número de los miembros no están físicamente allí todo el tiempo.» De hecho, Alex anima a los miembros a estar fuera de Indy Hall tanto como sea posible, «Porque desconecta la necesidad de espacio de la necesidad de comunidad, y te da una manera de obtener valor de la comunidad sin importar si hay gente en la sala».

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Alex y su pequeño equipo necesitan concentrar el tiempo y la energía necesarios para dirigir su comunidad de más de 300 personas, por lo que han ideado un sistema inteligente para dejar que la tecnología haga lo que mejor sabe hacer: automatizar la logística. Cada vez más, el equipo de operaciones de Indy Hall depende de los tableros de Trello, y Alex está usando integraciones de Zapier para conectar a Trello con sus formularios online, el procesador de tarjetas de crédito, e incluso para conectar a Trello consigo mismo.

Cuando la gente va al sitio web de Indy Hall y rellena un formulario para programar un tour, Alex usa Zapier para «zapar» esa información directamente a una tarjeta de Trello con su nombre, en una lista titulada «Wants Tour». En el reverso de la tarjeta creada automáticamente hay información adicional sobre el miembro potencial, como su información de contacto y cómo se enteró de Indy Hall.

Y bonus , el día y la hora de su gira se añaden automáticamente como fechas de vencimiento en las tarjetas de Trello de sus futuros miembros Y esas fechas de vencimiento se sincronizan a través de iCal con los calendarios de todo el equipo.

Desde allí el equipo moverá la tarjeta a través de las listas «Inscrito para un día de visita», «Reprogramado», «Tomó un tour», «Visitó por un día», y «Envié un correo electrónico de agradecimiento». Alex dice que este sistema CRM de Trello ayuda a su equipo a estar al tanto de quién viene a ver a Indy Hall, y se asegura de hacer un seguimiento de todos los que entran por la puerta.

El mismo proceso ocurre cuando alguien rellena un formulario en el sitio web para solicitar la adhesión a Indy Hall. Se crea una tarjeta en la pizarra de «Quiere ser miembro», y el equipo la filtra a través del embudo de «Formulario rellenado», «Enlace enviado para unirse» y «Se ha unido».

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Aquí es donde se vuelve loco. Cuando una tarjeta es arrastrada a la lista de «unirse», Alex configura un «zap» de Zapier para abrir automáticamente una tarjeta para esa persona en el tablero de trello de «Nuevo miembro que se incorpora». Así que esencialmente conectó a Trello a sí mismo, y automatizó el proceso de una tarjeta que se mueve de un tablero a otro.

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Un segundo zap zap crea automáticamente una lista con todas las cosas que el equipo de Alex necesita para asegurarse de que el nuevo miembro logre, como una invitación al canal Slack, hacerse una foto, recibir un juego de llaves, y así sucesivamente. Cada miembro pasa por el mismo proceso, por lo que automatizar la misma lista de control para cargar en cada tarjeta significa que nada se cae por las grietas.

Eliminar el error humano del CRM y los procesos de incorporación no se trata sólo de que los nuevos miembros reciban toda la información clave. También es una forma intencionada de que el equipo de Indy Hall se centre en lo que es realmente importante: pasar tiempo con su comunidad.

Para decirlo claramente, «Mi equipo estaba haciendo trabajo de robot. Así que le dimos el trabajo a los robots para que mi equipo pudiera hacer el trabajo humano».

«El mejor KPI que se nos ha ocurrido es si alguien ha hecho un amigo», explica Alex. Él enfatiza la necesidad de crear un ambiente genuinamente curioso y amistoso donde todos se sientan cómodos presentándose y creando lazos a un nivel que va más allá del trabajo.

Esto es lo que distingue a Indy Hall. La comunidad lo hace planificando eventos (el 99% de los eventos que ocurren en Indy Hall son ideas y ejecución de los miembros), organizando viajes y cultivando las exhibiciones de arte en Indy Hall. Todo esto se hace más fácil si su equipo no se preocupa de olvidar de enviar a la nueva miembro Nancy una invitación de Slack.

Alex y su equipo esperan analizar los índices de retención de este año en comparación con el anterior, con la idea de que automatizar el trabajo servil en Trello y Zapier permitirá al equipo dedicar más tiempo a estudiar y mejorar la experiencia en Indy Hall. El equipo puede ahora centrarse en asegurarse de que los miembros están haciendo las conexiones humanas necesarias para fomentar la mejor comunidad posible en Indy Hall.

Un agradecimiento especial a Alex Hillman por compartir sus flujos de trabajo y por llevarme a Indy Hall. Aprende más sobre las increíbles integraciones de Trello y Zapier de Alex y mira su video instructivo aquí.

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