Matriz de Eisenhower: prioriza tareas y toma decisiones

Matriz de Eisenhower: prioriza tareas y toma decisiones

¿Ha oído hablar de la matriz de Eisenhower? Quizás sea una buena solución para ti.

Siempre tienes mucho que hacer. Además de todos sus proyectos actuales, parece que también tiene otras 50 pequeñas cosas que necesitan su atención.

¡Hay un montón de correos electrónicos sin respuesta, un colega de otro grupo de proyecto que necesita desesperadamente tu ayuda con algo y llega muy tarde! Sin mencionar que un montón de ropa sucia te espera en casa.

Con todas estas prioridades zumbando en su cerebro al mismo tiempo, es difícil manejar cualquiera de ellas. La ansiedad de no saber por dónde empezar te está dejando en un estado de duda paralizante. Te sientes estancado y presionado.

Pero no solo tenemos malas noticias. Las soluciones para priorizar tareas y tomar decisiones no son nada nuevo. De hecho, una de las grandes herramientas prácticas para la toma de decisiones surgió hace medio siglo, por el maestro tradicional de la productividad y un tipo muy ocupado: Dwight Eisenhower, el 34º presidente estadounidense.

La matriz de Eisenhower

Hue de Eisenhower es una manera fácil de definir cómo priorizar tus tareas para que las más importantes no queden fuera de las que aparecen de repente o son urgentes.

La idea es que todas tus tareas se puedan dividir en 4 cuadrantes, con dos ejes: uno de importancia y otro de urgencia. A estos 4 cuadrantes se les asigna un valor de 1 a 4 en función de su prioridad.

«Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante». – Dwight Eisenhower, 34 ° presidente estadounidense

Al utilizar la Matriz de Eisenhower, a las tareas que son tanto «Importantes» como «Urgentes» se les asigna un nivel de prioridad de 1 y deben ser su enfoque . En el otro lado de la escala, las tareas que se consideran «No importantes» y «No urgentes» deben omitirse. En el medio hay tareas que pueden programarse más tarde o incluso delegarse a otros.

¿Por qué es tan difícil tomar decisiones?

Las investigaciones muestran que la toma de decisiones está indisolublemente ligada a la emoción. La parte de su cerebro relacionada con la racionalidad y la toma de decisiones, la corteza orbital-frontal y la parte de su cerebro asociada con las emociones, la amígdala, trabajan principalmente juntas cuando procesa pensamientos complejos.

Esto significa que la toma de decisiones está relacionada con su estado de ánimo. De hecho, la ansiedad y la depresión generalmente se definen como sentimientos de inmovilidad, de estancamiento e incapacidad para tomar decisiones.

Es por eso que usar una herramienta gráfica como la Matriz de Eisenhower ayuda a ordenar tus tareas o las decisiones que tienes que tomar, es una forma fácil de reducir tu carga emocional.

Hazlo visible

La matriz Eisenhower se puede transportar a un tablero Trello con sus tareas. Haga una lista para cada cuadrante y también una lista de «entrada», donde puede reproducir todo lo que necesita hacer y ordenar cuando esté listo. Se verá algo como esto:

Plantilla de marco aquí

Con solo mirar la pintura con la matriz de Eisenhower, obtendrá alivio cuando se dé cuenta de que las cosas están equilibradas. ¿Tiene muchas tarjetas en la lista «No importante / No urgente»? Empiece a trabajar en algunos de ellos para que esta lista parezca más manejable.

Simplemente ponga lo que realmente es urgente en la lista «Importante / Urgente». Se trata de tareas que no se pueden postergar y a las que debes prestar toda tu atención personal. Las tareas que son «urgentes» pero no necesariamente «importantes» suelen ser tareas que se pueden delegar en otra persona cuando sea necesario.

Recuerde que establecer prioridades de tareas puede tener un significado diferente según cada persona. Para usted, reservar ese vuelo para la conferencia puede ser urgente porque si no lo hace pronto, los precios de las tarifas aéreas afectarán su presupuesto. Para otros, tal vez pueda delegarse en un asistente.

Si trabaja en estrecha colaboración con otra persona, como un asistente e incluso un esposo o esposa (podría ser el trabajo o las tareas del hogar), inclúyalo en la pizarra para que pueda pasarle algunas tareas.

Si desea quedarse con la pintura solo para usted, puede usar la función de copiar una tarjeta y pasar a otra pintura en la que esté colaborando con otros.

Entradas automáticas

Parte de la ansiedad por tener varias tareas es el hecho de que no puedo verlas todas en el mismo lugar. Si está en su correo electrónico y ve algo que necesita responder, pero no tiene tiempo ahora, use la función Crear tarjeta por correo electrónico para que el Trello Board lo envíe automáticamente a la lista de participantes. Después de armar algunas de esas tarjetas, sabe que es hora de hacer un triaje para las categorías de la Matriz de Eisenhower.

También puede utilizar la herramienta de automatización Zapier para crear tarjetas en su lista de entrada. Conecte otras aplicaciones que usa a Trello y cuando ocurran eventos específicos, esto activará un Zap y enviará una tarjeta a su lista de Trello.

Por ejemplo, cree automáticamente una tarjeta Trello cada vez que se cree una nueva fila en una hoja de cálculo de Google. O si tiene prisa y está tomando notas con Evernote, configúrelo en Zap y envíelo a su tablero de Trello y luego vea cómo poner en práctica todo lo que ha escrito.

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Y no olvide que simplemente puede agregar tarjetas de otros tableros Trello a su tablero Eisenhower Matrix usando la función de copia para sus listas de existencias.

Supere el miedo a tomar decisiones

Eisenhower Matrix es una herramienta visual que se puede utilizar con las aplicaciones de productividad que ya utiliza, como Trello, para mantener todo organizado. Es una manera fácil de dirigir tareas en 4 niveles de prioridad, uno de los cuales descarta inmediatamente (No es importante / No es urgente). Entonces, de hecho, solo hay 3 categorías de tareas que merecen su atención.

En resumen, realmente tienes muchas cosas que hacer. No hagas que el proceso de establecer prioridades sea aún más algo que tienes que hacer. ¡Gracias Eisenhower!

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