Maximice el tiempo de su equipo: formas de evitar el agotamiento de la reunión
Hay una cruel ironía en los encuentros recurrentes: a menudo son simultáneamente el vehículo por el que nace la siguiente gran idea, así como el agujero negro de la productividad donde el trabajo va a dormir la siesta. Encontrar el equilibrio entre una discusión enriquecida y la falta de pérdida de tiempo es difícil, pero hay tres pasos fáciles que los gerentes y los jefes de equipo deben tener siempre en cuenta:
Ser adaptable y estar lleno de sustancia
Desarrollar un proceso para las reuniones no se trata de una adhesión rígida a una filosofía que leíste en alguna parte de un experto en productividad que vende su último libro. Se trata de entender las necesidades de su equipo, e invitarlos a la conversación de la mejor manera de abordarlas. Y a veces eso significa estar dispuesto a cambiar.
Por ejemplo, a veces no es la frecuencia de las reuniones, sino más bien la naturaleza de las reuniones mismas. No pierdas el tiempo sacando tus «cosas por hacer» de una lista de control. Proporcione un espacio centralizado en el que los miembros del equipo puedan compartir listas de lo que están trabajando fuera de las reuniones, y otros miembros del equipo puedan consultar esas listas cuando lo necesiten.
Guarde el tiempo de reunión cara a cara (o de pantalla a pantalla) para una discusión de más alto nivel en torno a la estrategia y la colaboración. Si las reuniones son siempre sustantivas, nunca se sentirá que estás teniendo demasiadas.
Sigue, no guíes
Antes de cada reunión, pide a los miembros del equipo que anoten un tema de conversación que deseen discutir. De esa manera quien sea que esté dirigiendo la reunión tiene una agenda dinámica informada completamente por el equipo. Hacer una lista de Trello con tarjetas para cada tema es una buena manera de establecer esto.
Durante la reunión, repasa cada tarjeta, y luego archiva mientras pasas al siguiente punto. Arrastra las tarjetas arriba y abajo de la lista para reordenarlas. Esta es una estrategia efectiva que carece de rigidez pero que aún así proporciona estructura a las reuniones.
Si las reuniones son siempre sustanciales, nunca se sentirá que estás teniendo demasiadas.
El proceso de pedir a la gente que cree sus propias agendas da a la reunión un flujo ágil, a diferencia de una conferencia de arriba hacia abajo. Las reuniones deben ser sobre colaboración y discusión. Animar a los miembros del equipo a crear puntos de discusión los convierte en un participante activo en la agenda, no en un asistente pasivo. En resumen, están actuando como un equipo.
Gestionar la responsabilidad
Haz objetivos regulares dependiendo de qué plazo tiene sentido para tu equipo, ya sea mensual, trimestral o de otro tipo. Antes de la reunión para discutir la hoja de ruta, cada miembro del equipo debe hacer su propia lista de control titulada «Objetivos de [NOMBRE DE LA PERSONA] [PLAZO]». Estas listas de control pueden ser fácilmente referenciadas en todo momento, y a medida que las tareas se realizan, se van marcando.
Al final del tiempo asignado, en lugar de reiterar lo que todo el mundo puede ver que se ha marcado y cumplido, ahora puedes pasar más tiempo discutiendo lo que has aprendido, dónde tienes que mejorar, y planear con antelación lo que sigue. Este método ayuda a los gerentes a mantener a su equipo responsable sin necesidad de microgestionar cada tarea.
En el nuevo lugar de trabajo con menos jerarquía y estructura, la optimización de las reuniones puede hacer que dejen de ser una molestia para convertirse en algo en lo que todo el equipo espera participar. Asegurarse de que todo el mundo se involucre, diga lo que piensa, y tener alguna apariencia de estructura asegurará que se está ganando tiempo en lugar de perderlo haciendo lo mismo de siempre.
