Mejores prácticas para la creación de juntas de Trello eficaces

best_practices_feature

Una tabla de Trello en blanco puede hacer que te detengas en seco. En cierto modo es un lienzo fresco, listo para tus ideas. Pero por otro lado se siente como si hubiera tanto para organizar. ¿Por dónde empezar?

Estas son las convenciones que hacen que una junta sea verdaderamente exitosa: una que sea fácil de entender, que mantenga a su equipo en la misma página, y que asegure que las tareas nunca caigan en las grietas.

Empieza… con estilo

Conoces los entresijos de Trello. Has aprendido los atajos de teclado y has mirado las tablas de inspiración. Tienes a tu equipo a bordo (ja) y estás listo para colaborar en tu próximo gran proyecto usando Trello.

Tú tienes esto. Haces una nueva tabla.
Screen_Shot_2015-11-15_at_22.26.04

Ok. Está en blanco. ¿Y ahora qué?

Tal vez deberías ver si has recibido nuevos correos electrónicos… no, concéntrate. Añade un fondo fresco. Todo el mundo se siente más productivo cuando mira un fondo guay.

Screen_Shot_2015-11-15_at_22.25.14

¡Ya se ve mejor! Ahora, ¿qué deberías poner en esta pizarra?

Empieza con las listas y muévete de izquierda a derecha

Cada tarjeta de un tablero de trello tiene que estar en una lista, así que antes de hacer cualquier tarjeta, piensa en el flujo de trabajo de tu tablero. Si un tablero está almacenando información, como nuestro manual del empleado, usa listas para organizar tus tarjetas por temas.

Alternativamente, podrías estar siguiendo un proceso, como una tubería de CRM – en ese caso, usa listas para mostrar claramente las diferentes etapas en las que pueden estar tus tarjetas.

Screen_Shot_2015-11-15_at_22.39.01

Sin un flujo de trabajo claro, es difícil saber dónde debería estar una tarjeta. ¿Este artículo que estoy escribiendo va en «Ideas» o «Actualmente Investigando»?

Una forma de dejar claro el flujo de trabajo es intentar mover siempre las cartas de izquierda a derecha, aunque te saltes algunas listas por el camino. Mover una tarjeta a la izquierda debería representar un paso atrás, tal vez decidiste no hacerlo todavía, o necesitas investigar más. De esa manera, tu tablero se convierte en una línea de tiempo, y puedes ver fácilmente lo que está sucediendo cuando.

Hacer obvio cómo usar la tabla

El trabajo en equipo sólo es efectivo si todos están en la misma página. Quien esté a cargo de un proyecto puede ver una pizarra todos los días, pero la gente de otros equipos sólo se registra ocasionalmente. Imagina que estás viendo tu pizarra por primera vez. ¿Qué tan rápido puedes averiguar lo que está pasando?

Después del título, la tarjeta superior izquierda es la primera que vas a ver. Usa esa carta para explicar lo que pasa con el tablero a cualquiera que no lo use regularmente. Puedes encontrar un buen ejemplo de esto en el tablero de la compañía.

how_board_works

Aquí hay otra pregunta para hacerse: ¿en qué parte de la pizarra voy si tengo preguntas?

Deje un lugar claro para las tareas entrantes, ya sean preguntas de otros equipos o tareas que aún no han sido asignadas. Una lista de «tareas entrantes» le da a tu equipo una forma de vigilar lo que se avecina, deja claro qué cartas no han sido abordadas todavía, y también proporciona un lugar para que tu jefe haga preguntas, sin tener que salir de Trello.

Screen_Shot_2015-11-15_at_22.56.26

Por supuesto, la prevención es la mejor medicina, así que usa títulos de listas claras para hacer una pizarra tan obvia que cualquiera pueda entender cómo funciona a primera vista.

Saber quién es responsable de la Junta

El mejor flujo de trabajo del mundo seguirá fallando si nadie lo vigila. Asigna a alguien para que se encargue de una junta, o apaga el deber de semana en semana. Esta persona puede hacer un seguimiento de las tarjetas que no se han movido en un tiempo, y asegurarse de que las nuevas tarjetas están en el lugar correcto.

También puedes darle este trabajo a Trello-giro en el envejecimiento de las cartas, y cualquier carta que no haya sido editada o movida en la última semana comenzará a desvanecerse. De esta manera, puedes dar responsabilidad a tu equipo como un todo – si alguien nota una nueva tarjeta, o una descolorida, deben tomar la propiedad y seguir con esa tarea.

Screen_Shot_2015-11-23_at_15.38.01

Envejecimiento de las tarjetas en Trello:Las tarjetas de «papel arrugado» color canela indican que no han sido editadas recientemente.

A medida que tu equipo comience con una nueva tabla de Trello, asegúrate de que alguien (o algún grupo de personas) esté vigilando la tabla en su conjunto.

No dejes que las tareas muertas se queden sentadas

No dejes que tu tabla se convierta en un cementerio de cartas muertas. Mantén las cosas frescas limpiando tu lista de ´Hecho´ cada semana o así. A algunos equipos les gusta mover la lista a otro tablero, para poder revisar todo lo que se ha logrado cada semana. Otros equipos archivan las cartas.

jK9Q03jjJT

Cada carta de tu tablero representa algo de lo que quieres ser consciente. Declare sus tableros, para que pueda ver fácilmente lo que importa y lo que no. Ya sea que se archiven o se muevan, esas cartas seguirán siendo buscables si necesitas buscar algo de nuevo.

Screen_Shot_2015-11-23_at_15.07.01

Adapte su tabla como cambio de procesos

No es necesario que una tabla sea perfecta en el primer intento, de hecho, es una buena idea crear un marco básico, y luego ajustarlo en base a lo que es mejor para tu equipo. Si el flujo de trabajo no se mantiene, averigua por qué. Tal vez no haya lugar en el tablero para las tareas bloqueadas, o _quizás_ necesites dejar tu sucio hábito de volver al correo electrónico por defecto.

En particular, no tengas miedo de alejarte o acercarte a una tarea. Tal vez ese tablero de tres columnas pueda convertirse en una tarjeta con una lista de control. O, si una carta se está volviendo difícil de manejar, tal vez sea hora de que esa carta se convierta en su propio tablero.

Screen_Shot_2015-11-15_at_23.12.15

A veces una lista de verificación se hace tan grande que en realidad necesita convertirse en una tabla:

Screen_Shot_2015-11-15_at_23.21.27

Tus proyectos siguen cambiando, así que ¿qué hay de malo en que tus tablas cambien para coincidir con esas prioridades?

Al final, la gran parte (y a veces intimidante) de Trello es que puedes personalizarlo para que se ajuste a cualquier flujo de trabajo. Sin embargo, no estás completamente solo, la página de inspiración está llena de ejemplos que han funcionado para otros. Incluso si no hay un tablero que se ajuste a tu situación exacta, puedes ser creativo.

¿Tu búsqueda del perfecto catering de boda se parece mucho a una búsqueda de trabajo? Tal vez los hallazgos de los comensales se organizan de manera similar a su lista de cosas divertidas y locales que le gustaría hacer. Y tomar los pedidos de un cliente para un diseño sigue una línea similar a la reparación de bicicletas.

Averigua qué es lo que funciona para tu equipo. Sabrás que lo has clavado cuando no te imagines yendo a ningún otro sitio que no sea tu tablero de información.

Comparte esto:

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Lo más reciente en TodoTrello: