¿Eres también el tipo de persona que piensa en millones de cosas al mismo tiempo y cuando pasas a mirar el reloj ya es el final del día y no pudiste lograr ni la mitad de las cosas que se te pasaron por la cabeza? Quizás tengamos algo en común y esta publicación te ayude.

Ser productivo no significa hacer más, sino hacer un mejor uso de su tiempo, comprometiéndose con lo que está haciendo. Tiene que ver con la mente llena , estar presente y sin preocupaciones. Hoy en día, la mayoría de las personas no sufren por el exceso y volumen de cosas por hacer, sino por el proceso con el que albergan tales exigencias en su vida. Esto hace que se olviden de realizar tareas, tengan la cabeza llena y, por mucho que logren ganar algo de control, no ven perspectiva en sus acciones.

Si se encuentra en esta situación, quizás el método GTD sea una solución. Para aquellos que no están familiarizados, GTD (Getting Things Done) es una metodología de productividad creada por David Allen, un amable caballero estadounidense que comenzó a trabajar con la productividad hace más de 30 años. Con el tiempo, uniendo diversas técnicas de aprendizaje y productividad a lo largo de su vida, publicó un libro que sustentaba la metodología: “Getting Things Done” o “El arte de hacer que las cosas sucedan”, en portugués.

El GTD se basa en cinco pasos para hacer que las cosas sucedan:

1. Captura:  saca de tu cabeza todas las ideas y recuerdos de cosas que hacer y muévete a un lugar más confiable.
2. Aclarar:  Este es el momento en el que te dedicas con enfoque y atención a analizar cada una de las cosas que has capturado y decidir qué demanda acción o no.
3. Organizar:  Es importante tener sus listas organizadas para que pueda acceder a ellas en el momento y lugar adecuados.
4. Reflexiona:  Este es el momento de revisar todo nuestro sistema para no perder de vista, actualizar información y ganar perspectiva.
5. Involucrar:  es actuar con significado. Saber que está haciendo, en ese momento, lo más importante que debería hacer, en lugar de preocuparse o distraerse por otro asunto. Es la tranquilidad de saber que lo que no está haciendo está bajo control.

El GTD se basa en un concepto llamado mente como el agua , en portugués. Es una analogía sacada de las artes marciales (busca el término en Google y encontrarás decenas de imágenes de Bruce Lee) que está a la altura de la tranquilidad de tenerlo todo bajo control. Pero ojo: tener todo bajo control no significa que tu vida sea aburrida y predecible, sino que sepas organizar y componer de nuevo, si todo se desvía con situaciones impredecibles (que, sabemos, suceden todo el tiempo). No hay día como el otro.

Dar los primeros pasos

No hay mejor fuente para aprender GTD que el libro de David Allen, «El arte de hacerlo realidad». Sin embargo, lo que pasa es que el libro tiene mucha información y puede ser demasiado para quienes recién comienzan. El propio David Allen dijo que cuando escribió el libro, quería poner todo sobre GTD en él, lo que pudo haber causado este exceso. Por tanto, merece la pena leer y releer, pero sobre todo empezar poco a poco, porque hay mucho por implementar.

Normalmente digo que GTD tiene el nivel de complejidad que deseas, desde organizar tu día a día, tus tareas, tus correos electrónicos y tus compromisos, hasta tus metas y valores. Pero, para eso, hay que empezar poco a poco. Yo mismo, que he leído y releído el libro unas 200 veces, siempre me encuentro leyendo algo nuevo que no había notado antes. Esto es después de casi nueve (!) Años. Es una rica fuente de información.

Para aprender a utilizar GTD tienes que probarlo, practicarlo y acostumbrarte. GTD es una habilidad como tocar el violín: necesitas disciplina y dedicación al principio hasta que se convierte en algo que fluye y hace de tu vida una hermosa melodía.

¿Cómo saber qué hacer a diario?

David sugiere que siempre que esté listo para ejecutar, cada persona debe analizar primero el contexto en el que está inserto, luego el tiempo disponible y, finalmente, su energía y nivel de atención.

Por ejemplo: si tengo 15 minutos antes de ingresar a una reunión, analizaré en qué contexto estoy (por ejemplo, en la computadora), el tiempo disponible (15 minutos) y mi nivel de energía (débil, ya que estoy deseando que llegue la reunión) . Esto dirige mi ejecución. No intentaré realizar acciones que demoren más de 15 minutos, porque de lo contrario tendré que detenerme a mitad de camino para ir a la reunión. Tampoco voy a intentar trabajar en algo que requiera concentración si me siento muy mal emocionalmente.

Hay 3 tipos de actividades en nuestro día a día

Es importante saber que cada persona (y todas ellas) tiene tres tipos de actividades en su vida diaria:

1. Actividades no planificadas : se refieren a las exigencias del día, imprevistos o urgencias, pero también puede ser ese deseo que tenemos de parar todo y lanzarnos a un proyecto o tocar la guitarra.
2. Actividades predefinidas : estas son las cosas que ya tienes en tu agenda, en tus listas de acciones, proyectos, etc. Cuanto más potente sea su sistema, mayores serán sus posibilidades de negociar prioridades con el jefe, por ejemplo, o de tener control sobre dónde está invirtiendo su tiempo. Un sistema confiable que tiene todo lo que necesita saber también le brinda mucha tranquilidad, porque no tiene la sensación de estar olvidando algo.
3. Actividades por definir: que es básicamente el tiempo que dedica a procesar, organizar sus listas y recopilar nueva información. No hay milagro. Para ser productivo, debe invertir algo de tiempo durante el día para hacer estas cosas.

La forma en que distribuirá estas actividades a lo largo de su jornada laboral es muy personal y varía según el trabajo, el rol e incluso la personalidad. Un gerente, por ejemplo, dedicará más tiempo a definir su trabajo que un analista junior, que satisface más demandas del día. Son particularidades que hay que tener en cuenta para comprender incluso cómo se puede utilizar el tiempo de cada día .

Una herramienta como Trello puede ayudarlo a mantener todas estas actividades centradas en un solo lugar y accesibles dondequiera que esté. La siguiente tabla muestra los principios GTD aplicados a Trello.

Copie este gráfico y comience a utilizar la metodología GTD en su vida diaria.
(Nota: esta imagen no fue creada por Thais Godinho, autor de este artículo).

La peor práctica posible con respecto a nuestra productividad es organizarnos y tener la sensación de que “¡Espero que todo esté bien!”. ¡Esto da mucha inseguridad! ¿Cómo podemos concentrarnos y trabajar en ideas si nuestras mentes están llenas de preocupaciones? No es posible.

Por tanto, el estado de ánimo como el agua que estoy buscando es precisamente el de saber que mi inventario de existencias está completo y actualizado, y que todos mis horizontes de enfoque están integrados. Puedo trabajar en mis mejores ideas, prestar atención a mi intuición y tomar decisiones con la mente relajada. ¿Quién no quiere eso? Este es el GTD.