Micro productividad: un pequeño hábito para un gran éxito!

Tómalo con calma. No puedes mover una montaña de una vez. Tienes que tomarte tu tiempo, ir piedra por piedra.

¿Significa eso algo para ti? Sí: dividir un proyecto en varios más pequeños es el consejo que siempre das para planificar mejor tu trabajo antes de abordar una tarea importante.

Es un principio que en Trello nos gusta llamar «micro productividad». ¿Nos hemos inventado esa palabra? Así es. Veamos cómo podemos planear y organizar mejor nuestro trabajo con micro productividad.

Cómo trabajar mejor con la micro productividad

Creemos que este término representa perfectamente la esencia de esta probada sabiduría que nos permite organizar mejor nuestro trabajo. Es mucho más fácil (por no decir mucho menos doloroso) terminar un maratón concentrándose en cada una de sus zancadas al acercarse a la línea de meta, en lugar de imaginar espantosamente todas las millas que le quedan por correr.

«Recortar tareas nos ayuda a percibir que los objetivos importantes son más asequibles y alcanzables, y reduce nuestra propensión a aplazar las cosas porque simplemente no sabemos por dónde empezar», dice Melissa Gratias, oradora y coach de productividad en el lugar de trabajo.

Relevante, ¿no? Pero aquí está el problema: ¿alguna vez te has preguntado por qué funciona esta táctica de organización del trabajo? Al final del día, haces más o menos la misma cantidad de trabajo. Entonces, ¿qué hace que esta estrategia «paso a paso» sea tan efectiva?

Recortar tareas nos ayuda a percibir los objetivos importantes como más fácilmente asequibles y alcanzables, y reduce nuestra propensión a aplazar las cosas porque simplemente no sabemos por dónde empezar. .

– Melissa Gratias, doctora, profesora y entrenadora de productividad en el lugar de trabajo.

Hemos explorado en la ciencia y la psicología las razones por las que todos preferimos planificar el trabajo por etapas en lugar de abordar un proyecto en su conjunto, cabeza abajo.

1. Tu cerebro está limitado (sin ofender)

«La memoria humana es imperfecta y limitada», dice Gratias. «Todos lo sabemos. No podemos recordarlo todo. «

Aunque las limitaciones de la memoria pueden variar ligeramente de una persona a otra, estudios recientes muestran que nuestra capacidad media de memoria de trabajo (la utilizada en tareas mentales) es sólo de tres a cinco elementos. Un elemento más, y va directo al olvido.

Melissa Gratias explica: «Si confiamos en nuestra memoria, nos detenemos en cada paso del proyecto y preguntamos, ¿Qué se supone que debo hacer a continuación? «Estas interrupciones son oportunidades para distraerse, o para perder un paso en el proyecto. «

En resumen, dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas nos ayuda a identificar fácilmente el siguiente paso y a organizar el trabajo.

Hay otro punto importante a destacar aquí: este proceso no debe hacerse mentalmente (porque, en caso de que ya lo haya olvidado, su memoria no es tan confiable).

Estos pasos individuales de organización del trabajo deben estar escritos físicamente en su lista de tareas o en la lista de verificación de una tarjeta Trello, por ejemplo. Puedes referirte a ellos como una hoja de ruta para planificar tu trabajo y proyecto cuando no puedes recordar lo que sigue.

2. Trabajas mejor con objetivos específicos

Tienes un gran proyecto en la agenda. Por ejemplo: está liderando el lanzamiento de un nuevo sitio web para su empresa.

A primera vista, su objetivo parece simple: preparar el nuevo sitio web. Pero en realidad, es un objetivo bastante vago. ¿Cómo sabes si realmente está «terminado»? ¿Cuándo debería estar en funcionamiento? ¿Cómo vas a hacerlo? «Terminar el sitio web» en realidad proporciona muy poca orientación.

Es precisamente por esta razón que la especificidad es uno de los elementos centrales de la teoría de la fijación de objetivos, establecida por el psicólogo Edwin Locke a finales del decenio de 1960.

En un artículo sobre la teoría del establecimiento de objetivos, Gary Latham, autor y profesor de eficacia organizativa, cita cuatro razones principales por las que los objetivos específicos son tan útiles:

1. Los objetivos específicos nos obligan a optar por perseguirlos – y por lo tanto a excluir cualquier cosa que sea irrelevante . Esto aumenta nuestro enfoque, así como nuestra motivación para perseguir estos objetivos.

2. Del mismo modo, los objetivos específicos fomentan el esfuerzo , que es otra piedra angular de la motivación.

3. Los objetivos específicos nos animan a ser más persistentes , porque tenemos una idea clara de la situación que corresponde a la consecución de estos objetivos…

4. Al definir objetivos específicos, ponemos en práctica inmediatamente las estrategias que nos permiten alcanzarlos.

Por supuesto, muchas otras investigaciones muestran que tendemos a trabajar mejor con objetivos específicos. En un solo estudio de 162 estudiantes universitarios a los que se les pidió que hicieran una prueba computarizada de coordinación mano-ojo, los investigadores encontraron una correlación entre la especificidad de los objetivos y el nivel de rendimiento. Descubrieron que cuando se controla la dificultad de los objetivos, el establecimiento de metas personales específicas resultaba en niveles más altos de productividad.

Entonces, ¿cómo se relaciona todo esto con el concepto de micro productividad? ¿Y cómo puedes trabajar mejor, planear tus proyectos y organizar tus tareas?

Dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas permite establecer hitos mucho más específicos (por ejemplo, «escribir la copia de la página de inicio para el final de la semana») y por lo tanto te mantiene motivado y en la dirección correcta.

3. Retroalimentación regular para mantenerse en el camino

Los proyectos importantes pueden durar semanas, a veces meses, incluso años. ¿Qué puede ser más frustrante que invertir todo ese trabajo en una sola tarea, sólo para descubrir mucho más tarde que estás en el camino equivocado?

Esta es otra de las razones por las que es tan crucial dividir estas importantes tareas en varias partes: ofrece la posibilidad de recibir retroalimentación (que es otro principio fundamental de la teoría de fijación de objetivos) y así hacer ajustes, si es necesario.

Es fácil pensar que la retroalimentación puede ser desmotivadora, especialmente cuando es dura o constructiva. Sin embargo, la ciencia demuestra que cualquier tipo de retroalimentación, positiva o negativa, nos mantiene en marcha.

En un estudio de 157 participantes que jugaron un juego de entrenamiento cerebral, se encontró que :

• La retroalimentación negativa disminuyó la sensación de ser competente, pero aumentó el tiempo dedicado a la práctica del juego de entrenamiento.

• La retroalimentación negativa motivó a los participantes a mejorar su rendimiento a corto plazo.

• La reacción positiva ayudó a motivar a los participantes a largo plazo.

Esto demuestra que, quizás sorprendentemente, la retroalimentación positiva Y negativa es útil para hacer ajustes y mantener la motivación para completar la tarea y así trabajar mejor. Y esto es algo que echará de menos si está tratando de lograr un objetivo en su totalidad, de una sola vez.

«Dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas permite obtener retroalimentación, hacer correcciones a lo largo del camino y mantener la motivación para lograrlo», dice Melissa Gratias.

4. Los humanos odian esperar los resultados

«Como seres humanos, no somos muy propensos a la gratificación diferida», dice Gratias. «Nos gusta ver el progreso rápido y a menudo.»

Probablemente sabes la emoción que sientes cuando estás a punto de tachar una tarea completada de tu lista. ¿Pero qué pasa en tu cerebro cuando lo marcas o lo garabateas en tu lista? Bueno, tu cerebro libera dopamina, un neurotransmisor relacionado con los sentimientos de placer y motivación.

Como resultado, sentirás placer cuando completes una tarea y tu cerebro te animará a hacerlo de nuevo. Esto es lo que los neurocientíficos llaman «aprendizaje autodirigido» y es una de las principales razones por las que dividir los grandes proyectos en pequeñas tareas para organizar el trabajo es tan útil.

Derribar estas tareas con el tiempo abre la puerta a recompensas más frecuentes (¡y a aumentos repentinos de dopamina!), y esto te anima a seguir adelante.

«Cuando uno asume demasiadas tareas, se pierden oportunidades para las subidas de adrenalina», explica Melissa Gratias. «Dividiendo todos los elementos de una gran tarea en tareas más pequeñas, nos motivamos con nuestro propio deseo de recompensa y retroalimentación. «

Empieza a dividir tus proyectos ahora

Ahora sabes que la productividad es una cuestión individual de tiempo y de gestión de prioridades: lo que funciona bien para una persona puede tener el efecto contrario para otra.

Sin embargo, para no sentirse intimidado por los grandes proyectos que podrían crear un sentimiento de desánimo, el concepto de segmentar en objetivos más pequeños es un consejo que le permitirá organizar mejor su trabajo y trabajar para el logro de sus metas.

La micro productividad es tu nuevo leitmotiv. La ciencia muestra que planificar tu trabajo «por etapas» te ayuda a ser más eficiente y productivo. Tweet @TRELLO

«La forma en que los seres humanos piensan y trabajan tiene características universales», concluye Melissa Gratias: «Dividir una gran tarea es muy útil para las personas que se sienten abrumadas o que no avanzan en sus proyectos y tareas. «

¿Qué te queda por hacer? Toma ese importante proyecto (ya sabes, el que te está dando los ojos grandes), desglósalo en tareas independientes y ponte a trabajar. No, no vas a mover esta montaña de una sola vez. Pero al mismo tiempo, ¿qué sentido tiene romperse la espalda?

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