No luches más contra los e-mails: dales la bienvenida a Trello.

ses e-mails dans Trello

En el mejor de todos los mundos posibles, todos reciclan sus residuos y todos los que trabajan juntos en un proyecto colaboran en el mismo tablero de trello (incluyendo el trabajo que involucra a clientes externos o colegas añadidos como invitados u observadores).

Sin embargo, la realidad es bastante diferente. Ya sea por políticas internas o por la falta de voluntad de un cliente de utilizar una nueva herramienta (por muy simple que sea), la colaboración tiene que tener lugar en medios antiguos como las losas de piedra o el correo electrónico.

Por supuesto, eso no significa que tengas que renunciar a tu sacrosanta tabla de Trello para avanzar en tu proyecto.

A continuación se ofrecen algunos consejos prácticos para trabajar con clientes o colegas en Trello, incluso cuando están acostumbrados a hacer la gestión de proyectos por correo electrónico.

Reenvía los correos electrónicos a Trello

Cuando alguien hace una solicitud o tiene una idea que está enviando por correo electrónico, lo primero que hay que hacer es sacarlo de la bandeja de entrada y colocarlo en Trello para poder organizarlo y priorizarlo con el resto de su trabajo.

Trello ofrece un puñado de características, integraciones y potenciadores para hacer esto. Aquí hay algunas opciones que harán tu vida más hermosa.

Tus e-mails ordenados en tu mesa

Envoyer ses e-mails dans un tableau

Cada cuadro de Trello tiene una dirección de correo electrónico única. Esto te permite crear nuevos mapas de Trello enviando o reenviando correos electrónicos a esta dirección. Incluso puedes seleccionar la lista y la posición en la que quieres que se creen estos nuevos mapas.

Las tarjetas recién creadas utilizan la línea de asunto del correo electrónico como nombre y el cuerpo del correo electrónico como descripción. Además, los archivos adjuntos de los correos electrónicos se añaden automáticamente a la tarjeta.

Aquí está cómo configurar la función E-mail>; Trello Table:

  1. En el menú de una tabla, haga clic en «Más…» y luego en «Enviar por correo electrónico a los ajustes de la tabla»
  2. Seleccione la lista y la ubicación de los nuevos mapas a crear
  3. Copie la dirección de correo electrónico generada y pruébela enviando un correo electrónico a esta dirección

✨Astuce Pro: como la dirección de correo electrónico de cada tabla se genera al azar puede ser difícil de recordar – considere la posibilidad de crear un nuevo contacto con un nombre más fácil de recordar.

Cuando envíe correos electrónicos a una mesa a través de la dirección de correo electrónico de la mesa, ahorre tiempo añadiendo lo siguiente en el asunto del correo electrónico

  • Añadir etiquetas automáticamente escribiendo #namelabel, #colorlabel (por ejemplo «#pink»), o #numerodeletiquette en la línea de asunto
  • Añade miembros insertando @nombredeusuario en el asunto o introduciendo la dirección de correo electrónico de un miembro de Trello

¿Quieres saber más? Mira este artículo de documentación detallada.

Gmail y Outlook

Gmail jumelé

Si utilizas Gmail o Outlook, puedes aprovechar las integraciones de Trello con el complemento Trello para Gmail o Trello para Outlook. Ambos complementos te permiten crear nuevos mapas en cualquier lugar de Trello sin dejar tu bandeja de entrada.

Puede seleccionar la tabla y la lista en la que desea crear un nuevo mapa, así como cambiar el nombre y la descripción del mapa a crear. Además, con el complemento Trello para Outlook, puedes incluso añadir una fecha límite al mapa que se está creando.

Aquí hay algunos recursos prácticos para empezar:

Gmail

  • Añadir el complemento Trello para Gmail
  • Lee nuestro artículo detallado sobre cómo controlar tu bandeja de entrada de Gmail
  • Aprende más en nuestros documentos de ayuda prácticos y útiles

Outlook

  • Añade el complemento Trello para Outlook
  • Lea nuestro detallado artículo para reiniciar su bandeja de entrada.
  • Lea nuestros documentos de ayuda (siempre prácticos y útiles) para saber más

Power-Up SendBoard

SendBoard

El SendBoard de potenciación es una potenciación muy eficiente. No sólo puedes crear nuevas tarjetas a partir de los correos electrónicos, sino que también puedes responder a estos correos y gestionar toda la comunicación de Trello. Este «Power-Up» transfiere tu bandeja de entrada a Trello. De esta manera, su equipo no necesita cambiar de una aplicación a otra para trabajar.

Esto funciona de manera similar a la función de «E-mail-to-Table», pero al asociar una dirección de correo electrónico existente con una tabla (por ejemplo, commercial@entreprise.fr), se crearán nuevas tarjetas en una lista designada para cada correo electrónico entrante. Todo el poder de este Power-Up es que su equipo puede colaborar en una respuesta y luego responder a ese e-mail directamente desde el mapa de Trello con todas las posibilidades del editor de texto de Trello y la inclusión de archivos adjuntos.

El Power-Up SendBoard es un producto de pago por uso de terceros. Por favor, compruebe sus planes de precios.

Trae tus comentarios a Trello

E-mail vers ses cartes

Tal vez enviaste un e-mail a un cliente para que lo revise y tenga algunos comentarios. Es fácil enviar los comentarios de los clientes directamente a una tarjeta Trello como un comentario, porque así como cada tarjeta Trello tiene una dirección de correo electrónico única, también lo tienen las tarjetas Trello.

Cada tarjeta de Trello tiene un e-mail único !

Para acceder a la dirección de correo electrónico de una tarjeta, haga clic en una tarjeta para abrirla, luego haga clic en «Compartir» en la sección de Acciones de la tarjeta y copie la dirección de correo electrónico de la tarjeta. Los correos electrónicos enviados desde esta dirección aparecerán en la tarjeta como un comentario suyo.

Emails de actualización automática con Butler

Finalmente, ahorra tiempo y clics automatizando tus flujos de trabajo con Butler. Los equipos de Business Class y Enterprise tienen acceso a las características avanzadas de Butler, incluyendo la posibilidad de enviar correos electrónicos como acciones a través de los comandos de Botones, Reglas, Calendario y Fecha límite.

Esto significa que a medida que los proyectos avanzan, puedes actualizar automáticamente a los clientes.

Por ejemplo, se puede crear una Regla para que cada vez que se mueva una tarjeta a la lista de «En espera de comentarios del cliente» se pueda enviar un correo electrónico. Y este correo electrónico incluye tanto texto prellenado como información extraída mediante el uso de variables en Butler.

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En el caso de tal uso, envío un correo electrónico a mi cliente con la siguiente información:

  • Dirección de correo electrónico :
  • Asunto: Comentarios sobre {nombre de la tarjeta}
  • Texto del cuerpo: Hola ,

Como pueden ver, he incorporado variables en la línea de asunto del correo electrónico y en el cuerpo del texto para ahorrar tiempo, porque Butler puede extraer automáticamente esta información para mí. Aquí hay un desglose de lo que cada variable puede hacer:

  • – Variable del campo personalizado para el campo personalizado «correo electrónico»
  • {nombre de la tarjeta}- Nombre de la tarjeta
  • – Variable para el campo personalizado «Nombre»
  • {descripción del mapa} – Texto de la descripción del mapa
  • [aquí](www.dropbox.com) – Enlace Markdown a la carpeta compartida Dropbox
  • {fecha límite de la tarjeta} – Fecha límite de la tarjeta

Para crear tu propio correo electrónico, envía la regla del mayordomo de la siguiente manera:

  1. Activar el Power-Up Butler en tu tablero si no lo has hecho ya
  2. En el menú del mayordomo, seleccione «Reglas»
  3. Haga clic en «Añadir una regla»
  4. Para configurar el disparador, seleccione «cuando se mueve una tarjeta en la lista «Esperando comentarios del cliente»», luego haga clic en el signo + para añadir el disparador.
  5. Para la acción, haz clic en la pestaña con el icono de chat para localizar el campo de envío de correo electrónico
  6. Introduce la dirección de correo electrónico, el asunto y el cuerpo del correo electrónico que quieres enviar automáticamente, y luego haz clic en el signo + para añadirlo a la regla.
  7. Haga clic en «Guardar» para guardar la regla y puede empezar!

Aumenta tu comunicación

Como puedes ver, Trello ofrece una multitud de formas de integrar fácilmente tus e-mails en tu proceso de trabajo.

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