No te avergüences: cómo hacer videoconferencias con estos 6 consejos

No te avergüences: cómo hacer videoconferencias con estos 6 consejos

Ya sea que esté en su escritorio o en casa, en la oficina en casa, las conferencias remotas han reemplazado a las reuniones cara a cara. Pero … ¿Y cuándo es necesaria una videoconferencia?

Existe un gran tabú en nuestra sociedad contemporánea, ya que la mera posibilidad de un video encuentro aterroriza a mucha gente -sin mencionar los códigos de conducta, como la ropa más adecuada, por ejemplo-, con los que, muchas personas pierden la oportunidad de tener reuniones realmente productivas.

Pero, especialistas que somos, responderemos algunas de las principales preguntas sobre cómo realizar videoconferencias para que desarrolles la confianza para concertar una cita con tu equipo, tu supervisor e incluso con algunos prospectos .

Es hora de romper algunos tabúes que disminuyen tu confianza en cómo hacer videoconferencias de una vez por todas. ¿Vamos allá?

6 preguntas que siempre quisiste hacer sobre la realización de videoconferencias, pero tenías miedo de hacer

¿Cuándo, exactamente, es una buena idea el video?

Además de explorar su mejor ángulo, la videoconferencia también puede servir para aportar un lado más humano a la conversación. Esto incluye el lenguaje corporal siempre bienvenido, sin mencionar el monitoreo de la atención de sus interlocutores.

Incluso en reuniones con clientes potenciales, una sonrisa amigable es fundamental para crear un vínculo con la persona del otro lado.

Para hacerlo más fácil: una videoconferencia siempre reforzará la importancia de la relación a construir en esta conversación, y el propósito del encuentro se logrará más fácilmente.

¿Qué herramientas pueden ayudarme a dar calidad a mis videoconferencias?

Hoy en día, prácticamente todos los dispositivos ya están equipados con funciones capaces de establecer contacto y mantenerlo con calidad. No necesitará llamar al personal de TI.

Y, si aún no estás familiarizado con el sistema audiovisual de tu portátil, ¿qué tal apostar por tus dispositivos portátiles, como smartphones y tablets? Los dispositivos móviles suelen ofrecer excelentes videoconferencias con join.me para iOS .

Ahora, para que la conexión no falle en el momento H, es recomendable ceder la señal wifi, por unos instantes, y conectar tu dispositivo – y evitar lugares de libre acceso, como aeropuertos y cafeterías, que suelen tener mucho tráfico.

Por último, apuesta por unos auriculares (teléfono y micrófono) para asegurarte que, además de imágenes, tus interlocutores también reciban audio de calidad. Después de todo, no hay forma de hacer una videoconferencia sin el sonido adecuado, ¿estás de acuerdo?

Honestamente: ¿importa lo que llevo puesto?

Si ya tienes una rutina bien definida en el modelo de home office , ya debe existir la costumbre de no vestirte “tradicionalmente” para una jornada de trabajo en casa .

Quien esté alternando entre la rutina presencial y las videoconferencias, y las empiece a utilizar en sus reuniones, un consejo: vístete como vestirías normalmente si fueras a trabajar en la empresa.

Si se encuentra con un prospecto por primera vez, incluso vale la pena mirarse en el espejo, unos 15 minutos antes de la llamada: compruebe que su apariencia está bien para que pueda dar la buena impresión que le gustaría dar, si estuviera cara a cara. con tus interlocutores.

¿Desde dónde disparar cuando estoy en casa?

El trabajo remoto puede convertir un lugar en su espacio de trabajo, lo que puede ser un obstáculo. Pero recuerda que no necesitas la habitación perfecta para lucir profesional.

Simplemente observe los alrededores antes de ingresar a una videoconferencia. En otras palabras: no dejes que el área capturada en video sea una distracción para los demás y elige un lugar donde estés enfocado, con un fondo neutro, en el fondo, sin luces brillantes, mucha luz solar entrando por la ventana o gente que pasa por detrás).

Por otro lado, debe prevalecer el sentido común: la cama desordenada, justo detrás de ti, no da una buena imagen profesional, ¿estás de acuerdo?

Otra cosa: al igual que en una reunión cara a cara, centra tu atención en la persona de delante, con un contacto visual constante. De lo contrario, puede sentirse como una persona distraída, con poca concentración, poco profesional, etc.

¿Cómo hacer que las videoconferencias grupales sean menos incómodas?

Se ha convertido en una práctica común en la gestión de equipos segmentados , en parte en persona, en parte en otra ciudad, país o incluso en la cama, en casa.

En estos casos, la videoconferencia debe planificarse para que todos se sientan representados y presentes en la reunión.

Por lo tanto, evite conglomerar personas para compartir la misma cámara y el mismo micrófono, ya que esto dificulta la comprensión y atención a quien tiene la palabra.

Cada uno con su cámara y micrófono hace que la reunión sea más profesional, en la que todos sienten que tienen derecho a hablar y también a ser escuchados.

A continuación te damos algunos consejos para evitar la vergüenza en este tipo de reuniones, como evitar comer o beber en las videoconferencias y, principalmente, en silenciar el micrófono cuando no estás hablando, y sobre todo entre un estornudo y un olfateo más fuerte. cuando tiene gripe.

¿Puedo solicitar una videoconferencia no programada con mi jefe si creo que es importante?

¡Si por su puesto! ¡No hay forma de hacer una videoconferencia en el último minuto sin pedir permiso! Pero establecer unas reglas de comunicación puede disipar la inseguridad a la hora de sugerir una videoconferencia rápida, cuando sea necesario.

Y puede ser aún más fácil, especialmente si utiliza proveedores de videoconferencia ágiles al crear la conexión deseada, ya sea para algunas personas o en un grupo, como Join.me, haciendo que el proceso sea más organizado y orgánico, sin tener que crear super producción cada vez.

Por ejemplo, puede habilitar Join.me Power-Up para su tablero de equipo de Trello, por lo que no tendrá que abandonar su flujo de trabajo para que el video se realice.

Desmitificando los tabúes de las videoconferencias de una vez por todas

Slack , Trello, mensajes, e-mails, llamadas telefónicas, videoconferencias… Con tantas opciones de software colaborativo , hoy en día, conectar con alguien para una simple conversación se ha convertido en una tarea algo complicada para unir a todos.

¿Cómo hacer una videoconferencia de la manera correcta, teniendo todo esto en cuenta? Solo tenga en cuenta estas 6 reglas de oro para que sus reuniones de video sean más fluidas:

  • Piense en usar videos para construir relaciones
  • Disponga de equipos funcionales y pruébelos antes de las reuniones
  • Mantener una postura profesional
  • Asegúrese de que todos los participantes se sientan parte de la reunión
  • Facilitar el acceso al video para todos;
  • Cree reglas básicas de conducta para hacer que las videoconferencias sean más organizadas y fácilmente controlables.

¡En cuanto rompas cada uno de estos mitos, creemos que te sorprenderá el retorno positivo de esta transformación!

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