No tengas miedo de delegar tareas a los miembros de tu equipo nunca más.
Aprender a delegar tareas es una habilidad esencial en muchas situaciones, tanto personales como profesionales.
La revista Harvard Business mostró que los trabajadores dedicaban un promedio del 41% de su tiempo a tareas que podían ser fácilmente delegadas. ¿La prueba definitiva de la eficacia de la delegación en la gestión? Según ScaleTime, los CEOs que delegan logran generar un 33% más de ingresos que los que no lo hacen.
El profesor de Stanford Jeffrey Pfeffer da los siguientes consejos para delegar tareas a los miembros de su equipo:
«Tu tarea más importante como gerente es enseñar a la gente a pensar y a hacer las preguntas correctas para que el mundo no se desmorone si te tomas un día libre».
La delegación de la gestión es esencial para crear procesos y sistemas reproducibles. Sin embargo, aprender a delegar eficazmente no debe ser una prerrogativa de los líderes empresariales, todos los miembros del equipo deben saber cómo delegar tareas.
Recuerda que aunque la empresa para la que trabajas sea excepcional, nunca sabes cuando alguien se irá. Y como dice Pfeffer, si un miembro de tu equipo está planeando unas vacaciones, no querrás ver que los proyectos importantes se desmoronen mientras están fuera. Para evitar un desastre, es necesario documentar los procesos y compartir los conocimientos para que otros miembros del equipo puedan asumir el control si es necesario.
Sin embargo, explicar a los demás lo que haces en modo «piloto automático» no es fácil.
Si quieres delegar eficazmente una tarea compleja, debes ponerte en el lugar de un profesor. Elegir un lugar para centralizar todo el conocimiento, hacerlo fácilmente accesible y utilizar una combinación de explicaciones en texto, imagen y vídeo de manera inteligente para anticipar las preguntas que los usuarios podrían hacer al realizar una determinada tarea.
¿Le parece difícil? Aquí tienes una receta para ayudarte a delegar tareas de manera efectiva a los miembros de tu equipo.
1. Crear una base para compartir información
No pongamos el carro delante del caballo. Si está a punto de documentar procedimientos y metodologías, es mejor empezar por crear espacio para ello desde el principio.
En una palabra, necesitas una especie de intranet , una red privada dentro de tu empresa.
Una intranet permite proporcionar acceso a documentos importantes y al mismo tiempo gestionar los derechos de acceso en función de los usuarios o los recursos. Una vez que la intranet está correctamente configurada, cuando un empleado o subcontratista abandona la organización, es fácil eliminar el acceso. La estructura de una intranet se asemeja a la de un sitio web, con categorías y subcategorías utilizadas para almacenar y organizar la información.
Si planea crear una intranet para almacenar la documentación de sus procedimientos, es esencial facilitar a los usuarios la búsqueda de lo que necesitan. Además de estructurar sus documentos mediante el uso de diferentes niveles de categorías, su herramienta de intranet deberá tener una función de búsqueda.
Google Sites es una opción popular para crear una intranet corporativa porque es gratis y fácil de configurar. Sin embargo, si su empresa ya utiliza Trello, tiene más sentido crear un nuevo consejo responsable de la gestión del conocimiento en el trabajo. Las listas se utilizan como categorías de nivel superior y los mapas corresponden a cada procedimiento.
Copia esta tabla de muestra de Gestión del Conocimiento del Equipo para crear la tuya propia.
Trello funciona bien como herramienta de gestión del conocimiento porque es simple y directo. Se centra claramente en el contenido, lo que facilita la organización de la información. Dado que Trello fue diseñado para ser utilizado por equipos de trabajo, es fácil para cualquier persona con acceso a contribuir añadiendo información a la junta de forma continua, transformando la junta en un recurso estratégico para la empresa.
2. Crear tutoriales para cada procedimiento
Según la naturaleza del procedimiento que se vaya a llevar a cabo, puede ser útil utilizar diferentes medios para documentarlo (esto ayuda a profundizar en la comprensión del procedimiento).
La creación de un tutorial escrito para una tarea le ayuda, como delegado, a analizar los detalles de cada paso para explicar un procedimiento a alguien que nunca antes ha tenido que realizarlo. Estas instrucciones escritas son especialmente importantes cuando se trabaja en procedimientos con muchos pasos, sobre todo si esto implica el manejo de herramientas complejas.
Los tutoriales de vídeo pueden complementar las instrucciones escritas. Para algunas tareas, es mejor mostrar cómo hacer que explicar . Tomarse el tiempo para hacer un video tutorial es particularmente útil para mostrar cómo usar un software, por ejemplo.
Esto se puede hacer usando Quicktime, que es gratuito y está preinstalado en los ordenadores Mac. Si buscas algo un poco más robusto, Screencast-o-Matic ofrece un plan gratuito limitado. En su versión de pago, ofrece herramientas de edición y dibujo muy útiles.
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27écran» />
Por cierto, tomarse el tiempo para personalizar las capturas de pantalla puede añadir mucho valor a un tutorial. Permite añadir explicaciones útiles al describir un paso de navegación (por ejemplo: «Para acceder al menú X, haga clic aquí [marcar con una flecha]»). Cuando personalices tus capturas de pantalla, también puedes cubrir alguna información sensible, como nombres de usuario, contraseñas, datos de clientes…
Tanto Evernote como CloudApp proporcionan una funcionalidad de captura de pantalla gratuita con capacidades de personalización.
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27écran pour apprendre à vos collègues comment déléguer des tâches avec succès.» />
3. Anticiparse a las posibles preguntas y errores
La creación de tutoriales no es suficiente para delegar con éxito las tareas a los miembros de su equipo. También tienes que ser el abogado del diablo pensando en los problemas que puedan surgir.
Cuando se trata de explicar conceptos y procedimientos, no dejes piedra sin remover. No puedes asumir que todos tendrán la misma capacidad de adivinar qué hacer ante lo inesperado.
Enumere ejemplos de posibles fallos y problemas y su resolución. Esto proporcionará una base de procedimiento para tomar decisiones en un contexto de resolución de problemas. Describa los escenarios comunes en los que el procedimiento puede fallar como resultado de un error del usuario o de problemas conocidos.
Si está creando documentación de procedimientos que cree que el equipo utilizará a menudo, organice una prueba de usuario con miembros del equipo dispuestos a dar su opinión para que sea más eficaz.
4. Crear un PDF explicativo de una página para informar a los recién llegados
¿Cómo delegar eficazmente con los empleados actuales y nuevos? Repetir las mismas cosas una y otra vez es ineficiente y agotador. Dar a los nuevos empleados la oportunidad de gestionar su propio aprendizaje para que puedan centrarse en proyectos más importantes.
La creación de la documentación de los procedimientos para los nuevos empleados y los nuevos miembros del equipo permite dedicar menos tiempo a su integración. Incluso puede crear un tutorial para mostrar cómo utilizar su base de datos de conocimientos para ayudar a los nuevos miembros del equipo a navegar por la documentación.
Para los procedimientos más utilizados por los miembros de su equipo, cree un archivo PDF de una página como hoja de ruta, con enlaces directos a los documentos apropiados. Podría tratarse de una lista de videotutoriales, formularios a rellenar para los nuevos empleados, cuentas a crear en diversas herramientas, programas informáticos para descargar y explicaciones de la política de la empresa (por ejemplo, en lo que respecta a la facturación con los proveedores de servicios).
Usted dará un gran paso adelante en la delegación de tareas a los miembros de su equipo, copiando y personalizando este tablero de trello para organizar la bienvenida de los nuevos empleados :
5. Anime a su personal a hacer preguntas
Anime a sus empleados a hacer preguntas en caso de malentendidos y esté disponible para ayudarles. Esto sin duda le ayudará a ser más eficiente, incluso si siente que está invirtiendo mucho tiempo y energía para ayudarlos en primer lugar.
En efecto, ¿cómo se pueden delegar eficazmente las tareas si no se realizan correctamente?
Nada peor que un proyecto realizado por alguien que no tiene una comprensión completa del tema. Esta es la mejor manera de aumentar el riesgo de un resultado catastrófico. Especialmente cuando esto puede evitarse simplemente animando a la persona a hacer preguntas por adelantado para que el proyecto tenga éxito.
Es mejor evitar el desperdicio de los recursos limitados de la compañía.
Para reducir el tiempo de respuesta a las preguntas, establezca un horario fijo de oficina cada semana (o cada día, si es necesario) en el que los miembros del equipo puedan hacerle preguntas sobre los proyectos actuales. Cuando se lanzan nuevos proyectos o se utilizan nuevas herramientas, las sesiones de capacitación mensuales también pueden ser útiles para documentar los procedimientos y responder juntos a las preguntas.
Su tiempo es precioso. Es totalmente posible actuar como un equipo mientras se establecen los límites para que tengas suficiente tiempo para dedicarte a tus proyectos más importantes.
6. Utilizar un instrumento de gestión de proyectos para centralizar la información
Un método de organización no funcionará cuando las especificaciones no sean claras y no haya responsabilidad por el cumplimiento de los plazos. Cada vez que delegue una tarea a los miembros de su equipo, asegúrese de que esté correctamente asignada en la herramienta de gestión de proyectos, a la que tiene acceso todo su equipo.
Puede utilizar los comentarios para hacer referencia a los enlaces de documentación útil y pertinente en su intranet. Una buena herramienta de gestión de proyectos ofrece funciones de notificación/recordatorio para no tener que microgestionar los plazos.
Trello es una herramienta SaaS diseñada para ser usada por equipos de trabajo y tiene todas las características descritas anteriormente. Puede utilizarlo para crear vínculos entre su sistema de gestión de proyectos y la intranet de la empresa o la junta de gestión de conocimientos, de modo que los miembros de su equipo puedan acceder fácilmente a toda la información necesaria para ejecutar y gestionar un proyecto.
Delegado ahora
Desglosar los proyectos en procedimientos documentados no es fácil. Tal vez su enfoque es totalmente diferente al de los demás. Por eso es necesario anticiparse a los posibles riesgos de que un procedimiento se siga de forma incorrecta, así como a las posibles preguntas que sus colaboradores puedan tener cuando hagan su trabajo.
Pero tomarse el tiempo para crear una completa y útil base de datos de conocimiento le ahorrará explicar lo mismo una y otra vez. ¿Nueva empleada? ¡Vamos a la integración automatizada!
Comparta su experiencia, díganos cómo ha utilizado este método para delegar. ¿Qué procedimientos ha delegado y automatizado en su empresa? ¡Publique sus ideas en @Trello y compartiremos nuestras favoritas!
