¡Opte por una gestión de proyectos flexible y eficiente con tablas de Trello!
No hace falta decir que no todos los cuadros de Trello son iguales.
Vienen en todas las formas y tamaños. Algunos son flujos de trabajo robustos para una gestión óptima de los proyectos, otros son sólo bases de información. Algunos tienen unas cuantas cartas, otros están llenos a reventar. En realidad se trata de lo que funciona para usted y su iniciativa particular.
Pero puede hacer que sus innumerables tablas y flujos de trabajo sean aún más poderosos conectando varias tablas entre sí para convertir a Trello en una herramienta de gestión de proyectos extremadamente potente y flexible. Aquí está cómo.
Cómo planear sus cuadros de Trello (sí, en plural)
Al principio, es común tener una tabla simple, en su formato clásico, con listas de «Por hacer», «En progreso», «Hecho». Es una forma sencilla de agrupar todas estas pequeñas tareas en una sola aplicación de gestión de proyectos donde se puede ver fácilmente el estado de cada una. Incluso puede dividir sus listas por tareas diarias y objetivos a largo plazo. Podría parecerse a algo como esto:
¿Pero qué pasa si uno de estos mapas se convierte en un gran proyecto con muchos pequeños pasos individuales? Probablemente es hora de separar esta tarea y darle una pintura propia.
Continuemos con nuestro ejemplo. Supongamos que el gran proyecto mencionado anteriormente es tu último sueño de escribir un libro. (¡Adelante! En serio). Lo que comenzó como un objetivo a largo plazo en su tablero de tareas se ha convertido ahora en un elaborado plan que contiene sus propias partes. Tal vez tu pizarra de libros se parece a esto:
¡Grandioso! Ahora tienes dos pizarras: la pizarra del día con la lista de cosas por hacer y la pizarra para tu gran proyecto de escribir un libro. Puedes vincular tu tabla de «Escribir un libro» a tu tabla de tareas principales para una navegación rápida. Puede parecerse a algo como esto:
Aunque la pizarra de «Escribir un libro» te da una visión general del progreso del proyecto, siempre puedes añadir las pequeñas tareas que quieras realizar inmediatamente a tu pizarra principal de «To Do». Por ejemplo, tu trabajo de la semana podría ser «Editar el capítulo 2». Esta sería una tarea pequeña en su junta de gestión de proyectos, pero tendría datos específicos del proyecto asociados a ella. Esta forma de utilizar Trello como herramienta de seguimiento de proyectos le permite cambiar fácilmente al tablero de proyectos mientras desglosa las tareas semanales de su vida cotidiana en el tablero principal de tareas diarias.
Usando Trello a fondo para gestionar sus proyectos
Con el tiempo, y con más gente, tu universo Trello crecerá. Ya sea para el trabajo o para uso personal, terminará creando una red de tableros conectados. Puede que se parezca a esto:
Comprender cómo se vinculan todas sus tablas le permite controlar sus tareas y al mismo tiempo aprovechar la flexibilidad que Trello proporciona como aplicación de gestión de proyectos y flujo de trabajo. A continuación se presentan algunas formas adicionales de hacer que sus diversas herramientas de seguimiento de proyectos sean aún más poderosas:
1 ) Tabla de archivo
A veces sólo necesitas una pintura en la que pones muchas cosas. Estas «cosas» pueden ser enlaces a documentos, instrucciones o material explicativo. Estos tableros de Trello son una especie de depósito de información. Piense en las tablas de archivo como enciclopedias: son una forma efectiva de encontrar documentos o información.
Un buen ejemplo de una mesa de archivo de Trello es la mesa del Manual del Empleado:
Toda la información de los mapas es esencialmente información «Para leer», así como enlaces y anexos. Este tipo de tablas son muy fáciles de crear para no perder información, especialmente si se trabaja en equipo y se necesita que nuevas personas accedan a la información.
También puedes copiar otros mapas de otras tablas una vez que estén terminados. Es normal tener mapas activos durante algún tiempo. Pero una vez que han sido procesados, te gustaría mantener la información que contienen como referencia. Esto puede hacerse copiando el mapa a otra mesa o moviéndolo.
Continuando con el tema de «Escriba un libro», puede tener una mesa de archivo que servirá como «fase de planificación» antes de que el proyecto comience realmente. Puede que esté poniendo enlaces, historias inspiradoras u otros recursos que quiera recordar cuando empiece su libro.
2) Mover los mapas entre las tablas de Trello
Es fácil mover las cartas entre los tableros de Trello sin interrumpir tu trabajo. Esto es todo lo que puedes hacer cuando mueves las cartas:
- Colores de la etiqueta. Cuando mueves una tarjeta de un cuadro a otro, conserva el color de su etiqueta. Para información: si la nueva mesa ya tiene una etiqueta del mismo color (con un nombre diferente), obtendrás dos etiquetas en la nueva mesa con el mismo color, pero con nombres diferentes.
- Las cubiertas de los mapas son fijas. Mantendrás todas las cubiertas de los mapas cuando muevas un mapa entre mesas. También guardas las cubiertas cuando copias una mesa entera.
- Aviso sobre la retirada de un miembro. La mayoría de las veces, nada cambia. Cuando se mueve un mapa de un tablero a otro, se eliminan todos los miembros del mapa que no son miembros del tablero de destino. Aparecerá un mensaje en la casilla «Actividad de la tarjeta» para decirle quién ha sido eliminado. Consejo profesional: Si quieres conservar los miembros al mover los mapas, añádelos a la tabla de destinos antes de mover el mapa.
- También puedes copiar un mapa en lugar de moverlo. Si quieres que el mismo mapa sea visible en varias tablas, puedes elegir copiarlo en lugar de moverlo. En este caso, puede mover el mapa a la lista de «Hecho» o «Movido» en la primera tabla y luego copiarlo al flujo de trabajo de la siguiente tabla. Con la copia, puede elegir entre mantener o eliminar las etiquetas, los anexos, los comentarios y los miembros.
3) Automatizar para ahorrar tiempo
Si tienes muchos movimientos de cartas repetidos de un cuadro a otro, no necesitas repetir estos pasos una y otra vez. ¡Deja que los robots lo hagan por ti!
Utilizando herramientas de automatización como Butler o Zapier, se pueden definir acciones automáticamente como «Cada vez que se mueve un mapa a la lista de «Hecho», se transfiere automáticamente a la tabla de «Tabla de Referencia». Esto te permite copiar y mover los mapas de Trello entre múltiples tablas sin esfuerzo.
Para recordatorios automáticos o tareas recurrentes, también puedes usar el Trello Card Repeater Power-Up:
Card Repeater le permite definir una tarjeta recurrente que se creará en un intervalo de su elección. Por ejemplo, si siempre haces las mismas cosas todos los lunes por la mañana para comenzar tu semana laboral, puedes establecer un mapa para que aparezca en tu lista de tareas pendientes todos los lunes y comenzar tu semana con la misma lista de tareas pendientes.
El Archivo de Cartas es para las cartas que han estado en tu lista de tareas durante siglos, y que deliberadamente sabes que no tocarás en un futuro próximo. Puedes configurar una tarjeta para archivarla y hacerla reaparecer el lunes siguiente (o cualquier otro intervalo de tiempo), cuando te sientas más motivado (sabemos lo que es…).
Para activar uno de estos servicios de automatización, haga clic en «Menú» en el lado derecho de su tablero de Trello, luego haga clic en «Power-Ups» y busque en el directorio de Power-Ups.
Más consejos para una gestión óptima del proyecto en Trello
Las cartas no son lo único que se puede mover entre los tableros. Vea los siguientes artículos para instrucciones más detalladas y para ayudar a Trello a adaptarse a su flujo de trabajo:
- Mapas o listas móviles
- Copiar mapas, listas o tablas
- Crear plantillas para mapas, listas y tablas
Cuando sus tablas de Trello empiecen a florecer tanto para su organización personal como para la gestión profesional de proyectos, puede ser necesario optimizar su organización para ahorrar tiempo. Conecta las tablas de Trello en una lógica que te convenga, para organizarlas de forma armoniosa.
