Optimice su manual del empleado con estos 3 consejos
Los manuales de empleados no deben ser tratados como tomos arcaicos escritos por alguien que se retiró en 1998 y cuya mayor contribución tecnológica fue hacerlos plastificar. No son tapones de puerta; son las políticas establecidas para ayudar a sus empleados a hacer mejor su trabajo. Deberían ser documentos vivientes, que respiren. Oh, y recuerden: si están vivos, a veces necesitarán ser regados.
A medida que una empresa crece, reunir recursos escalables para sus empleados puede ser un desafío. La capacidad de acceder y adaptar la información es una gran manera de mantener la flexibilidad y bajar la barra de entrada para que sus empleados accedan a los recursos relevantes.
¿Es su manual del empleado un recurso efectivo? Aquí hay algunas características que determinan si su manual es útil para su equipo:
Adaptable y capaz de escalar
Los manuales de los empleados cambian con el tiempo. A veces es un cambio pequeño, como la forma en que se procesan los recibos de reembolso de viajes, y a veces es enorme, como permitir a los empleados trabajar a distancia a tiempo completo. El lugar donde vive toda esta información debe ser fácil de actualizar.
Una forma de mantener vivo el manual es utilizando una tabla de Trello. Nuestro tablero de Trello del Manual del Empleado se presenta con cada póliza como una tarjeta, archivada en la lista apropiada. Algunos ejemplos de la lista son «Beneficios», «Vacaciones y vacaciones», «Gastos de viaje», y, como somos un equipo distribuido, «Todas las cosas remotas».
Las tarjetas son fáciles de editar a medida que cambia la información:
Las tarjetas pueden ser arrastradas hacia arriba y hacia abajo en una lista si se desea reordenar la forma en que se presenta la información:
Se puede fijar
Los recursos externos como los enlaces a cuentas, fotos y documentos importantes pueden ser adjuntados a tarjetas específicas. Ya sea un PDF con una explicación de las prestaciones del seguro médico o simplemente una foto para indicar dónde se encuentra algo en la oficina, lo importante es que todos estos recursos externos existan en un espacio central.
Si has actualizado a la nueva Trello Business Class, también puedes ver vistas previas de estos archivos adjuntos activando el Google Drive Power-Up. Se pueden adjuntar carpetas enteras y se puede obtener una vista previa directamente desde el reverso de la tarjeta.
En lugar de buscar información específica cada vez que un empleado tiene una pregunta, saben que todos los materiales son fácilmente referenciados en un lugar.
Accesible
Puedes tener el manual más grande y profundo del planeta, pero si no está disponible para tus empleados dondequiera que estén, entonces honestamente, ¿qué sentido tiene? Los empleados que tienen la habilidad de localizar información relevante de la compañía es tan crítico como la información en sí misma.
«Es mucho más probable que sus empleados lean y hagan referencia a algo de fácil acceso», explica Lydia M., Coordinadora de Reclutamiento de Trello, «Poner el manual del empleado en un documento o en una página web aparte, por ejemplo, añade un paso más para hacer referencia a algo, por lo que la gente está menos motivada para hacerlo».
Esto es especialmente cierto en Trello, donde nuestro equipo de más de 55 años está medio alejado. Nuestras necesidades y preguntas varían mucho de un empleado a otro, y estas preguntas pueden surgir en diferentes lugares y zonas horarias. Dado que todos nuestros recursos están ubicados en un tablero de trello, esto significa que cualquiera en el equipo puede rápidamente sacar nuestras políticas dondequiera que esté.
Por ejemplo, si viajas por trabajo y te preguntas cuánto dinero se cubre para las comidas, esa información es fácilmente accesible por teléfono:
Mejor piensa dos veces en esa rara botella de vino.
En última instancia, ya sea que su manual sea referenciado diariamente o cada pocos meses, es importante que sea adaptable, acoplable, y lo más importante, accesible. Este tipo de transparencia facilita a sus empleados (¡y a usted!) recibir la información necesaria para ayudarles a trabajar mejor.
Mira nuestro tablero de muestras del Manual del Empleado. Inspírese o simplemente cópielo y adáptelo para su equipo!
La información de este tablero de muestras fue tomada directamente de nuestro propio Manual del Empleado. ¡Es un gran lugar para trabajar! Oh, y si quieres tu propia copia de este manual, estamos contratando . 😉
