Optimizar la productividad con Trello y el método GTD

Un tutorial para adaptar el método de David Allen «Getting Things Done» usando un arreglo Trello, por el CEO de Greenhouse.

De vez en cuando te encuentras con una combinación de elementos que van tan bien juntos que te preguntas cómo es posible tener uno sin el otro, como la mantequilla de maní y el chocolate. Trello y el método GTD, Getting Things Done, es un poco lo mismo: dos grandes ideas que se complementan perfectamente!

Aprende a utilizar Trello para aplicar el método GTD para aclarar y procesar todas tus tareas profesionales y personales para ser más productivo en el trabajo.

¿Qué es el método GTD?

El método GTD, «Getting Things Done», es un método popular y efectivo de trabajo y gestión de equipos. Establecido por el consultor de productividad David Allen en su bestseller de 2001, GTD ha generado desde entonces un seguimiento. Siendo yo mismo un aplazador habitual (siempre he tenido problemas para centrarme y priorizar), he encontrado el método GTD particularmente convincente y relevante para mi forma de trabajar.

Si aún no estás familiarizado con el método GTD, te recomiendo que leas el libro de Allen. Al adoptar el método GTD, mi objetivo era tener un proceso claro para lograr todo lo que tenía en mente, en un lugar estructurado donde pudiera evitar las distracciones y concentrarme en la ejecución. En la terminología de los GTD, estas son las etapas de «Recolección», «Procesamiento» y «Organización».

Implementación del GTD en Trello

El método GTD es simplemente un conjunto de ideas expuestas en un libro. No es realmente un software o algo tangible. Es una especie de método de organización del trabajo. Durante muchos años no he encontrado el sistema adecuado para implementarlo. Probé el Notepad, Microsoft OneNote, Things y muchas otras herramientas informáticas, ninguna de las cuales me permitió implementar el sistema GTD.

¡Y un día llegó Trello!

Descubrí cómo hacer que Trello se alineara perfectamente para alimentar mi flujo de GTD y he estado enganchado desde entonces. Encuentro a Trello particularmente útil para las fases de «Recolección», «Procesamiento» y «Organización». Así que explicaré con más detalle cómo usar Trello para cada uno de estos pasos.

Mi pintura Trello GTD

Recopilar información en «Bandeja de entrada»

Este paso es bastante simple: consiste en asegurarse de que capto todas las ideas que me llegan a lo largo del día. Ya sea una pregunta que surja en mi viaje, una conversación en una esquina con un empleado, un correo electrónico de un cliente, necesito estar seguro de escribirlo lo antes posible para no perder nada. Mientras estas ideas y pensamientos vayan directamente de mi cabeza a la bandeja de entrada , sé que no perderé el rastro de ellas, y las revisaré más tarde cuando tenga tiempo para las fases de «Procesamiento» y «Organización».

Hago esto con mi columna » Bandeja de entrada » en Trello, ver la foto de abajo :

La función » email-to-board » de Trello permite crear una dirección de correo electrónico personalizada para cada tabla, y cada vez que se envía un correo electrónico a esta dirección Trello crea un mapa automáticamente en la tabla y lista designadas. Puedes añadir cualquier información o imagen que quieras.

Cuando estoy en el metro o haciendo cola frente a un camión de comida y se me ocurre una gran idea, envío un correo electrónico a mi tablón de Trello y el mapa se recoge en mi columna Inbox , esperando a ser procesado.

Muchas de estas primeras ideas están hechas a partir de la aplicación móvil Trello. Si tengo un descanso de unos minutos pero estoy lejos de mi escritorio, siempre puedo mirar mi pizarra y crear fácilmente un mapa, tomar notas, modificar elementos, etc…

Procesamiento de la información

La recolección de ideas, como señalé en la sección anterior, tiene todo que ver con la eficiencia del momento. Sólo quiero captar la esencia del problema o asunto con suficiente información para recordarlo cuando llegue a la fase de «tratamiento».

Durante la fase de procesamiento, según lo prescrito por el método GTD, la idea es observar cada elemento de la columna de la bandeja de entrada para comprender si es necesario hacer algo y, en caso afirmativo, qué es, cuándo y por quién. El objetivo es mirar cada elemento de la bandeja de entrada y dejar sólo las acciones (para mí o para otros) que puedo realizar durante mi tiempo de «Acción».

La fase de «Procesamiento» puede representarse según el siguiente diagrama:

¿Es esto una actividad ?

Algunos elementos de tu Bandeja de entrada resultarán ser actividades (por ejemplo: «Envía un correo electrónico al equipo para anunciar nuestras promociones del Q4»). Algunos no lo harán (por ejemplo, una recomendación de un libro, un recibo de compra, etc…). En estos casos, no hay «Acción» que hacer.

En primer lugar, si el artículo no es una actividad, puedo tirarlo (el pobre) o añadirlo a mi lista de «material de referencia». En Trello utilizo el botón «Archivo» para descartar una tarjeta que ya no necesito rastrear, y una columna llamada «material de referencia» para cualquier cosa que pueda necesitar más adelante. Un simple movimiento y esta recomendación de libro está ahora guardada en un lugar práctico.

Algunos días, como cuando estoy de viaje o haciendo la limpieza de primavera, miro mi material de referencia y encuentro ideas que merecen ser exploradas más a fondo. Sin embargo, la mayoría de las veces, estos elementos no forman parte de mi vida cotidiana, no me desordenan la mente, son puestos a un lado en un lugar seguro donde no pueden distraerme.

Por otra parte, si el elemento es factible, entonces es el momento de averiguar cuál es la acción a realizar, quién debe tomarla y cuándo.

Actividades en un solo paso

A veces los elementos pueden lograrse en un solo paso. Puede ser más largo o más corto (ya veremos) pero básicamente sólo hay una cosa que hacer, no requieren planificación o coordinación con otras personas. Podría ser por ejemplo: «Envíe un correo electrónico al cliente X y agradézcale la compra».

Si un elemento utilizable puede ser completado en un paso, el método GTD lo considera como un «Proyecto». Los proyectos pueden ser grandes (como «reorganizar el departamento de ventas») o pequeños («planear mis vacaciones»).

Creo un mapa por proyecto con su propósito en el encabezado.

Aquí hay un ejemplo:

Mis mapas de proyectos están todos en una lista llamada » Proyectos «. Me gusta utilizar otras tarjetas con etiquetas de color para crear subtítulos dentro de una columna, me ayuda a categorizar la lista de » Proyectos » por dominio (esto es útil porque superviso muchos dominios, cada uno con muchos proyectos al mismo tiempo). Así es como se ve mi lista de proyectos :

Una vez a la semana miro cada proyecto y lo reviso. Lo compruebo:

1. ¿Todavía necesito este proyecto? Si está terminado, puedo archivar el mapa.
2. ¿Hay algún elemento de acción? Si no es así, creo un nuevo mapa de acción correspondiente a la siguiente tarea del proyecto (en mi columna » Elementos realizables «). Si el proyecto depende de una tercera persona o de otro equipo (véase más abajo la anotación utilizada), compruebo los progresos con las personas interesadas a fin de contribuir si es necesario para que el proyecto avance.

Necesito más de 2 minutos para completar esta tarea ?

Bajando la lista, ahora accedo a los elementos que son factibles y que sólo necesitan un paso para ser completados. La siguiente pregunta es: «¿Tarda más de dos minutos en terminar?».

Si la respuesta es «no», entonces según el método GTD lo hago inmediatamente! Entonces puedes archivar el mapa y continuar tu día. Se siente bien enviar pequeñas tareas para quitárselas de la cabeza, como cuando se trata de responder a solicitudes rápidas, pagar una factura en línea, etc.

Si la respuesta es «sí», entonces es hora de asignar una persona y tiempo para completar la tarea.

¿La tarea es para mí ?

Algunos elementos van en su » Bandeja de entrada «, pero en realidad no son su responsabilidad. Por ejemplo: «revisar los estados financieros trimestrales», es una tarea que sólo se puede hacer cuando el equipo de finanzas ha terminado el cierre trimestral y me lo envía. Así que en este caso la próxima acción depende del equipo de finanzas, no de mí.

Si una tarea tiene que ser realizada por otra persona, creo un mapa en el que especifico » Esperando [Cosa] » y lo pongo en la lista » Esperando «. Observo de quién depende la tarjeta. Cuando los reviso semanalmente, sé quién es el responsable de esta tarea, y puedo hablar con ellos si es necesario.

Especificar la fecha y la hora ?

Acabamos de ver los elementos realizables (las actividades), los que sólo necesitan un paso, los que no duran más de dos minutos y los que se me asignan. Lo último que hay que saber es: ¿tiene que hacerse en un momento específico?

Este sería el caso, por ejemplo, de «Asistir a la reunión de la junta directiva del 17 de junio». Nota: la actividad «Preparar la presentación de la Junta de junio» no tiene que realizarse en un momento específico, sino de acuerdo con un plazo concreto (antes de la reunión de la Junta), es decir, en cualquier momento según sus prioridades y durante su horario de trabajo.

Si una actividad tiene que hacerse a una hora determinada, no pertenece a Trello, sino a mi calendario. Para ayudarme a organizar mi horario, uso un calendario que me permite estar siempre en el lugar correcto en el momento adecuado.

Pero si el artículo no necesita ser realizado en un día u hora específicos, pertenece a la categoría de Acción. Según el método GTD, esto significa que el elemento está listo para ser realizado en cualquier momento, tan pronto como haya completado sus tareas actuales y haya un momento adecuado para ponerse a trabajar en él (esto se llama un «contexto» favorable).

Para ello utilizo la lista » Elementos factibles «, que contiene tareas previamente verificadas y ya planificadas con las que puedo trabajar de manera eficiente sin que me distraiga la necesidad de recopilar o procesar información.

Con el fin de ser lo más eficiente posible al crear la lista » Elementos factibles «, detallo todo el contexto que necesito en la descripción del mapa. De esta manera, cuando tengo una o dos horas disponibles en mi escritorio, puedo ocuparme de ello sin perder tiempo buscando documentos o tratando de recordar detalles esenciales. Por ejemplo, he aquí una actividad viable que contiene toda la información necesaria:

Sólo sigue adelante.

Cuando leí » Haciendo las cosas», me convenció este enfoque y decidí aplicar el método GTD . Antes de Trello, sin embargo, estaba luchando con un montón de sistemas y software, ninguno de los cuales realmente me convenía.

Si está interesado en el método GTD pero tiene dificultades para ponerlo en práctica, le animo a que lo pruebe. Implementar el método GTD usando Trello me ayuda a mantenerme organizado y evitar las distracciones. Mi enfoque puede no ser perfecto para usted, puede que necesite ajustarlo a su flujo de trabajo o tipo de enfoque.

Si lo intentas desde un ángulo diferente o tienes sugerencias para mejorar, házmelo saber, ¡siéntete libre de dar tu opinión en los comentarios!

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