Planea tus proyectos con camisetas de su tamaño
El lanzamiento de un proyecto tiende a comenzar con emociones extremas. A veces estás más entusiasmado que nunca, a veces llegas a un nivel de postergación más allá del hombre común.
No importa el estado en el que estés, todos saben que lleva tiempo empezar a planear un nuevo proyecto. Probablemente esté viendo una enorme lista de cosas que hacer, calculando cuánto tiempo necesitará, definiendo el programa de gestión del proyecto, el presupuesto, los objetivos, por no mencionar la mejor manera de organizarlo todo, con una gran dosis de trabajo en equipo. ¿Cuál es la táctica correcta para empezar a abordar algo tan intimidante y excitante al mismo tiempo?
Dos palabras: Tallas. Camisetas.
No, no se le está ofreciendo terapia a través de la compra (no esta vez). Estamos hablando de una herramienta de planificación de proyectos llamada T-shirt Sizing (XS, S, M, L, XL): ¡un proceso que el equipo de contenido de Trello utiliza todo el tiempo!
Aprendiendo las cuerdas del oficio
Estrictamente hablando, el método de tallado de camisetas es una «técnica de estimación de proyectos», una forma de describir lo que se necesita en términos de presupuesto, tiempo y energía. Por ejemplo, para planear sus próximas vacaciones, «acampar en el jardín» sería una idea de la talla S de la camiseta, mientras que «volar a otro continente» es una idea de la talla L.
Organizar tus ideas o proyectos en diferentes tamaños no sólo te ayuda a entender su alcance general (es decir, el panorama general), sino que, lo que es más importante, ayuda a tu equipo a entender la perspectiva de todos sobre las tareas que se están llevando a cabo y el alcance del trabajo.
Dividir las tallas de las camisetas en listas es un excelente primer paso para organizar las tareas del proyecto en Trello.
La advertencia creativa
El método de tallado de camisetas hace brillar la creatividad de su equipo antes de empantanarse en la sensación de «un compromiso específico de 5 horas o 3 sprints de equipo». En Trello, nos encantan las ideas extravagantes, tamaño XL . Compruébelo usted mismo: ser mencionado en el último álbum de Beyoncé o patrocinar un satélite para escribir «Trello» en la luna (NASA, si está leyendo esto, ¡contáctenos!). ¿Tienes la idea de ?!
El propósito de este ejercicio es ayudarle a comprender cómo debe ser un proyecto de pequeña , mediana y grande escala, y asegurar que todos los miembros de su equipo estén en la misma longitud de onda sobre el tamaño del proyecto. Sí, es poco probable que estemos en el álbum de una superestrella, pero puede que nos inviten a participar en un podcast. ¿Qué hay de la luna? Tal vez no, pero ¿qué pasa con Times Square? Eso no suena tan descabellado, ¿verdad?
«Confiar en el proceso»
Tengan cuidado de no abrumarse con nuevas peticiones a lo largo del proyecto. Estos pueden parecer triviales, y se deslizan insidiosamente en el plan inicial ya en acción. La talla de la camiseta te ayuda a luchar contra este efecto de bola de nieve discutiendo los parámetros de tu proyecto antes de que se produzca la avalancha. Si encuentra que su equipo está fuera de rumbo, simplemente muestre a sus colaboradores que el proyecto ha pasado de M a L. ¡Y vuelve al camino!
Existen otras herramientas para la planificación de proyectos: se pueden utilizar estimaciones de tiempo, o asignar un valor numérico a diversas tareas en función de una combinación de su dificultad y tamaño utilizando una secuencia de Fibonacci (0, 0,5, 1, 2, 3, 5, 8, etc.): estos se denominan puntos de historia. Por ejemplo, escribir un artículo en un blog puede valer 5 puntos, mientras que escribir una novela puede valer 100 puntos. Un sistema de puntos ayuda a un equipo a priorizar sus tareas basándose en el número total de puntos disponibles en su carga de trabajo para el proyecto.
Sin embargo, toma tiempo para que los equipos desarrollen una clara comprensión del valor de estos puntos. O tal vez tu equipo simplemente no necesita seguir un modelo de gestión de proyectos ágiles al pie de la letra.
Con el método de la talla de la camiseta, no hay una fórmula matemática para distinguir lo que define a un XL o a un S.
Es una comprensión completa de lo que significa esta diferencia de tamaño. Este proceso poco estructurado es una gran manera de comenzar el proceso de planificación de un proyecto sin demasiada formalidad o exceso de pensamiento.
Traducir camisetas en idioma Trello
Supongamos que tienes una sesión de lluvia de ideas. Se te ocurren ideas sólidas con todo el equipo y ahora introduces tus notas en Trello. ¿Cómo organizas tus camisetas en tu pizarra?
Con Power-Up Custom Fields, es más fácil elegir una camiseta de tu armario y llevarla a tu próxima reunión. Una vez que hayas activado este Power-Up en tu tabla, personalízalo con los tamaños y ajustes que se adapten a tu equipo. Nos gusta usar el campo personalizado «Lista desplegable», añadiendo una opción para cada talla de camiseta.
Recordatorio: Asegúrense de pensar en el tamaño correcto para no fijarse metas irrazonables. Aunque no hay una fórmula matemática que marque la diferencia real entre las tallas XL y S, se puede determinar una comprensión global. (Por ejemplo, entre el impacto de un anuncio en Times Square y el de un anuncio en un periódico local, se puede llegar a un acuerdo general).
Por ejemplo, en mi equipo de Trello, una tarea XL requiere al menos ocho horas de trabajo (es decir, más de un día de trabajo dedicado exclusivamente a esta tarea). Puede establecer tales parámetros básicos para ayudar a su equipo a acordar la definición de sus tamaños.
Hemos creado un campo personalizado con los tamaños y tiempos correspondientes para identificar diferentes tamaños de trabajo.
Una vez que haya asignado sus tarjetas a las tallas de camiseta apropiadas, cualquier miembro del equipo, o incluso el jefe, puede entender fácilmente de un vistazo de su lista la magnitud de la tarea en cuestión. Ahora usted mismo tiene una lista que no sólo le ayuda con su proyecto actual, sino también una lista de ideas «rechazadas» que pueden resultar útiles para proyectos futuros.
Por último, ¿quieres que todos tus proyectos pequeños aparezcan en la parte superior y los grandes en la parte inferior, en lugar de en orden aleatorio? El popular Power-Up Butler te permite establecer rápidamente reglas para reorganizar automáticamente tus cartas en el orden que elijas.
El Power-Up Butler permite definir reglas para los campos personalizados, el orden de los mapas, etc.
El modelo correcto: lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer
La planificación de proyectos no es sólo trabajo en equipo, puede aplicarse en cualquier lugar, desde proyectos de diseño hasta contratos de venta o la planificación de sus próximas vacaciones. El método de la talla de la camiseta es el mismo independientemente del proyecto para el que se use. 
PRESCRITO
- Piensa en grande : Déjate soñar un poco con este ejercicio. Llegar a una idea factible es sólo el resultado final, así que no te preocupes por los detalles desde el principio.
- Asegúrate de que la misión no cambie de rumbo : con tantas ideas que salen, es fácil salirse del tema. Una fiesta de cumpleaños podría convertirse fácilmente en un carnaval si no tienes cuidado, así que asegúrate de comprobar que cada tamaño es lo que realmente necesitas.
PROSCRIBIDO
- Tener demasiados tamaños diferentes : hace que un proceso simple sea complicado. Se recomienda no tener más de 3 o 4 tallas.
- Apéguese al concepto de «tallas» : si la terminología XS, S, M, L, XL no tiene sentido para su equipo, no dude en cambiarla mientras mantenga la idea de diferencia de intensidad. ¿Por qué no los animales? Algo que está clasificado como un «T-Rex» se siente realmente de manera diferente a un «gatito», ¿estás de acuerdo?
Proyecto Pro
Tanto si se trata de una «parálisis analítica» como de una situación como «demasiados cocineros estropean la salsa», el resultado es el mismo: demasiadas reflexiones y demasiados detalles demasiado pronto en el proceso de planificación del proyecto pueden llevar a una pérdida de eficiencia. Categorizar sus ideas en compartimentos generalizados no sólo facilita la comunicación del equipo, sino que también le obliga a priorizar su proyecto.
¡Adelante, pon tu proyecto en sus treinta y uno con hermosas camisetas!
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