Plug, Play, Repetir: Las mejores estrategias para un tiempo de enfoque más productivo

Este post es parte de una serie sobre estrategia de tiempo, de nuestros amigos de ProductPlan. Lea la Parte 1 aquí sobre cómo hacer más sin trabajar más.

Tu cuaderno está lleno de listas y garabatos. Tus tablas de Trello están cargadas. Tienes tu armadura pulida y estás listo para irte, así que ¿por qué sigues luchando para marcar algo de tu lista de tareas?

Incluso cuando tienes una estrategia para convertirte en una potencia de productividad, ejecutarla parece una batalla totalmente nueva.

Una vez que tengas el plan, debe parecer simple: conectar, jugar y repetir. Desafortunadamente, el avance de la lista de tareas y proyectos no es una tarea fácil, especialmente cuando te falta tiempo y concentración.

Estrategias para un tiempo de enfoque más productivo

Según un estudio de RescueTime, el 40% de los trabajadores del conocimiento nunca tienen 30 minutos seguidos de tiempo concentrado en un día de trabajo. Además, encontraron que en el transcurso de un día la persona promedio sólo encuentra alrededor de una hora y veinte minutos un día de tiempo enfocado total.

Esto significa que tienes que ser increíblemente eficiente con el tiempo limitado que tienes. El pensamiento estratégico y la cuidadosa priorización son sólo puntos de partida. Así que, ¿cómo puedes asegurarte de que el tiempo enfocado que tienes realmente cuenta? ¿Cómo puedes pensar en pequeño?

Aquí hay algunos consejos para maximizar su productividad cuando su tiempo es limitado.

Dejar de hacer multitarea… Algo así como

Odio ser el portador de malas noticias, pero apestas en la multitarea.

No es nada personal, todos somos terribles en el procesamiento paralelo. Y no dejes que tu cerebro te engañe para que pienses que eres la excepción. Estudio tras estudio ha confirmado que los humanos son terribles en la multitarea.

Así que si quieres sacar el máximo provecho de tu limitado tiempo de concentración, pásalo trabajando en una cosa a la vez. Pero a la luz de las investigaciones recientes, puede haber algunos beneficios al reencuadrar cómo percibes tu tarea singular.

En el transcurso de un día la persona promedio sólo encuentra alrededor de una hora y veinte minutos al día de tiempo enfocado total.

La investigación examinó las implicaciones de nuestra percepción de la multitarea en el rendimiento y sugirió, «Mientras que hacer más al mismo tiempo podría perjudicar el rendimiento, hacer la misma actividad pero percibiéndola como más, la mejora».

Tomemos una tarea como transcribir un video, por ejemplo. En lugar de ver esto como una sola tarea, puede mejorar el rendimiento si lo ve como un ejemplo de sus excelentes habilidades multitarea: tanto para escuchar como para escribir. Las investigaciones demuestran que la mera percepción de que estás haciendo malabares con un montón de pelotas a la vez te ayudará en tu rendimiento. Así que adelante, ¡date una palmadita en la espalda por un trabajo bien hecho!

Alistar la ayuda

Ciertas tareas tienen importancia estratégica, pero frecuentemente logran pasar desapercibidas o se ven desplazadas de la agenda en favor de otros proyectos. A menudo esto ocurre con tareas que son repetitivas, que no tienen plazos específicos, o que no tienen un dueño claro.

Los expertos en productividad sugieren que puede tener sentido subcontratar estas tareas siempre que sea posible. Pero a veces, tal vez no sea necesario. Una cosa que hace que las tareas repetitivas sean más agradables, y que a la vez ayude a promover la responsabilidad, es hacerlas un esfuerzo de equipo. Además, innumerables estudios muestran que el trabajo en equipo es más efectivo que las contribuciones individuales.

En ProductPlan, tenemos varias «horas de energía» semanales fijadas en el calendario. Durante nuestras horas de poder, el equipo de marketing se reúne para enrollarse las mangas para una hora de trabajo enfocado e ininterrumpido. Nuestras horas de poder representan espacios de tiempo dedicados a proyectos tácticos que consideramos importantes, como el trabajo de SEO o responder a preguntas sobre Quora. Promueven un nivel de responsabilidad y consistencia en torno a tareas que de otra manera podríamos dejar pasar. También reúnen a nuestro equipo para centrarse en sólo una cosa a la vez.

Construir una fortaleza contra las distracciones

Aunque no se puede discutir el importante papel que juegan las aplicaciones de comunicación de equipos como Slack o el correo electrónico en nuestro día a día, también son responsables de muchas alertas que interrumpen nuestros flujos de trabajo.

En un estudio realizado en 2007 se trató de determinar en qué medida el acto de responder a un mensaje durante un período de tiempo determinado afectaba al rendimiento. En promedio, los participantes tardaban entre 10 y 16 minutos en reanudar el trabajo después de responder a un mensaje. Parte de ese tiempo, observaron los investigadores, se dedicó a tratar de recordar cuál era la tarea anterior y luego a encontrar la ventana de la aplicación anterior. Pero, la mayor parte del tiempo transcurría entre encontrar la aplicación de nuevo y reanudar el trabajo.

Sugieren que este retraso es más probable porque puede ser difícil volver a la mentalidad correcta después de una distracción.

«Especulamos que el tiempo y el esfuerzo con la reanudación puede implicar la readquisición de memorias sobre la tarea y, más generalmente, el reenfoque de los recursos cognitivos que pueden haber sido usurpados durante la fase de desviación. Los resultados indican que la desviación, comenzando con una alerta aparentemente inocua, puede dar lugar a un retraso sustancial en la reanudación de las tareas primarias».

Y este estudio sólo se refería a las distracciones debidas a las aplicaciones de mensajería. Ahora considera las otras interrupciones en tu flujo de trabajo que puedas encontrar. El fenómeno de distraerse y luego perder más tiempo del que se imagina tratando de volver a la «zona» esquiva se llama cambio de contexto, y es uno de los asesinos más comunes de la productividad.

Por eso es crítico para ti proteger tu precioso tiempo de concentración. Haz lo que necesites para controlar las posibles distracciones en tu espacio de trabajo. ¿Oficina ruidosa? Conoce los auriculares con cancelación de ruido. ¿Compañeros de trabajo charlatanes? Conoce el cartel de «No molestar». Haz lo que necesites para bloquear las distracciones que matan la productividad.

Aquí hay algunas tácticas probadas para combatir las distracciones comunes en las oficinas modernas.

• Pon bloques de tiempo de Maker vs. Manager en tu calendario. Y asegúrate de que esté en tu calendario. Lo último que quieres es que te inviten a una reunión en medio del tiempo que has seleccionado para el trabajo enfocado. Si hay una hora o un día de la semana en el que tiendes a ser más productivo, bloquea ese tiempo.

• Comuníquese con su equipo antes de cualquier hora de enfoque programada. Permítales la oportunidad de comunicarse con usted antes de que entre en su fortaleza contra las distracciones. De esta manera, no sólo son conscientes de que estás a punto de «entrar en la matriz», como yo lo llamo, sino que también es menos probable que te interrumpan durante tu tiempo de tranquilidad.

• La preparación es clave. Tenga todo lo que pueda necesitar a mano ANTES de que empiece el tiempo de enfoque programado: rellene su botella de agua, rellene su café, etc. Si tiende a tener hambre a cierta hora, tenga listos los bocadillos. No querrás que nada se interponga entre tú y tu productividad.

• Derrotar las distracciones con la regla de los 10 minutos. Si estoy atascado o siento la tentación de revisar mi teléfono o el Slack durante mi tiempo de concentración, generalmente hago un pacto conmigo mismo de que después de 10 minutos si todavía quiero ceder a esas distracciones, puedo hacerlo. La mayoría de las veces, paso esos 10 minutos siendo extremadamente productivo y termino olvidando que quería revisar mi teléfono en primer lugar. Pero a veces termino cediendo a la distracción. Y probablemente tú también lo harás. Sé amable contigo mismo cuando lo hagas. El tiempo está ahí para que lo uses como lo necesites.

• Saber cuando alejarse. Date la gracia y acepta que es difícil estar en tu nivel más alto de productividad todo el tiempo. Si has llegado a un punto de parada o simplemente ya no eres productivo, no sientas que no puedes alejarte. De hecho, algunos estudios han demostrado que dedicarse a una tarea completamente diferente es una forma de impulsar tu cerebro hacia una idea o concepto fresco.

Diciendo No a Estar Ocupado

El secreto contraintuitivo para lograr más es elegir conscientemente hacer menos.

Una última cosa importante que hay que recordar en su viaje hacia una vida más equilibrada es que está completamente bien decir no a los proyectos o compromisos de vez en cuando. A menudo esto es más fácil de decir que de hacer (sólo recientemente aprendí el poder del no a través de mi carrera de buceo en cuevas), pero puedo decirte por experiencia que es una de las habilidades más útiles que puedes aprender.

El secreto contraintuitivo para lograr más es elegir conscientemente hacer menos. Tuitea este @TRELLO

Para algunas personas, es aterrador decirle que no a un jefe o ejecutivo en el trabajo. Pero, otro beneficio de una estrategia bien pensada y basada en resultados es que te da apoyo para tu decisión. El pensamiento estratégico y un marco de prioridades objetivas le da no sólo la capacidad de ver qué tipos de proyectos realmente mueven la aguja, sino también la evidencia fundamental que puede necesitar para respaldar sus decisiones.

Cuando dices «no» a las cosas con poco valor estratégico, liberarás más de tu (valioso) tiempo de concentración para sobresalir en las cosas que realmente tienen potencial para causar impacto.

Alcanzando la cima de tu lista de cosas por hacer en la montaña

Has llegado hasta aquí – tienes una estrategia en marcha y la motivación para bajar a los negocios y navegar a través de tu montaña de alto nivel. Una vez que llegues a la cima, respira hondo y disfruta de ese tiempo extra que creaste para ti mismo para sentarte y disfrutar de la vista.

Y no olvides darte una palmadita en la espalda por todo lo que has logrado hasta ahora. ¡Tu camino hacia una estupenda gestión del tiempo está en marcha!

B

Lo más reciente en TodoTrello: