¿Ha mirado las últimas herramientas de productividad en su App Store últimamente? Ciertamente no hay escasez de aplicaciones de listas de tareas diarias o aplicaciones de gestión de actividades, cada una de las cuales promete una forma más simple y fácil de organizar todas las cosas que desea lograr.

Tiene muchas herramientas realmente buenas para ayudar a mejorar la productividad . Sin embargo, muchos de ellos se centran exclusivamente en tareas o procesos individuales.

Facilitan la adición de elementos como «Llamar a Marcus sobre la reunión» o «Recoger panecillos de queso en la panadería».

Estas herramientas y aplicaciones de productividad nos permiten agregar, editar y diferir estas tareas de tantas formas diferentes como queramos.

Si bien estas herramientas ofrecen muchos recursos útiles, no resuelven el problema real al que todos se enfrentan cuando intentan ser más productivos: no logran identificar el panorama general.

Diferenciar tareas y proyectos

A pesar de todas las diferentes funciones y formas de mostrar una lista de tareas diarias, muchos usuarios siguen frustrados con la herramienta que utilizan para administrarla.

Como resultado, un ciclo de probar «la próxima novedad que surge» tiende a ocurrir de vez en cuando.

Actuando como entrenador de productividad, veo que el siguiente escenario se repite varias veces:

• La persona está frustrada con su aplicación de gestión de tareas actual.
• La persona visita la tienda de aplicaciones para buscar y ver qué hay de nuevo o popular.
• La persona descarga una nueva herramienta (o tal vez unas pocas a la vez).
• La persona pasa muchas horas importando todas sus listas de tareas diarias, ajustando la configuración de la nueva herramienta y familiarizándose con las funciones y la navegación.
• La persona siente una sensación de alivio y la creencia de que esta vez será diferente. Esta nueva aplicación los convertirá en la bestia productiva que siempre supieron que podían ser.

Ahora, a primera vista, parece que sería un buen enfoque. Quiero decir, ¿qué hay de malo en reorganizar su lista de tareas diarias y obtener un impulso de motivación y productividad personal al mismo tiempo?

Pero el problema radica en donde la gente tiende a enfocarse: tareas individuales.

Las tareas individuales son actividades relativamente cortas que se pueden realizar en menos de una hora. Se convierten en un problema porque la mayoría de nosotros realmente no queremos completar las tareas.

En cambio, queremos completar proyectos. Proyecto es lo que tendrá un gran impacto en nuestra vida profesional o personal .

Estar alineado con el panorama general en la cabeza

Es cierto que algunos administradores de tareas te permiten agregar proyectos. Pero en la mayoría de los casos, se administran en una categoría o carpeta separada. Como resultado, no puede ver sus tareas y proyectos al mismo tiempo.

Cuando no ve sus proyectos y objetivos prioritarios en la misma pantalla que sus tareas, tiende a no ver el panorama general. Es por eso que podemos completar una larga lista de tareas diarias en un solo día de trabajo, pero ni siquiera cerca de cumplir nuestras metas más importantes.

Es por eso que la capacidad de revisar sus tareas y proyectos al mismo tiempo es tan crucial. La descripción general le permite asegurarse de que existe una alineación entre el lugar al que desea ir (grandes proyectos) y la forma en que está gastando su tiempo (en pequeñas tareas).

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que la relación entre sus proyectos y tareas sea coherente?

Primero, comience enumerando todos sus proyectos principales. No es necesario agregar detalles. Simplemente dé un título de 2 a 4 palabras.

Luego, revise su lista de tareas individuales y revise lo que contiene ahora. Eche un vistazo a cada tarea que ha enumerado.

Ahora, pregúntese: «¿Cuántas de mis tareas se relacionan directamente con uno de mis proyectos?»

Si su respuesta es «menos de la mitad», es posible que deba renegociar su lista de tareas diarias.

En realidad, puede darse cuenta de que tiene una desconexión significativa entre lo que quiere y lo que está haciendo en realidad .

Ver todo en la misma pantalla

Trello es una excelente herramienta para gestionar el equilibrio entre proyectos y tareas . Dado que puede crear y etiquetar sus listas de la forma que desee, Trello no lo limita a lo que puede ver al mismo tiempo.

En el ejemplo anterior, puede ver cómo creé un gráfico que me permite ver toda la información que necesito para tomar mi próxima decisión de la mejor manera posible.

Este tablero específico consta de solo 3 listas: Notas, Proyectos y Tareas. Enumeré en este orden por una razón específica. De izquierda a derecha, quiero ver un flujo de trabajo que imite el curso natural de llevar un pensamiento o una idea a la finalización de un proyecto.

Vea cómo ocurre el flujo de trabajo dentro de este marco:

Primero, una nueva idea o pensamiento me viene a la cabeza (¡es como magia!). Luego puedo capturarlo (antes de que se escape) creando una nueva tarjeta en la lista de Notas. Puede ser una nota muy breve y quizás agregue mucha información al reverso de la tarjeta.

Luego, de forma regular, reviso todas las notas que he creado y determino cuáles seguiré realmente.

Recuerde, no todas las ideas son geniales o vale la pena ponerlas en práctica. Solo los valiosos, que marcan la diferencia, se convierten en proyectos.

Naturalmente, esta lista contendrá ambos tipos de proyectos: los que yo mismo creé y otros proyectos que me han sido asignados.

Finalmente, el paso final es determinar qué acciones individuales necesitaré tomar para completar este proyecto. Una vez que identifique los próximos pasos, naturalmente se convertirán en una tarea en la lista.

Entonces puedo comenzar a ocuparme de esta lista de tareas, sabiendo que la mayoría de ellas se relacionan directamente con mi lista de proyectos.

Equilibrar su lista de tareas diarias

Por supuesto, no todo en su lista de tareas diaria (semanal o mensual) se relacionará con un proyecto. Tiene muchas cosas que necesita lograr hoy, o esta semana, que no estarán asociadas con una gran meta.

Puede ser pagar una factura, hacer una llamada a un cliente o leer un artículo. Pero la mayoría de las tareas de su lista deben estar directamente vinculadas a sus proyectos.

De lo contrario, no se sorprenda si parece que tardan una eternidad en completarse. O peor aún, simplemente nunca se completan.

Por lo tanto, no importa qué herramienta utilice para administrar sus tareas, asegúrese de tener sus proyectos en mente.

Se asegurará de que sus acciones individuales correspondan a sus objetivos más importantes. Y esta simple visualización por sí sola mejorará en gran medida sus posibilidades de completar sus proyectos más valiosos.