¿Qué es la microproductividad? El pequeño hábito que te llevará a grandes ganancias
Da pasos de bebé. No puedes mover una montaña. Cuando te comas un elefante, dale un mordisco a la vez.
¿Ha oído antes sentimientos como estos? Por supuesto que el romper los proyectos en sus partes componentes es un consejo que se repite a menudo cuando se aborda algo grande.
Es un principio que aquí en Trello nos gusta llamar «microproductividad». ¿Acabamos de inventar esa palabra? Claro que sí.
La microproductividad importa
Creemos que es un término que capta perfectamente la esencia de esta sabiduría probada y verdadera. Es mucho más fácil (por no mencionar que es mucho menos abrumador) centrarse en poner un pie delante del otro, en lugar de mirar con temor toda la ruta del maratón que tienes por delante.
«Desglosar las tareas nos ayuda a ver las grandes tareas como más accesibles y realizables, y reduce nuestra propensión a aplazar o diferir las tareas, porque simplemente no sabemos por dónde empezar», explica la Dra. Melissa Gratias, entrenadora y oradora de productividad en el lugar de trabajo.
Eso tiene sentido, ¿verdad? Pero, esta es la cuestión: ¿Alguna vez te has parado a preguntarte por qué funciona esta táctica? Al final, estás haciendo más o menos la misma cantidad de trabajo. Entonces, ¿qué es exactamente lo que hace que esta estrategia de «un paso a la vez» sea tan útil para todos nosotros?
Descomponer las tareas nos ayuda a ver las grandes tareas como más accesibles y realizables, y reduce nuestra propensión a posponer o aplazar las tareas, porque simplemente no sabemos por dónde empezar.
– Melissa Gratias, doctora, entrenadora de productividad en el lugar de trabajo y oradora.
Descomponer las tareas nos ayuda a ver las grandes tareas como más accesibles y realizables, y reduce nuestra propensión a posponer o aplazar las tareas, porque simplemente no sabemos por dónde empezar.Hemos investigado toda la ciencia y la psicología para identificar las razones por las que todos preferimos cenar en «elefantes» de a uno por vez.
1. Su cerebro está limitado (sin ofender)
«La memoria humana es defectuosa y limitada», dice el Dr. Gratias, «Todos sabemos esto. No podemos recordarlo todo».
Si bien los límites de la memoria pueden variar ligeramente de una persona a otra, estudios recientes muestran que nuestra capacidad media de memoria de trabajo (la memoria de trabajo es la que se utiliza en las tareas mentales) es sólo de tres a cinco elementos. Cualquier cosa más que eso está destinada a caerse del cerebro.
«Si confiamos en nuestra memoria, nos detendremos en cada paso de la tarea y pensaremos, ´¿Qué se supone que debo hacer a continuación?´» explica el Dr. Gratias, «Esas paradas son oportunidades para distraerse, salirse del camino, o perder un paso.»
Así que, en pocas palabras, dividir un proyecto más grande en pequeños proyectos nos ayuda a identificar fácilmente qué paso debemos dar a continuación.
Hay una nota más importante que hacer sobre esto: Este proceso no debería ocurrir mentalmente (porque, en caso de que ya lo hayas olvidado, tu memoria no es tan buena).
Estos pasos individuales deben ser anotados físicamente en su lista de tareas o en una lista de verificación en una tarjeta de Trello, por ejemplo. Puedes referirte a eso como tu hoja de ruta para tu proyecto cuando no puedas recordar lo que viene después.
2. Trabajas mejor con objetivos específicos
Usted tiene un proyecto importante en su plato, por ejemplo, está encabezando el lanzamiento de un sitio web completamente nuevo para su organización.
A primera vista, su objetivo parece simple: preparar el nuevo sitio web. Pero, en realidad, ese es un objetivo bastante vago. ¿Qué califica como «listo»? ¿Cuándo tiene que salir al aire? ¿Cómo hará que esto suceda? Tener todo el sitio web completo proporciona muy poca orientación.
Precisamente por ello, la especificidad es uno de los elementos centrales de la Teoría de Fijación de Objetivos, establecida por el psicólogo Edwin Locke a finales del decenio de 1960.
En un artículo sobre la Teoría del Establecimiento de Objetivos publicado en la Enciclopedia de Investigación de Psicología de Oxford, el autor y profesor de Efectividad Organizacional, Gary Latham, cita cuatro razones principales por las que los objetivos específicos son tan poderosos:
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Los objetivos específicos nos obligan a tomar una decisión para perseguirlos y, como resultado, excluyen cualquier cosa que sea irrelevante . Esto aumenta nuestro enfoque, así como nuestro sentido de propósito en la búsqueda de esa meta.
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Del mismo modo, los objetivos específicos incitan al esfuerzo , que es otra piedra angular de la motivación.
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Los objetivos específicos nos inspiran a ser más persistentes , ya que tenemos una idea clara de cómo es el éxito.
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Los objetivos específicos hacen que nuestras ruedas giren inmediatamente sobre las estrategias necesarias para alcanzarlos .
Por supuesto, hay muchas otras investigaciones que muestran que tendemos a hacerlo mejor con objetivos específicos. En sólo un estudio de 162 estudiantes universitarios a los que se les pidió que realizaran una prueba computarizada de coordinación mano-ojo, los investigadores encontraron una correlación entre la especificidad de los objetivos y el nivel de rendimiento. Encontraron que si se controlaba la dificultad de las metas, el establecimiento de metas personales específicas resultaba en niveles más altos de productividad.
Entonces, ¿cómo se vincula todo esto al concepto de microproductividad?
Bueno, dividir un proyecto grande en tareas de tamaño reducido te permite establecer hitos mucho más específicos (por ejemplo, «escribe la copia de la página de inicio para el final de esta semana») y, como resultado, te mantiene motivado y en la dirección correcta.
3. La retroalimentación regular te mantiene en el camino
Los proyectos más grandes pueden durar semanas, a veces incluso meses o años. ¿Se te ocurre algo más frustrante que invertir todo ese trabajo en una tarea, sólo para descubrir más tarde que estás totalmente desviado?
Esta es otra de las razones por las que es tan crucial dividir estas grandes tareas en partes más pequeñas: Tienes la oportunidad de recibir retroalimentación (que es otro principio básico de la Teoría del Establecimiento de Objetivos) y hacer ajustes cuando sea necesario.
Es fácil pensar que la retroalimentación es desmotivadora, particularmente cuando es dura o constructiva. Sin embargo, la ciencia demuestra que la retroalimentación de cualquier tipo, ya sea positiva o negativa, nos inspira a seguir adelante.
En un estudio de 157 participantes que jugaron un juego de entrenamiento cerebral, se descubrió que:
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La retroalimentación negativa disminuyó los sentimientos de competencia, pero aún así aumentó el juego inmediato.
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La retroalimentación negativa motivó a los participantes a reparar su rendimiento a corto plazo.
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La retroalimentación positiva fomentaba la motivación a largo plazo de los participantes.
Así que esto muestra que, quizás sorprendentemente, tanto la retroalimentación positiva como la negativa son útiles para hacer ajustes y mantenerse comprometido con la tarea en cuestión. Y, eso es algo que te faltará si intentas abordar un objetivo entero de un solo golpe.
«Dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas permite obtener retroalimentación, hacer correcciones de curso y mantenerse motivado para completarlo», resume el Dr. Gratias.
4. Los humanos odian la espera de resultados
«Como humanos, no somos excelentes en la gratificación retrasada», dice el Dr. Gratias, «Nos gusta ver el progreso, y nos gusta ver el progreso rápido y a menudo».
Probablemente estés familiarizado con ese apuro de satisfacción que tienes cuando puedes tachar algo de tu lista de cosas por hacer. Pero, ¿qué pasa en tu cerebro cuando marcas esa casilla o garabateas esa tarea? Bueno, tu cerebro libera dopamina, un neurotransmisor que está conectado a los sentimientos de placer y motivación.
Esta es la cuestión: te gusta cómo se siente, así que harás tu mejor intento para repetir ese éxito. Es algo que los neurocientíficos llaman «aprendizaje autodirigido», y es una gran razón por la que dividir los grandes proyectos es tan útil.
Al romper esas asignaciones a largo plazo, se abre la puerta para experimentar recompensas más frecuentes (¡y las prisas por la dopamina!), que te inspiran a seguir dando pasos adelante.
«Estás desperdiciando oportunidades para una subida de adrenalina al hacer una tarea demasiado grande», comparte el Dr. Gratias, «Estamos trabajando con nuestros propios deseos de recompensa y retroalimentación al dividir una gran tarea en sus partes componentes».
Vamos a desglosarlo ahora
Ya sabes que la productividad es personal, lo que funciona bien para una persona puede resultar contraproducente para otra.
Sin embargo, cuando se trata de sentirse intimidado por proyectos grandes y desalentadores, el concepto de segmentar esa asignación en objetivos más pequeños es casi tan útil universalmente como puede ser un consejo de productividad.
La microproductividad es la nueva lista de tareas pendientes. Por qué «un paso a la vez» está científicamente probado para ayudarte a hacer más. Tuitea este @TRELLO
«Hay ciertas características de la forma de pensar y trabajar de los humanos que son comunes», concluye el Dr. Gratias, «Derribar una gran tarea es muy útil para la gente que se siente abrumada o no avanza en sus proyectos y tareas».
¿Lo único que te queda por hacer? Tomar ese proyecto importante (ya sabes, el que has estado empujando continuamente a un segundo plano), dividirlo en tareas individuales, y ponerte a trabajar. No, no puedes comerte ese proverbial elefante de una sola vez. Pero, honestamente, ¿por qué querrías hacerlo?
