¿Qué es un flujo de trabajo? ¿Y por qué lo necesitas?
¡Es el Día D! Has decidido empezar a organizarte para aumentar tu productividad. Finalmente vas a tirar todas tus listas de papeles. Vas a poner todo plano y lo harás en el orden correcto para maximizar tu tiempo. También recordará todo lo que olvidó en su lista.
productividad. Y cualquiera que sea ese método, lo seguirás. Lo único es que todo el mundo te dice lo mismo: «Establece un flujo de trabajo».
¿Eh? ¿Qué es un flujo de trabajo?
No te preocupes, te explicaremos en detalle qué es un flujo de trabajo, su definición y ejemplos prácticos para que sepas por qué lo necesitas. De esta forma, podrá decidir mejor si necesita una herramienta de flujo de trabajo y cómo crear los flujos de trabajo que le resulten más útiles.
¿Qué es un flujo de trabajo?
La definición de un flujo de trabajo, um… es «el proceso secuencial por el cual una tarea se lleva a cabo, de principio a fin». Para decirlo claramente, es el método que eliges para cumplir tus tareas.
Por «tareas» se entiende: una lista de tareas semanales, un proyecto más detallado, escribir un libro o establecer un sistema de facturación para los clientes… en resumen, puedes crear un flujo de trabajo para lo que quieras.
De hecho, es probable que estés administrando y ejecutando flujos de trabajo todos los días sin darte cuenta. Por ejemplo, supongamos que la tintorería está en el camino al club de fútbol de su hijo, que también es la ruta que pasa por su panadería favorita. Así que, cada miércoles cuando su hijo vaya al club, dejará su ropa en la tintorería de camino, y luego disfrutará de un delicioso pastelito de camino a casa. Esta optimización del curso es un ejemplo de flujo de trabajo en su forma más simple.
Cuando se trata de la productividad diaria, puede que ni siquiera se dé cuenta de lo fácil que sería su vida si tuviera un flujo de trabajo. Explorar tu correo electrónico o un montón de documentos para encontrar información es una pérdida de tiempo. ¡Hay una manera más fácil!
Ejemplos y principales flujos de trabajo para conocer
Aquí hay un resumen de los diferentes tipos de flujo de trabajo que pueden hacerte decir «¡Esto es lo que necesito!»
Listas de tareas sencillas para aumentar su productividad personal
Aquí está uno de los flujos de trabajo más básicos, en forma de una tabla de Trello: To Do, In Progress, Completed. Los mapas se mueven a estas listas a medida que progresan.
Puedes cambiar el nombre de tus listas a cualquier título que encaje mejor. Además de To Do, In Progress, Completed, algunas personas añaden listas como «A largo plazo» o «En espera» para hacer un seguimiento de las iniciativas en las que no están trabajando activamente pero que no quieren olvidar.
Para crear un flujo de trabajo más avanzado que le permita centralizar todo, vea este ejemplo de un gran flujo de trabajo detallado de una fuente muy fiable: uno de los cofundadores de Trello.
Scrum y flujos de trabajo de la metodología ágil
Muchos equipos de ventas utilizan un método de flujo de trabajo en toda la empresa, conocido como ágil, que esencialmente estructura las tareas del proyecto en períodos cortos de una o dos semanas. Estos períodos se llaman «Sprints». Antes de empezar un sprint, todos los mapas de tareas se ponen en cola en una «cola» llamada lista de atrasos.
A medida que el proyecto avanza, las cartas pasan del libro de pedidos a la lista de sprints actuales hasta el final de su tiempo.
Una vez que se completa el sprint, se registra y se revisa el progreso. El equipo reflexiona en conjunto sobre lo que ha ido bien y lo que se podría mejorar (este ejercicio se llama retrospectiva). Las ideas retrospectivas se ponen en práctica y luego el proceso comienza de nuevo con un nuevo sprint.
Es un excelente flujo de trabajo para que un grupo de personas, cada una con un conjunto diferente de tareas individuales, se mantenga alineado con un objetivo con oportunidades regulares de control y flujo de proceso sin problemas.
Lee este artículo completo sobre cómo poner en marcha tu equipo con Scrum y Trello.
Gestión del flujo de trabajo de las solicitudes entrantes
Otro ejemplo de flujo de trabajo es el seguimiento de muchas solicitudes entrantes frecuentes que deben ser filtradas a diferentes personas o procesadas en un orden organizado.
Por ejemplo, digamos que eres un florista y los pedidos están llegando. La mejor manera de manejar esto es asegurarse de que todas las órdenes lleguen al mismo lugar y luego trasladarlas a donde tienen que ir.
Así que ya sean preguntas por correo electrónico, formularios de pedido online o incluso mensajes de voz, todo se convierte automáticamente en un mapa en la lista de la izquierda de una mesa de Trello. Desde allí, dependiendo de las necesidades de la orden, será dirigido a una lista diferente.
El flujo de trabajo de las solicitudes entrantes puede aplicarse a cualquier tipo de uso: gestión de su buzón de correo, generación de clientes potenciales, procesamiento de solicitudes de los gerentes u otros equipos, o cualquier tipo de sistema de tickets entrantes.
Lee sobre cómo enviar automáticamente todo tipo de tareas en un mapa de Trello.
Flujo de trabajo de transferencia
Otro flujo de trabajo colaborativo aplicable en la empresa es aquel en el que, después de hacer tu parte del trabajo, asignas la siguiente parte a otra persona. Y así sucesivamente.
Por ejemplo, digamos que están trabajando en equipo en la nueva página web de la compañía. La primera persona es responsable de escribir el texto para el sitio y luego lo pasa a otra persona para comprobar la gramática y los errores tipográficos. Esta persona lo envía a un diseñador para crear una maqueta, etc.
Cada una de estas asignaciones puede ser dividida en una lista diferente en una tabla de Trello. Así, cuando la tarjeta entra en la lista de la que es responsable, hace lo que tiene que hacer, comenta y adjunta una comunicación relevante, y luego la arrastra al siguiente paso para la siguiente persona.
Para asegurarse de que la siguiente persona sepa que ahora es su turno, puede quitarse como miembro de la tarjeta y añadirla. Cuando añada a la siguiente persona a una tarjeta, recibirá una notificación. También puedes dejarles un comentario diciendo algo como: «Hey @ericasue, he añadido mis cambios. ¡Esta tarjeta está lista para su brillante colaboración!
Los flujos de trabajo de transferencia son perfectos para una gestión fluida de los proyectos. Esto reduce la necesidad de que una sola persona supervise el flujo de trabajo, a la vez que se evita la confusión o que dos personas hagan el mismo trabajo. Un ejemplo de un flujo de trabajo de transferencia común es la gestión de un calendario editorial.
Esperemos que este curso intensivo proporcione un marco para pensar en el tipo de flujo de trabajo que mejor se adapte a sus tareas. Oh, y recuerde: todas las herramientas de flujo de trabajo son flexibles y deben adaptarse a sus necesidades cambiantes. El aspecto más importante de cualquier flujo de trabajo es su eficiencia. ¡Buena suerte!
