¿Qué hay del método de la bandeja de entrada cero: efectivo o sobrevalorado?

El correo electrónico ha sido utilizado por el público en general durante más de 20 años. Es difícil de creer que después de tanto tiempo y de las nuevas tecnologías, sigue siendo una de las formas más populares de comunicación empresarial.

Hoy en día recibimos aún más correos electrónicos que antes. Este uso masivo a veces termina por hacernos sentir como si nos ahogáramos en nuestra bandeja de entrada. Pero hay muchas maneras de mejorar su comunicación sin abrumarse.

No es necesario llegar al cero absoluto

Puede que hayas oído hablar del concepto de la Bandeja de Entrada Cero… Es una técnica desarrollada por el escritor y podólogo Merlin Mann para clasificar y vaciar su bandeja de entrada todos los días. Como muchos métodos de productividad que requieren una rutina estructurada, puede tener una amplia gama de partidarios y detractores. Pero en mi experiencia, pocas técnicas de productividad se entienden tan mal como el concepto de la Bandeja de Entrada Cero.

inbox zero es un nombre pegadizo que realmente puede llamar la atención. ¿Quién no quiere tener una bandeja de entrada vacía? Pero la verdadera clave del sistema de la Bandeja de Entrada Cero está en otra parte. Es más un método para tomar el control de tu correo electrónico que para llegar al cero absoluto.

Para poner en práctica la Bandeja de Entrada Cero, tienes que tomar la decisión de procesar todos los correos electrónicos que recibes. Así que no se trata sólo de leer todos los e-mails que llegan a tu buzón: tienes que decidir, rápidamente, qué hacer con ellos. Aquí están las 4 acciones de la Bandeja de Entrada Cero: Borrar, Delegar, Aplazar o Hacer.

Borrar – ¿No necesitarás más este correo electrónico? Bórralo. O archívelo para que salga de su bandeja de entrada, pero puede buscarlo más tarde si lo necesita. La clave de esto y de los tres pasos siguientes es no guardar nunca el correo que lees en tu bandeja de entrada.

Delegado – ¿Es usted la mejor persona para manejar esta solicitud? Si no, reenvíalo a LA persona. No necesitas ser un gerente para delegar. Recuerda que sólo porque seas capaz de hacer algo no significa que tengas que hacerlo.

Defer – ¿Necesitas varios minutos para responder? ¿Necesitas encontrar otros archivos para adjuntar a este correo? Etiquételo o póngalo en una carpeta separada para que pueda manejarlo DESPUÉS de leer el resto de sus nuevos mensajes.

Respuesta – ¿Este correo electrónico requiere una respuesta urgente? ¿Puedes responder en menos de 2 minutos? No pierdas el tiempo: si es muy rápido, hazlo ahora y continúa con el resto de tu correo electrónico.

Realizando estas acciones para cada correo electrónico, puede navegar rápidamente a través de un gran número de nuevos mensajes en cuestión de minutos. Y recuerde, no se preocupe si llegan nuevos mensajes mientras está procesando un correo electrónico existente. El objetivo no es mantener tu bandeja de entrada a cero. Se trata de procesar tus mensajes rápidamente para que puedas concentrarte en tu trabajo más importante.

Menos correo = más trabajo real

Por supuesto, no necesitas ser un discípulo de la Bandeja de Entrada Cero para domar tu correo electrónico. Hay otras formas de manejarlo para reducir el estrés. Revisar el correo electrónico con menos frecuencia puede tener un impacto significativo en su productividad.

Investigadores de la Universidad de Columbia Británica realizaron un estudio sobre los efectos de revisar los correos electrónicos sólo tres veces al día. En este experimento, los participantes de dos grupos enviaron y recibieron el mismo número de correos electrónicos, pero a un grupo se le pidió que revisara sus correos electrónicos tantas veces como quisiera, y al otro se le pidió que revisara su buzón de entrada sólo tres veces al día. Los grupos se invirtieron entonces. Los investigadores midieron los niveles de estrés de los dos grupos.

Los resultados pueden ser sorprendentes: los participantes del grupo que revisaron su correo electrónico sólo tres veces al día informaron de que se sentían menos estresados. Se midieron sus niveles de estrés para que fueran comparables a otras técnicas de relajación bien conocidas, como los ejercicios de respiración y la meditación.

Además, desde un punto de vista estadístico, el grupo «3x / día» pasó en promedio un 20% menos de tiempo en sus buzones. Esto les permitió dedicar más tiempo a tareas más importantes durante la semana.

El factor importante es que todos los participantes procesaron el mismo número de correos electrónicos como lo harían normalmente. La diferencia era simplemente el número de veces al día que se conectaban. Al revisar sus correos electrónicos con menos frecuencia, los participantes encontraron una reducción significativa del estrés, lo que les permitió ser aún más eficientes y productivos.

Salga de su caja

Las herramientas de comunicación son abundantes. Pero algunos son mucho mejores que otros.

Boomerang

Boomerang es una de esas aplicaciones para Gmail y Outlook. No reemplaza tu actual servicio de correo electrónico, pero te ofrece una funcionalidad adicional. Por ejemplo, esta aplicación te permite repetir un mensaje para que lo recibas en tu bandeja de entrada en un momento más conveniente. También te da la posibilidad de programar un mensaje para ser enviado.

Boomerang también puede rastrear los correos electrónicos que envías para ver si el destinatario ha respondido dentro del plazo deseado. Si no recibes una respuesta en el plazo establecido, Boomerang devolverá tu mensaje original a tu bandeja de entrada para recordártelo. Tú decides qué hacer a continuación. Con esta función, puedes despedirte de las banderas u otras etiquetas que tienes que comprobar manualmente (y que olvidas más a menudo).

Chispa

Similar a Boomerang, Spark es otra forma de organizar tu bandeja de entrada. Utiliza un software inteligente para identificar los mensajes que son más importantes para ti y los pone en la parte superior de la lista. El software también puede diferenciar entre correos electrónicos personales, boletines de noticias y lo que es probablemente la principal fuente de recepción de correos electrónicos… ¡He mencionado… las notificaciones! Spark categoriza estos diferentes tipos de correos electrónicos, lo que hace que clasificarlos sea mucho más fácil.

Aplicaciones para gatos

También hay un fuerte aumento de otras aplicaciones que están empezando a reemplazar o al menos reducir nuestro uso del correo electrónico. Prácticamente ya nadie se comunica con sus colegas por correo electrónico: las cadenas de correo electrónico son engorrosas y son la forma ideal de desordenar la bandeja de entrada. La holgazanería se está volviendo cada vez más popular. Las aplicaciones de chat le permiten mantener sus mensajes enfocados en temas específicos como proyectos o clientes. Esto no sólo te saca de tu bandeja de entrada, sino que también te permite rastrear y revisar las comunicaciones importantes en torno a un solo tema. Las aplicaciones de chat son especialmente populares para la comunicación interna de los equipos.

Trello

Las herramientas de gestión de proyectos como Trello también pueden sustituir eficazmente la sobrecarga de correo electrónico. ¿Cuántas veces has intentado encontrar un correo electrónico con un archivo adjunto específico? Aplicaciones como Trello pueden ayudarte a enfocar tu conversación y mantener los archivos, asignaciones y fechas de vencimiento en un solo lugar. Trello también te ayuda a conocer el estado de cada proyecto de un vistazo.

No dejes que tus correos se hagan cargo

Entonces, ¿cómo se hace más eficiente en la administración del correo electrónico?

1. Considere la posibilidad de utilizar el concepto de Bandeja de entrada cero para acelerar el procesamiento de sus mensajes. Recuerda que no se trata de mantener tu bandeja de entrada vacía. Se trata de procesar rápidamente un gran número de mensajes e identificar aquellos que merecen su atención.

2. ¡Deja de revisar tu correo electrónico tan a menudo! ¿Sabías que el profesional promedio pasa unas 6h20 al día en el correo electrónico? Configura 3 o 4 veces al día para revisar tus correos electrónicos para que puedas concentrarte el resto del tiempo en tu trabajo. Los estudios muestran que al hacerlo, se reduce el estrés.

3. Utiliza aplicaciones como Boomerang, Trello o Spark para que tu comunicación sea clara y precisa. Si trabajan en colaboración, asegúrense de que todos sepan cómo utilizar las herramientas de comunicación en su sistema de gestión de proyectos. Esto ahorrará tiempo y muchos dolores de cabeza a todos.

El correo electrónico ciertamente ha cambiado a lo largo de los años y parece que seguirá haciéndolo durante mucho tiempo. Así que toma unos simples pasos para convertirlo en tu aliado y no en tu enemigo.

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