En todos los innumerables artículos y consejos sobre productividad, hay un mal que acecha en nuestras actividades, una actividad que cuando se domina, abre la puerta a un potencial paraíso de la productividad. De hecho, las distracciones (o la falta de ellas) son el verdadero corazón para trabajar mejor. Son la mayor causa de una de las cosas que más destruyen la productividad en el trabajo: el cambio de contexto, una característica inherente de una persona multitarea.

¿Qué es el cambio de contexto?

En su forma más simple, cambiar de contexto es saltar de una tarea a otra sin estar relacionado. Incluso si tiene la suerte de trabajar desde casa, el cambio de contexto probablemente esté agotando su productividad de otras maneras.

Aunque el cambio de contexto es una forma característica de la persona multitarea, considérelo el gemelo malo de la forma tradicional de multitarea a la que está acostumbrado. No se trata de intentar responder a los correos electrónicos de manera distraída durante una videoconferencia. Como señala la Asociación Estadounidense de Psicología , hay tres tipos de multitarea:

• Multitarea clásica: intente realizar más de una tarea al mismo tiempo
• Cambio de tarea rápido: cambie de una tarea a otra en rápida sucesión.
• Cambio de tarea ininterrumpido: es necesario cambiar de una tarea a otra antes de completar la primera; esta es la madre de todos los agujeros negros de productividad.

El cambio de tareas ininterrumpido es particularmente malo porque puede ser el que más distrae, el más dependiente de factores externos y, si bien es el peor, es algo que una persona que realiza múltiples tareas ni siquiera se da cuenta de que existe.

¿Cuánto nos cuesta?

Desafortunadamente, el tiempo y la productividad perdidos debido a una mala gestión de las tareas son profundos. Según Inc., el costo estimado de la pérdida de productividad debido a la multitarea es de $ 450 mil millones, y el costo para cada individuo es igualmente serio.

Entre ellos:

• Pasamos, en promedio, 1 minuto y 15 segundos en una tarea antes de que nos interrumpan.
• Se tarda un promedio de 25 minutos en volver a una tarea una vez que nos interrumpen.
• Multiplicar tareas extensamente puede reducir temporalmente su coeficiente intelectual hasta en 15 puntos.

Exactamente, literalmente nos vuelve estúpidos.

Y esta infografía ni siquiera tocó el estrés que proviene del cambio de contexto; ¿Cuánto de tu día pasas, lleno de ansiedad, sintiendo que estás constantemente remando para estar al tanto de todo mientras nadas frenéticamente contra la corriente del río Correria do Trabalho ?

Entonces, ¿cómo podemos evitar esto?

Jugar con los partidos

Parte de la razón por la que cambiar de tarea es tan difícil es que es difícil concentrarse en un tema y luego cambiar a otro totalmente diferente. Para facilitar esta ardua transición, intente agrupar tareas y proyectos similares en su horario:

Programe todas sus reuniones para los mismos días de la semana:

Desafortunadamente, las reuniones son un mal necesario para la mayoría de nosotros, pero también son culpables de cambiar las tareas. Mattan Griffel, director ejecutivo de One Month , una escuela de educación en línea para emprendedores de tecnología, tiene una política estricta de programar todas sus reuniones los miércoles. Como él mismo dice, «el resultado neto de tener reuniones un día de la semana es tener bloques de tiempo largos e ininterrumpidos durante los otros días que te permiten tener una productividad increíble».

Organice categorías similares de tareas y proyectos en su agenda:

Digamos que algunas de sus tareas frecuentes incluyen programar publicaciones en redes sociales y responder a los usuarios de esos medios. Junte estas tareas, ya que ambas involucran las redes sociales. La investigación muestra que agrupar tareas similares nos permite tomar más iniciativas y terminarlas.

Revise su correo electrónico

Seamos realistas, los correos electrónicos son una de las mayores distracciones de tu día, especialmente si eres una persona multitarea y sigues abriéndolos todos, tan pronto como llegan, mientras haces otra cosa. Como  Harvard Business Review señala a cabo, no se debe utilizar la bandeja de entrada de correo electrónico como una lista de tareas. Los correos electrónicos pueden estar contribuyendo más al intercambio de tareas que usted realiza. Por lo tanto, debe programar el tiempo para ordenar sus correos electrónicos.

Dos veces al día, reserve 15 minutos para «ordenar correos electrónicos». Envíe todos sus correos electrónicos a una lista en un tablero de trello llamada «Clasificación». Una vez que los correos electrónicos están en la tabla de clasificación, se pueden organizar de la siguiente manera: si pertenecen a un proyecto que ya tiene su lista en Trello, irán allí, si no, irán a una lista “a hacer ”en Trello.

Ah, y no seas como un perro Pavlov . Las notificaciones en su teléfono y computadora distraen, incluso si no mira. Admítelo, incluso si ignoras la notificación y sigues trabajando, en algún lugar de tu cabeza te estás preguntando qué podría ser .

No es suficiente silenciar el teléfono, ponerlo boca abajo para que ni siquiera vea la notificación en la pantalla. También cierre el correo electrónico para que no vea mensajes. Solo entonces una persona multitarea dejará de distraerse con ella.

Desarrolle su estrategia «Cerebro desconectado»

En los días en que el cambio de tareas es inevitable, o cuando sucedió inesperadamente y su cerebro se apagó y se declaró «fuera de servicio», no tenga miedo: la productividad aún no se ha perdido.

Todos tenemos tareas que debemos cumplir, pero que no requieren mucho pensamiento crítico. Ataque estas tareas cuando se dé cuenta de que es lo mejor que puede hacer. Concentrarse en una tarea mundana ayuda a centrar su cerebro y le permite pensar con mayor claridad. Como dice Kevan Lee de Buffer : “Tienes que tragar muchas ranas. Se vuelve más fácil si los divides en renacuajos «. Es eso.

Las fuerzas externas a menudo no planificadas que destruyen su productividad nunca terminarán, pero usted puede controlar las cosas para que funcionen mejor para usted y no en su contra. Por lo tanto, evite ser una persona multitarea.