¡Mangas arremangadas, motivación alta y mucho trabajo por delante! Usted y su equipo trabajan duro, entregan todo lo necesario a tiempo y, al celebrar el éxito, ¡la decepción!

“No, este no era el trato”, o peor: “¡Mira, se hizo mal! Tienes que rehacerlo «

Aún más triste es cuando sucede un viernes por la tarde y su fin de semana va cuesta abajo.

¿Cómo se puede revertir un nivel emocional tan positivo de esta manera, en unos segundos, debido a la necesidad de reelaboración?

y porque pasa esto?

Los errores de comunicación en el entorno laboral , la indefinición de un alcance claro o su cambio brusco, una planificación deficiente o inexistente e incluso la falta de capacidad técnica o formación adecuada son las causas más habituales de retrabajo en las empresas.

Y si ya no desea pasar los fines de semana rehaciendo lo que pensó que era perfecto, aquí le mostramos cómo asegurarse de que las cosas se hagan bien la primera vez, con consejos y sugerencias de profesionales que han pasado por este problema.

Retrabajo: corregir es mucho más difícil que empezar desde cero

¿Cuántas veces nos enfrentamos a este dilema: ya que es rehacer, no es mejor olvidarlo todo y empezar de cero?

Eso sí, esto dependerá mucho de lo que se necesite rehacer (si es solo una parte del proyecto o si implica toda su reestructuración), del tiempo y recursos disponibles para ello y de la calidad que tendrá la reparación o refracción de algunas piezas en el Entrega final.

Lo cierto es que cualquiera que sea la alternativa que se elija, la pérdida económica y emocional suele ser grande, lo que reduce enormemente la motivación del equipo .

Las estadísticas sobre proyectos de TI muestran que el 50% del tiempo de los programadores se pierde en retrabajos y que el costo de encontrar un error después de que se desarrolló el proyecto es 100 veces mayor que lo que se había detectado antes, o que no ocurrió, preferiblemente.

De hecho, debido a la falta de un alcance claro, el 15% de los proyectos de TI se abandonan antes de su finalización.

Evandro Coelho, Crieteblogs , reconoce que, obviamente, todos los proyectos pueden tener algún nivel de desviación, pero debemos controlar esto a niveles aceptables, porque los errores constantes que llevan a retrabajos pueden llevar a una agencia de creación de sitios web o desarrollo de software a bancarrota.

Cómo utilizar Trello para evitar la reelaboración de la creación de sitios web y el desarrollo de software

Evandro señala que las horas desperdiciadas en rehacer actividades tienen un impacto directo en el tiempo de entrega y en el costo total del proyecto, determinando si será rentable o no para la empresa y afectando fuertemente el retorno de la inversión que la empresa realizó en este trabajo específico.

 “En los proyectos de desarrollo de software y la creación de sitios web, evitar la repetición del trabajo es una cuestión de supervivencia, ya que debemos aprovechar al máximo cada minuto del trabajo de nuestros empleados para que el proyecto suceda de la mejor manera y al menor costo posible” – Evandro Conejito

Para evitar esto, definió algunos pasos importantes:

• Comprenda claramente los requisitos del proyecto
• Tener la percepción correcta de su alcance.
• Dedica un gran esfuerzo a la planificación
• Solo entonces comienza a programarse

Los datos de la investigación confirman la relevancia de estas precauciones por parte de Evandro, ya que revelan que el 56% del origen de los retrabajos están en los requerimientos.

En tu metodología de trabajo para crear un blog o sitio web son necesarias 5 fases: concepción, creación, programación, aprobación y, finalmente, entrega.

Evidentemente, cada una de estas fases requiere de diferentes cantidades de horas de diferentes tipos de profesionales, que dependen de la entrega de la fase anterior para desarrollar adecuadamente sus actividades, evitando retrabajos futuros.

En este escenario de creación de sitios, por ejemplo, si algún componente importante no se mapeó en la fase de creación del diseño y solo se identifica en la fase de aprobación, probablemente implicará una reelaboración de todo el equipo, ya que será necesario ajustar el diseño. reenviado para aprobación y luego para programación nuevamente.

Como puede ver, dependiendo del problema, la cantidad de horas de servicio puede duplicarse y, en consecuencia, los costos del proyecto también, causando fatalmente una gran pérdida, desperdicio de recursos y desgaste innecesario.

Es decir: un control de flujo de trabajo que se pudiera realizar de forma ágil e intuitiva, con la documentación necesaria fácilmente accesible en anexos a través de enlaces, y en el que una etapa del proceso solo comenzaría después de que la anterior fuera completada por el responsable, sería Perfecto.

Más aún si todo el flujo de actividades y el estado de su progreso pudieran entenderse con un vistazo rápido a una lista de tareas … um … ¿dónde hemos visto esto antes?

Parece que Evandro también conoce esta solución:

“Trello nos ha ayudado mucho en nuestros proyectos, ya que nos permite hacer un seguimiento de las actividades, responsable y el seguimiento de cada actividad, así como los archivos asociados a cada uno de ellos. Debido a que tiene una interfaz simple e intuitiva, no perdemos tiempo en otras herramientas y estamos totalmente enfocados en el proyecto «

Pero no es solo en el área de la programación y el desarrollo de sitios web donde se debe abordar la reelaboración.

Quien lidere equipos en empresas SaaS , es decir, quien brinde software como servicio, también debe enfrentar este desafío.

4 consejos para superar el retrabajo en un SaaS

Gabriel Márquez es el fundador de NFe.io y convive a diario con la gestión de equipos que realizan tareas críticas y que implican una gran responsabilidad hacia los clientes, ya que son datos fiscales y financieros de las empresas.

Él comenta:

 “Rehacer no es más que tener que rehacer todo lo que ya se hizo debido a un error. En la vida cotidiana, nos ocupamos de varios tipos de errores, ya sean pequeños o críticos. La prestación de servicios es algo que debe pensarse cuidadosamente, con el objetivo de la satisfacción del cliente. A lo largo de mi trayectoria como líder de equipo, siempre termino lidiando con problemas de reprocesamiento ”- Gabriel Márquez

Un ejemplo de esto en la vida diaria de la empresa de Gabriel es cuando un empleado ingresa en el sistema algunos datos de un cliente equivocado y, en cuestión de minutos, recibe una llamada o un correo electrónico solicitando cambios.

La situación se torna crítica porque impacta la calidad del servicio brindado, además de tomar un tiempo precioso que podría invertirse en otras actividades, afectando la productividad de la empresa .

Para sortear estas consecuencias del reproceso, Gabriel presenta 4 sugerencias de mejora para la empresa:

1. Formación del personal

Una solución que adoptó y que considera muy importante y que brinda capacitación a los empleados. Es fundamental realizar una formación intensiva con el equipo, mostrando la responsabilidad real de cada uno, la relevancia de la información que se libera en un sistema y las consecuencias que puede ocasionar un error.

Además, es necesario crear y presentar formularios estandarizados para realizar cualquier trámite, evitando errores o dudas.

2. Seguimiento estrecho de los empleados

El seguimiento de los empleados es otra medida que aporta resultados y reduce el retrabajo, ya que las dudas sobre los procesos se pueden resolver de forma inmediata, permitiendo distribuir correctamente el tiempo en el día a día y satisfacer todas las demandas.

3. Repensar los procesos, en caso de fallas repetidas

Todo el mundo sabe que por muy perfeccionista que sea una persona, no hay nadie que no sea susceptible de cometer errores, por lo que, en cierto modo, siempre habrá necesidad de realizar retrabajos en algún momento.

Sin embargo, esto no puede ser algo constante y recurrente. Los pequeños errores acaban por pasarse por alto, pero cuando se convierten en algo rutinario, repercute en la calidad de lo que se está haciendo.

En ese momento, es necesario repensar los procesos para identificar el motivo de las fallas. De esta forma, es posible identificar si el problema es realmente el desempeño del empleado o si es necesario revisar los métodos utilizados, es decir, es necesario desarrollar el trabajo para optimizar estos procesos .

4. Prepárese para imprevistos

Otro punto importante en la rutina diaria es estar abierto a cambios repentinos sin previo aviso. Siempre aparecerá un cliente que define un proyecto y en medio decide cambiarlo todo.

Hay que lidiar con esto constantemente, en muchos casos se convierte en un apuro, porque todo estaba definido y listo para ser ejecutado cuando, de repente, aparece un cuadro inesperado e incierto.

Este es un tipo de reelaboración, por supuesto, sin embargo, una reelaboración sobre la que la empresa no tiene mucho control y no puede evitarse. En este caso no hay alternativa, es necesario cumplir con lo que quiere el cliente.

“Y es precisamente por eso que es muy importante evitar reelaborar todas las demás razones descritas en este proceso, para que haya tiempo de hacer otros cambios que no dependan solo del equipo interno, cuando se produzcan estas sorpresas” – enfatiza nuevamente Gabriel .

Realmente, la reelaboración es uno de los mayores villanos de la productividad. Y nada peor que darse cuenta de que todo el tiempo dedicado y el esfuerzo en un proyecto, de hecho, fue mal dirigido, lo que obligó a usted y a su equipo a rehacer una tarea completa o incluso el proyecto en su totalidad.

Por eso, sigue los consejos de estos dos profesionales y evita trabajar a doble:

1. Comprenda claramente todos los requisitos del proyecto
2. Tenga una percepción correcta de su alcance
3. Dedica un gran esfuerzo a la planificación
4. Entrena a tu equipo
5. Estandarizar procedimientos
6. Haga un seguimiento de cerca con todos
7. Repensar los procesos, si es necesario
8. Esté preparado para los cambios de alcance

Ah, y no te olvides de usar los tableros de Trello para mantener todo organizado, fácil de consultar, con información clara y acceso rápido a los archivos, además de mantener a todo el equipo integrado y colaborando entre sí, de modo que se tenga que hacer el menor trabajo posible. !