¿Reuniones ineficaces? ¡Basta! Métodos probados para evitar errores.

des réunions pour saméliorer

«Puedes cometer mil errores una vez, pero no puedes cometer mil veces un error.» O, dicho de otra manera: » Nunca puedes cometer el mismo error dos veces porque la segunda vez, no es un error, es una elección. – Steven Denn

¡Es fácil decirlo, cuando eres el responsable del error! ¿Pero qué pasa si la responsabilidad del error es compartida por un grupo de personas?

Por ejemplo, ¿le resulta fácil identificar y corregir los errores que su equipo comete en el trabajo? Dependiendo de su nivel de seguridad psicológica dentro de su equipo, incluso discutir abiertamente estos temas con sus colegas puede parecer una tarea imposible.

¿Y si el error lo comete toda su compañía de 10.000 personas? ¿Cometer este error repetidamente es realmente una elección, como nos dice Steven Denn? ¿O es simplemente que no puedes controlar este tipo de problema?

Pero entonces, arreglar los errores cometidos por los grupos es mucho más difícil que corregir tus propios errores (no es una sorpresa, ¿verdad?).

Tengo buenas noticias: los errores cometidos por los equipos pueden ser corregidos y esto puede hacerse en reuniones de trabajo efectivas. Veamos cómo.

Para corregir los errores de grupo, primero hay que identificarlos

Levante la mano si su equipo se toma regularmente tiempo para hacer las siguientes preguntas: «¿Qué está funcionando? ¿Qué es lo que no funciona? ¿Cómo podemos mejorar? «

Si siempre se levanta la mano después de estas tres preguntas es porque hay que trabajar en un equipo ágil que pone en marcha retrospectivas regulares. La retrospectiva ágil es un tipo de reunión de equipo que permite reflexionar, discutir lo que se podría mejorar e identificar los procesos a seguir.

El objetivo es fomentar la mejora continua a través de una retroalimentación sincera y transparente (por cierto, el 80% de todos los equipos ágiles realizan retrospectivas, así que si aún no eres parte de la mayoría, ¡únete a nosotros!).

Pero incluso si no trabajas en un equipo ágil, puedes asegurarte de que tu equipo no vuelva a cometer los mismos errores. Para hacer los cambios necesarios, da un paso atrás en cómo puedes mejorar el equipo.

Pero incluso si su equipo organiza regularmente este tipo de reuniones, ¿cuántas veces se ha utilizado como una oportunidad para implementar cambios reales ? La mayoría de las veces, los equipos dicen que van a arreglar un problema, pero en realidad, nada cambia realmente.

Muchos equipos sólo hablan mucho bajo presión, o por falta de participación y compromiso. Pero el hecho de que los nuevos procesos o las reglas del equipo sean difíciles de aplicar no significa que no debamos enfrentar estos desafíos. Como dijo una vez un famoso maestro del lado de la luz de la Fuerza: «Hazlo». O no lo hagas. No hay ninguna prueba».

yoda yoga

Así que la pregunta es: si las reuniones que se centran en la mejora continua son la mejor manera de identificar y corregir los errores de su equipo, ¿cómo los lleva efectivamente a realmente lograr el cambio?

Entrando en el triángulo del éxito

Una reunión eficaz de mejora continua se basa en tres factores: personas, procesos y seguimiento.

le triangle du succès

Gente : invitar a las criadas adecuadas a la reunión.
Proceso: conducir la reunión de manera que se fomente la plena participación del equipo y se le ayude a centrarse en las cuestiones más importantes. Esto es importante para animar a todos a expresarse, especialmente si se trata de un equipo remoto.
Seguimiento : Comprometerse a actuar. ¡Una vez que la reunión termine, su trabajo no está terminado! Ahora realmente tienes que hacer algo para variar.

Lo que hace que las «reuniones de mejora continua» sean tan difíciles es que, para tener éxito, debes dominar las tres esquinas del triángulo.

Por ejemplo: imagina que has invitado a las personas adecuadas a la reunión y sigues un proceso que permite a todos dar su opinión, pero no hay seguimiento después de que la reunión haya terminado. ¿La reunión fue un éxito? No es probable.

O, imagina que invitaste a las personas adecuadas y tienes un buen seguimiento, pero no dejaste espacio en la reunión para que tus compañeros más tímidos hablaran. ¿Todo el equipo se creerá el cambio? Probablemente no.

5 consejos para organizar reuniones que conduzcan a una mejora continua

Aquí hay cinco consejos prácticos para invitar a las personas adecuadas, establecer los procedimientos adecuados y fomentar el seguimiento:

1. invitar al menor número de personas posible

Algunas personas sugieren nunca invitar a más de 7 personas a una reunión. Aunque este consejo puede ser difícil de seguir en la práctica, asegúrese de que la lista de participantes en la reunión se limita a los que toman directamente las decisiones o a los que se ven directamente afectados por las decisiones adoptadas en la reunión.

Para cada participante, pregúntese: «Si esta persona no pudo participar por alguna razón, ¿seríamos capaces de identificar y analizar eficazmente los problemas de nuestro equipo?» Si la respuesta es «sí», esa persona probablemente no debería ser invitada en primer lugar. Si algunas personas no añaden valor a la conversación, la reunión es una pérdida de tiempo para ti y para ellos .

¡Tengan en cuenta que esto podría significar incluso «des-invitar» a su jefe! Los equipos auto-organizados son más exitosos a largo plazo. Y a veces la mejor manera en que tu jefe puede ayudar es capacitando a todos los miembros del equipo para trabajar juntos con muy poca participación.

2. No olvide que los participantes remotos son miembros de pleno derecho del equipo

¿Tiene un equipo que trabaja a distancia? La respuesta a esta pregunta puede no ser tan simple como parece a primera vista.

Según Mark Kilby, entrenador ágil, hay tres tipos de equipos remotos: satélites, cúmulos y nebulosas:

  • Los equipos satélites son aquellos en los que hay «un grupo central que trabaja en las mismas oficinas y una o más personas que trabajan a distancia del grupo».
  • Los equipos de clúster están formados por varios grupos, cada uno de los cuales tiene sus miembros agrupados en el mismo espacio físico, pero cada grupo está ubicado geográficamente en un lugar diferente.
  • Los equipos nebulosos son aquellos en los que cada miembro trabaja en un lugar diferente.

Según Kilby, todos estos casos representan equipos remotos. Pero no importa el tipo de equipo remoto del que forme parte, es importante asegurarse de que todo el mundo tenga voz en la reunión para hacerla efectiva.

Si alguna vez has asistido a una reunión como la única persona remota, sabes lo difícil que puede ser en la práctica!

Como alternativa, se puede designar a uno de los miembros del equipo que se reúne en las mismas oficinas para que se «asocie» con un participante distante. Si esta persona tiene dificultades para ser escuchada, es responsabilidad del miembro del equipo asociado!

Otra solución es forzar al equipo a convertirse en una nebulosa. En la práctica, esto significa que si sólo una persona participa en la reunión a través del chat o el vídeo, todos los miembros de la empresa tienen que pasar a la modalidad de teletrabajo y unirse al videochat aunque el resto del equipo esté en la misma oficina. Esto ayuda a nivelar el campo de juego y fomenta la empatía por los colegas remotos de tu equipo.

3. Usar técnicas de conducta en reuniones

¿Alguna vez ha facilitado una reunión en la que se haya arrancado el pelo para que los participantes se expresen? * Levanta tu mano *

A nadie le gusta escuchar moscas volando cuando el objetivo de cualquier gerente para una reunión efectiva es la participación.

Aquí es donde entra un buen «facilitador» a la antigua usanza. Según Sam Kaner, coautor de la Guía del facilitador para la adopción de decisiones participativas, los facilitadores tienen cuatro responsabilidades en las reuniones:

  • Fomentar la plena participación. Los facilitadores alientan la creación de una atmósfera de respeto y tolerancia para que todos los miembros del equipo se sientan cómodos participando y aportando sus ideas.
  • Para promover el entendimiento mutuo. Los facilitadores ayudan al grupo a entenderse entre sí para lograr un aprendizaje común.
  • Promover soluciones inclusivas. Los facilitadores ayudan al grupo a encontrar soluciones que tengan en cuenta las opiniones y perspectivas divergentes.
  • Cultivar la responsabilidad compartida. Los facilitadores ayudan al grupo a asumir la responsabilidad de los resultados de la reunión.

Pero, ¿qué hacen en la práctica los facilitadores calificados?

Aquí hay un ejemplo. Para que los introvertidos se expresen (véase la responsabilidad 1 supra), los facilitadores pueden optar por utilizar la escritura de ideas para generarlas rápidamente.

Al igual que la lluvia de ideas, la escritura de ideas es una técnica que permite a los grupos generar ideas rápidamente. Pero la redacción de ideas difiere de la lluvia de ideas en que se pide a los participantes que escriban en privado sus ideas en notas adhesivas u hojas de papel antes de compartirlas con el grupo. La escritura cerebral no sólo aumenta y acelera el proceso de generación de ideas, sino que también anima a todos a participar en igualdad de condiciones.

He aquí otro ejemplo de cómo facilitar eficazmente los debates abiertos:

Para asegurarse de que se tenga en cuenta una amplia gama de opiniones (véase la responsabilidad Nº 3 supra), los facilitadores podrían formular las siguientes preguntas: «¿Existen otros enfoques posibles?» o «¿Cómo podrían otros abordar el problema?

Hacer preguntas como estas crea un espacio para que los participantes que normalmente no hablan se sientan cómodos contribuyendo a la conversación.

4. Confiar en las energías

Imagine por un momento que su equipo ha identificado un problema que necesita atención, pero hay un desacuerdo sobre cómo resolverlo. ¿Qué harías para que todos se pongan de acuerdo en los próximos pasos?

En algunos equipos, el miembro más antiguo del equipo toma la decisión.

En otros equipos, no se toma ninguna decisión hasta que todo el equipo está de acuerdo.

¿Cómo decide tu equipo qué hacer a continuación?

Si no conoce inmediatamente la respuesta a esta pregunta, mire en su lugar: existen ocho modelos diferentes de toma de decisiones, desde el autocrático (en el que una sola persona decide) hasta el de consenso (en el que todos deben estar de acuerdo).

Otra forma posible de tomar una decisión es el consentimiento. En la toma de decisiones basada en el consentimiento, el grupo se compromete a tomar una decisión una vez que se encuentre una solución «suficientemente buena». En lugar de tratar de encontrar el mejor camino a seguir, quieres asegurarte de que no queden objeciones importantes, y entonces tomas la decisión.

Una forma de practicar la toma de decisiones basada en el consentimiento es «confiar en las energías» del equipo. Aprendí esta técnica por primera vez con Diana Larsen, una experta en retrospectiva.

Así es como funciona.

  1. Haz una lista de todas las posibles acciones que tu equipo está considerando.
  2. Pídele a tu equipo que juzgue el impacto relativo de cada acción (en la imagen de abajo usamos tallas de camiseta).
  3. Pida a su equipo que juzgue el esfuerzo relativo que se necesitaría para completar cada acción.
  4. Por último, pero no menos importante, pide a todos los miembros del equipo que pongan un punto al lado del elemento de acción en el que tienen la energía para trabajar.

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La tarea con más «votos de energía» es la que tiene más probabilidades de ser realizada. Incluso si algunas personas prefieren una acción diferente, estarán de acuerdo en trabajar en el que tenga más votos de energía.

5. Concentrarse en una cosa a la vez

Afrontémoslo, el cambio es difícil de implementar. Incluso pequeños cambios. ¿Cuántas veces te has dicho a ti mismo, «Voy a empezar a escribir mi informe mensual» y luego correr detrás del reloj para cumplir con el plazo?

Eso es porque tú, como todos los demás, eres naturalmente resistente al cambio. Romper esos malos hábitos y dejar de postergar es más fácil de decir que de hacer.

Cuando participamos en una reunión de mejora continua, a muchos de nosotros nos gustaría resolver demasiados problemas a la vez. Hablamos de los 5 o 10 problemas principales que enfrentamos, identificamos soluciones para cada uno, y eso es todo: lo llamamos «un día».

¡No es de extrañar que nada cambie después del final de una reunión!

Así que, en lugar de discutir superficialmente varios temas a la vez, enfóquese en uno solo y tenga una discusión a fondo. Tómese el tiempo necesario para analizar las causas fundamentales del problema, por ejemplo utilizando el método de los «5 porqués».

Esta técnica ayuda a comprender las causas subyacentes del problema en cuestión preguntándose cinco veces por qué.

He aquí un ejemplo en acción:

Pregunta 1: ¿Por qué se presentó tarde el informe?
Respuesta: Porque no había suficiente gente para participar

Pregunta 2: ¿Por qué no había suficiente gente allí?
Respuesta: Porque la facturación de la empresa es alta. Más trabajadores dejan la empresa que los que son contratados.

Pregunta 3: ¿Por qué hay una alta tasa de rotación?
Respuesta: Porque la empresa no tiene una cultura corporativa.

Pregunta 4: ¿Por qué es tan débil la cultura corporativa?
Respuesta: Porque no hay un equipo o persona encargada de montarlo.

Pregunta 5: ¿Por qué no hay nadie asignado para promover la cultura empresarial?
Respuesta: El equipo central nunca ha hecho de esto una prioridad.

Usando el método de los 5 porqués, puedes fácilmente hacer el vínculo entre un proyecto que está atrasado y una mala cultura corporativa.

Por supuesto, no hay garantía de que 5 sea el número mágico de veces que tienes que preguntar «por qué». Así que no dudes en dejar el ejercicio una vez que llegues a la causa original.

Entonces, y sólo entonces, imagina soluciones factibles en las que tu equipo pueda sumergirse de inmediato.

Piensa en kanban: al limitar los temas de discusión, disminuyes tu trabajo en curso (WIP), aumentando así las posibilidades de que realmente estés cumpliendo con lo que te has comprometido a cambiar.

¡Ahora empieza a mejorar!

Ningún equipo es perfecto, y francamente, la perfección ni siquiera debería ser su objetivo. Pasar por las reuniones de trabajo regulares enfocadas a la mejora continua es el primer paso para reducir las posibilidades de que su equipo cometa los mismos errores una y otra vez.

Así que no tengas miedo de la próxima reunión, sal ahí fuera y mira a tu equipo tener éxito.


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