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Cuando tienes un equipo enorme, un presupuesto enorme y herramientas extraordinarias, no tienes que preocuparte por tu productividad personal. Si no quieres hacer una tarea, puedes elegir a uno de tus muchos empleados con las habilidades adecuadas para hacerla por ti.
Como empresario, ya sea que estés siguiendo tu carrera, iniciando un proyecto paralelo o trabajando en una nueva empresa, no tienes ese lujo.
Tienes que aprovechar al máximo cada hora del día. Para muchos, ser un buen empresario significa quedarse despierto toda la noche bebiendo demasiado café sin siquiera ducharse. Pero este tipo de comportamiento rápidamente lleva al agotamiento y pone a cualquier empresario fuera del negocio.
La actitud de un empresario no debe ser sinónimo de constante y agotador auto-sacrificio. Si usted tiende a no contar sus horas hasta el punto de sentir los efectos negativos, la buena noticia es que muchas cosas pueden ser automatizadas, programadas u optimizadas a un menor costo.
¿Cómo convertirse en un buen empresario? Esta guía le ayudará a aprovechar al máximo su tiempo, trabajar mejor y sentirse mejor mientras crece su negocio.
Ahorrar energía automatizando
A nadie le gusta la entrada de datos, pero la mayoría de las veces es un mal necesario. La buena noticia es que la mayoría de las tareas de entrada de datos pueden ser automatizadas muy simplemente.
Por ejemplo, en Process Street, he implementado una automatización que añade tareas a Trello, resume la información en Slack, alimenta con datos las hojas de cálculo y añade contactos a nuestro CRM.
Ya no es necesario pegar, actualizar, comprobar o notificar manualmente. Aprende a integrar tus herramientas y a simplificar tu vida.
Automatizar la comunicación de su equipo
Todas tus herramientas SaaS (Trello, Evernote, Slack) pueden hablar entre sí. Por ejemplo, si te comunicas con tu equipo a través de Slack, puedes usar la integración nativa de Trello para Slack. Gracias a esto, todos los canales recibirán notificaciones automáticas de nuevas tareas, y podrán seguir trabajando en Trello sin tener que cambiar de aplicación todo el tiempo.
Esto te ahorra actualizar a Trello y luego copiar la información a Slack. La integración elimina las notificaciones de Trello y sus buzones y las traslada a donde su equipo está acostumbrado a comprobar la información durante el día.
Esto no sólo te ahorra comunicar la misma cosa dos veces, sino que también mantiene a tu equipo al día. Y además, todos reciben un resumen de las actividades de cada aplicación en un lugar.
Otro consejo empresarial para ahorrar tiempo a la hora de transferir tareas a otras herramientas: combina tus herramientas de gestión de proyectos y de gestión de tareas en Evernote. Usando el Zapier, puedes establecer una etiqueta que envíe automáticamente notas como tareas a Trello o a otros. De esta manera, en lugar de lanzar la aplicación relevante cada vez, utiliza Evernote como un tablero para crear tareas y compartir información con tu equipo.
Automatiza tus calendarios de reuniones
Ya pasamos tanto tiempo gestionando nuestros correos electrónicos que es esencial simplificar la planificación de las reuniones evitando los interminables intercambios de correos electrónicos para acordar una fecha.
Utilizo una herramienta, x.ai, que me proporciona un asistente de correo electrónico inteligente capaz de gestionar este trabajo: Amy (inteligencia artificial). La herramienta funciona cuando copias a Amy en tus correos y le pides que fije una fecha en la que puedas conocer al destinatario. Ella se encargará de los intercambios de correo electrónico y luego actualizará automáticamente su calendario.
¿Dudas en confiar esta tarea a una IA? No te preocupes, funciona perfectamente. Desde el lanzamiento de la beta privada, hemos estado usando x.ai en Process Street y conociendo a todos, desde los inversores hasta los mejores clientes, sin ningún problema.
Automatiza tu comunicación de marketing
Los e-mails de marketing presentan dos peligros para su productividad y su imagen personal:
-
- No envías ninguna, o
- Pasas demasiado tiempo enviándolas
¿No es demasiado impersonal? No tiene por qué ser así. Se pueden enviar correos electrónicos de marketing irrelevantes, pero tus contactos te dirán lo que quieren si utilizas las herramientas adecuadas, permitiéndote procesar sus respuestas.
Con una herramienta como GetResponse, puedes establecer procesos de marketing en los que las acciones del destinatario afecten a lo que recibe por correo electrónico. Por ejemplo, los prospectos que se hayan registrado mediante diferentes formularios recibirán diferentes correos electrónicos. De esta manera, la comunicación siempre se adapta al contexto en el que interactúan con usted.
Las respuestas automáticas son una de las herramientas que puede configurar y utilizar con confianza sin preocuparse de que caigan en el spam o sean demasiado impersonales. Un buen consejo para el éxito como empresario: es mejor pasar más tiempo donde se añade valor para el cliente final, creando una experiencia de calidad para sus contactos, en lugar de perder el tiempo enviando correos electrónicos manualmente.
Programe ahora, relájese después
Si no puedes automatizar, programa.
Nada me deja más sereno en el trabajo que saber que una máquina se encarga de la gestión de mi agenda, y me permite pasar tiempo en mi blog, redes sociales, recordatorios y correos electrónicos.
Programar entradas de blog
Actualizar tu blog personal o corporativo puede convertirse rápidamente en un verdadero desafío si trabajas incansablemente para cumplir con los plazos de cada proyecto.
Aunque sabes que un artículo debe ser publicado cada martes, empiezas la semana sabiendo que cualquier tarea o proyecto que aparezca en tu camino puede alejarte de tu objetivo.
Así que, en lugar de apresurar el trabajo, escribe varios artículos por adelantado y programa su publicación.
Crear una metodología para las publicaciones de las redes sociales
Aunque automatizar todo en las redes sociales no es lo ideal, te evitará perderte en los distraídos meandros de Twitter y Facebook varias veces al día.
Hay muchos plug-ins e integraciones que automáticamente twittearán desde una fuente RSS. Así que asegúrate de configurarlos correctamente para publicar instantáneamente nuevos artículos en las redes sociales.
… Pero para convertirse en un buen empresario, probablemente querrás ir más lejos.
¿Por qué no crear un flujo continuo de sus artículos ya publicados, artículos de prensa que lo citen y temas relevantes para su público objetivo?
Así que un buen consejo para convertirse en un empresario ágil: usa Buffer y Bulk Buffer para crear un pool de posts en tus redes sociales. Para crear automáticamente un feed de curación de contenido relevante, conecta Buffer a una herramienta como Quuu y conviértete en un empresario ágil con buenos consejos en tu campo.
Recordatorios de la agenda
Debo admitir que si no tuviera mi teléfono para recordarme que tengo que trabajar, me olvidaría de lo que tengo que hacer durante el día. Programando recordatorios recurrentes, no necesitas una memoria mejor que la de un pez dorado.
Si tiene tareas semanales, la mejor actitud como contratista para manejar los recordatorios es usar, por ejemplo, repetidores automáticos de tarjetas en Trello, recordatorios de iOS o Todoist y establecer una tarea recurrente con notificación. En mi caso, esto me recuerda que una entrada del blog tiene que estar lista cada martes y jueves.
Este consejo funciona bien si tu calendario ya está lleno, porque puedes separar las tareas recurrentes de los eventos de una sola vez y obtener una visión general clara y rápida de tus tareas.
Programar la comunicación por correo electrónico
Ni siquiera intente llevar un registro de todas las personas con las que se comunica por correo electrónico: su cerebro explotará y no le ayudará a tener éxito en los negocios. Probablemente estés hablando con clientes, inversores y prospectos, por lo que es comprensible que no puedas llevar un registro de todo. Puedes planear el seguimiento de varias maneras, o al menos recordar que tienes emails que enviar:
- FollowUp.cc
- Cerrar.io
- Boomerang
- PersistIQ
Escriba sus pensamientos, tareas e ideas
Tu mente no funciona de la misma manera que tu lista de cosas por hacer. Desafortunadamente, usted empezará a olvidar información importante si intenta hacer todo confiando únicamente en su RAM. Para ser un buen empresario, necesitas una forma de capturar ideas dondequiera que estés.
Puedes usar un cuaderno de papel o una aplicación como Apple Notes o OneNote. Cualquiera que sea el medio, la clave es tener uno. Ayuda a tu cerebro a enviarte buenas ideas porque sabes que no se perderán.
Una buena actitud empresarial es hacer una lluvia de ideas cada noche o al final de cada semana. Escriba en blanco y negro todo lo que le venga a la cabeza, ya sea que le parezca relevante o no. La próxima vez que mire esta lista, puede convertirla en una lista de tareas y añadirla a su gerente.
Escriba su lista de tareas apropiadamente
La forma en que escribes tu lista de tareas puede influir en la forma en que haces tu trabajo. Los elementos que no están claros, son generales o no son procesables requieren una reflexión adicional antes de poder empezar.
Como guía, use la forma «verbo, sustantivo, objeto» como plantilla para nombrar las tareas. Por ejemplo, «enviar un correo electrónico a James en la tarjeta de memoria».
Además, en su libro «Getting Things Done», David Allen nos enseña que si una tarea es demasiado grande para ser manejada de una sola vez, debe ser dividida en subtareas como primer paso.
Con estos sencillos consejos, tu lista de tareas será mucho más fácil de manejar.
No intentes reinventar la rueda
Los errores estúpidos ocurren cuando se confía demasiado en la memoria o se intenta delegar una tarea con instrucciones demasiado breves. Para cualquier cosa que vayas a hacer tres o más veces, vale la pena crear un proceso.
¿Pero por qué?
- Los procesos son la forma más rápida de explicar una tarea a un nuevo empleado o de presentar una nueva tarea a su equipo.
- Los procesos son la forma más segura para que usted o cualquiera que trabaje para usted verifique que el trabajo se hace bien.
Crear algo que no sea un entregable puede no parecerte un buen consejo empresarial. Pero cuando explique la misma tarea o cometa el mismo error por quincuagésima vez, se alegrará de tener documentación formal que le ayude.
Para empezar a crear procesos, simplemente anota las tareas que realizas cada semana. Mantén un cuaderno en tu escritorio y anótalo sobre la marcha. Esto podría ser la corrección de un artículo, el procesamiento de facturas o la promoción de nuevos contenidos.
El punto es que no querrás hacer este tipo de cosas para siempre. Querrás delegarlas. Cuando llegue el momento, tendrás un conjunto de instrucciones perfectas que serán muy útiles para el que tome el control.
Cuídate
No todas las aplicaciones, automatizaciones y procesos del mundo te ayudarán si no eres físicamente capaz de aprovecharlos. Los días en que me miento a mí mismo que estoy demasiado ocupado para beber un vaso de agua o desayunar, siempre me derrumbo alrededor de las 2 pm, especialmente si tengo que ser creativo.
Incluso si no comes bien, puedes evitar este declive desayunando, te guste o no. Comer una dieta consistente le ayudará a evitar sentir hambre demasiado rápido, y le mantendrá concentrado durante más tiempo. Piensa en los efectos de la dieta en la productividad y lee este artículo sobre los beneficios de una hidratación adecuada en tu día de trabajo.
El sueño también es importante, aunque varía de una persona a otra. Según la Fundación Nacional del Sueño, la cantidad de sueño que un individuo necesita puede variar de 6 a 11 horas por noche. Es interesante probar esta variación.
Estos consejos para «dormir mejor» parecen ir en contra de la misma actitud del buen contratista, que se supone que está al acecho las 24 horas del día? Bueno, sepa que nada se interpondrá en su camino para conseguir más de una semana completa de sueño por sólo 4 horas por noche. Pero a la inversa, si duermes demasiado, la mejor solución es una aplicación inteligente de monitoreo del sueño y un reloj de alarma. Uso el Ciclo de Sueño, que detecta el mejor momento para despertarme, y me di cuenta de que dormía tres horas de más por noche. ¡No hay una solución más simple para ahorrar 180 minutos durante el día!
¿Qué es lo siguiente?
Para organizar tus semanas de trabajo, convertirte en un buen empresario y no agobiarte por la gestión de tu negocio, considera que estás construyendo una pirámide: necesitas una base sólida antes de poder concentrarte en los pequeños detalles.
Los estudios muestran que cuidar de la salud y el bienestar mejora la eficiencia. Esto significa que primero debes cuidar tu sueño, nutrición e hidratación, antes de pasar al correo electrónico, los proyectos o la automatización de tus tareas.
Paso 1: Equilibre su consumo de energía (recuerde planificar sus comidas) y descanse lo suficiente. ¿Qué es lo siguiente? Elimina las tareas que consumen mucho tiempo y céntrate en la automatización tanto como sea posible.
Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a adoptar las posturas y actitudes correctas para convertirte en un buen empresario y tener éxito! ¡Tienes la energía, la creatividad y el ingenio para transformar los hábitos que te ayudarán a tener éxito en los negocios!
