Técnicas de gestión de proyectos para solucionar los 5 errores más habituales en proyectos (con analogía alimentaria)

Técnicas de gestión de proyectos para solucionar los 5 errores más habituales en proyectos (con analogía alimentaria)

Con solo unos pocos consejos, herramientas y técnicas de gestión de proyectos, usted y su equipo pueden evitar estos 5 errores principales en la gestión de proyectos y ser vistos como los grandes líderes de proyectos que son.

Gestionar un proyecto complejo no es como dar un paseo por el parque. Para prosperar, los líderes de proyectos deben comprender el compromiso, los objetivos, los desafíos, el presupuesto y la comunicación tanto de su equipo como de las partes interesadas. Además de estar preparado para los inevitables obstáculos que irán surgiendo en el camino y que requerirán una gran flexibilidad por parte del equipo para cambiar y adaptarse a nuevos planes. La verdad es que incluso si no eres un líder de proyecto por carrera, es probable que lo superes de una forma u otra.

Saber lidiar con todos estos cambios no es una habilidad que solo puedan tener los líderes de proyecto, pero ayuda conocer algunas estrategias privilegiadas para gestionar con éxito los proyectos. Con solo unos pocos consejos, herramientas y técnicas de gestión de proyectos, usted y su equipo pueden evitar estos 5 errores principales en la gestión de proyectos y ser vistos como los grandes líderes de proyectos que son.

Para hacer la boca agua con estas técnicas, examinaremos estos errores como si estuviéramos planeando un festival gastronómico. ¡Pide un aperitivo y vámonos!

1. No tener un proyecto claramente definido

La primera tarea que debe realizar un líder de proyecto es definir un proyecto con claridad. No definir el proyecto con sus elementos principales (desafíos, objetivos, entregables y métricas de éxito) es la receta clásica para un trabajo en equipo desastroso.

Trabaje con su equipo para identificar y definir el entregable preferido de qué proyecto. Establezca un objetivo compartido para su equipo y asegúrese de que todo esté alineado con la misión de su empresa. Después de ese paso, ahora puede dividir ese objetivo en objetivos más pequeños y claros. Incluya una línea de tiempo con los principales logros que se deben lograr y proporcione a su equipo métricas de éxito que se pueden lograr.

Tomemos ahora el ejemplo del festival gastronómico (porque, después de todo, ¿a quién no le gusta la deliciosa comida callejera?). Entonces, supongamos que está a cargo de realizar el primer festival gastronómico anual de su ciudad (felicitaciones por eso). ¿Pero por dónde empiezas?

Comience por definir el objetivo del festival gastronómico: promover una manera fácil, social y divertida para que los habitantes de la ciudad conozcan los restaurantes locales, así como desarrollar un sentido de comunidad en torno a la cultura gastronómica de São Paulo. Por supuesto, con un evento de este tamaño, debe estar preparado para desafíos como la ubicación, los permisos del ayuntamiento, los restaurantes participantes, el clima impredecible y otros factores.

También es importante establecer un criterio de éxito desde el principio, así como una visión de cuál sería el resultado ideal. En este delicioso ejemplo que estamos configurando, la cantidad de entradas vendidas y la cantidad de restaurantes participantes serían buenos indicadores del éxito del evento. El resultado ideal sería un hermoso día soleado con miles de personas comiendo deliciosa comida y teniendo una experiencia increíble en el Parque Ibirapuera en São Paulo.

2. No obtener la aprobación de las partes interesadas

Uno de los errores más costosos que puede cometer un líder de proyecto es no lograr el compromiso necesario de los empleados y ejecutivos antes de comenzar. En realidad, el 33% de los proyectos fracasan porque los altos ejecutivos de la empresa no están involucrados . Como dice el viejo refrán: «una manzana podrida es suficiente para estropear a todas las demás» y, de hecho, sólo un ejecutivo «VIP» puede impedir incluso los mejores planes.

Para que un equipo funcione al más alto nivel, todos los miembros del equipo deben estar completamente «comprometidos» con la visión y el proceso. Es responsabilidad del líder del proyecto asegurarse de que todos los miembros del equipo se sientan lo más comprometidos posible. Esta es una de las técnicas de gestión de proyectos más importantes.

Además, contar con el apoyo de los principales ejecutivos de la empresa es fundamental para un proyecto exitoso. Un buen líder de proyecto se comunica abiertamente y ayuda a todas las partes interesadas a comprender el proyecto en sí y la importancia de su papel en el proceso.

Es difícil creer que será un problema lograr que las partes interesadas participen en un festival de comida deliciosa, pero no puede seguir adelante sin primero asegurarse de que lo apoyarán.

Las partes interesadas deben estar en el proceso no solo para ayudarlo a obtener tantos restaurantes como sea posible y planificar todo el evento, sino también para ayudarlo con las entidades locales y obtener todos los permisos para el evento y el uso del parque.

Una de las mejores formas de conseguir que las partes interesadas aprueben el proyecto y se involucren en él es incluirlas ya en el proceso de planificación y darles voz para que den su opinión sobre cómo será el evento. Ya sea que se trate de un parque público o de cerrar las calles por varias cuadras, hay varias personas que necesitan decir «OK» antes de que comience la fiesta.

3. Lidiar con la fluencia del alcance

Hay grandes posibilidades de que ya haya pasado por un problema de alcance incluso sin estar completamente familiarizado con esta técnica de gestión de proyectos. La fluencia del alcance es cuando los objetivos iniciales de un proyecto se expanden después de que el proyecto ha comenzado. Estos son cambios sutiles que dan como resultado que los proyectos tarden mucho más en completarse y entregarse que están lejos de la visión original.

Un escenario común es: un proyecto previamente planificado con un alcance definido comienza a volverse más complejo a medida que pasa el tiempo. Aun así, se espera que su equipo complete el trabajo agregado sin ser recompensado por ello y, en el peor de los casos, se espera que termine el proyecto en la misma fecha de inicio.

La buena noticia es que si supervisa correctamente el progreso de un proyecto, podrá evitar un cambio de alcance. Los líderes de proyecto deben tener cuidado al definir el alcance del proyecto antes de que comience el trabajo. A medida que pasa el tiempo, la visión del proyecto puede cambiar y es tarea del líder del proyecto monitorear el alcance y actualizarlo si es necesario. Es importante revisar los objetivos, mantener la información organizada y monitorear el presupuesto.

Un festival gastronómico tiene un objetivo simple de entretenimiento gastronómico. Sin embargo, si hacemos una lluvia de ideas e involucramos a más personas, pueden surgir nuevas ideas, tales como: ¿habrá lugares para los niños en el parque? ¿Qué pasa con la música en vivo para que los participantes disfruten de un buen espectáculo? ¿Qué pasa con los recursos para perros?

Lentamente, el plan original se hace más grande y extravagante (para bien o para mal) y es el trabajo del líder del proyecto asegurarse de que estas ideas no abrumen el tiempo del equipo y las limitaciones presupuestarias. Una excelente manera de asegurarse de que el proyecto va en la dirección correcta es con reuniones semanales para alinear y revisar los objetivos, los hitos a alcanzar, el presupuesto con sus principales contribuyentes y actualizar el alcance solo cuando sea necesario.

4. Falta de comunicación constante

>Todos los grandes equipos tienen una gran cosa en común: se comunican con frecuencia y eficacia. De hecho, una de las quejas más habituales que tienen los empleados sobre la empresa para la que trabajan es la falta de comunicación eficaz.

La clave aquí es la eficacia . No desea comunicarse demasiado y distraer a su equipo con correos electrónicos excesivos e interrupciones constantes. En promedio, los empleados revisan su correo electrónico 36 veces en una hora. Después de revisar el correo electrónico, tardan hasta 16 minutos en poder concentrarse en otra tarea. Es mucho tiempo perdido.

La mayoría de los errores de gestión de proyectos se pueden evitar si se domina el arte de comunicar e involucrar a las personas adecuadas . Esto significa articular claramente el alcance del proyecto, la visión y las fechas de entrega, así como el rol de cada persona en el equipo, responsabilidades y expectativas. La comunicación cara a cara es importante, sin embargo, el uso de chats en línea, videos y colaboración en documentos compartidos puede ayudar a los equipos a permanecer en sintonía. Ya sea que estén cerca o lejos.

Si bien transmitir información a su equipo es vital, aprender a escuchar a cada parte interesada es sin duda la parte más crítica de la comunicación de la gestión de proyectos. Pase tiempo con su equipo, haga preguntas y brinde a cada persona una plataforma abierta para que comparta sus opiniones, desafíos y éxitos.

Si está colaborando y trabajando en línea, asegúrese de responder de la misma manera que si estuviera en una reunión cara a cara. Reconozca las contribuciones de cada miembro del equipo. Cuantas más personas del equipo sientan que son partes importantes de su proyecto, más eficaz será. Por otro lado, si las personas de su equipo sienten que sus opiniones y sentimientos no importan, probablemente no harán su mejor trabajo.

Un proceso de planificación compartido también puede tener un impacto positivo en la participación de las partes interesadas, ya que las personas deben tener un «asiento en la mesa». Con tantas personas diferentes involucradas, es imprescindible tener un lugar único y accesible para comunicar y almacenar planes, horarios, políticas y cualquier otra documentación del proyecto. Una herramienta de control de proyectosflexible puede ayudarlo a visualizar sus plazos, los hitos que debe alcanzar y realizar un seguimiento fácil de las responsabilidades. Para documentar los detalles de nuestro evento, el software de colaboración de contenido permite que todos sus compañeros de equipo colaboren en la programación de documentos y menús, garantiza que todos tengan las últimas versiones de los documentos y reduce los intercambios innecesarios a través de e- correo electrónico para aclarar cualquier asunto.

5. No seas flexible

Como se mencionó anteriormente, es importante monitorear su alcance a medida que evoluciona su proyecto para evitar limitaciones de tiempo no deseadas y costos adicionales. Sin embargo, es igualmente importante asegurarse de que el proyecto se lleve a cabo de manera flexible.

La gestión flexible va de la mano, lo que permite una comunicación adecuada y la evaluación del progreso. Cada proyecto es diferente. Y cada proyecto presentará desafíos únicos que deberán enfrentarse de frente, con calma y capacidad de adaptación. Esto no significa que los directores de proyectos deban concentrarse constantemente en lo que pueden cambiar. Significa que cuando surgen nuevos desafíos, los gerentes deben ser completamente transparentes con sus partes interesadas y crear un nuevo enfoque para resolver el problema. Por eso es tan importante conocer estas técnicas de gestión de proyectos.

Recuerde esta regla: Sea definitivo en su visión y flexible en su enfoque .

Aquí hay un escenario picante: su festival gastronómico que debería ser en el Parque Ibirapuera ya no será viable debido a las licencias necesarias que tardarán mucho en aprobarse. ¡Pero no te preocupes! A medida que mantuvo su comunicación abierta y accesible con las personas adecuadas, pudo obtener una ubicación de respaldo que cumplía con nuestros requisitos. Su nueva ubicación tiene aún más espacio, lo que significará reorganizar el diseño de los restaurantes que estarán en el evento y potencialmente agregar entretenimiento adicional. Véalo como un desafío, o simplemente como otra razón para más papas fritas.

Sabiendo que cualquier evento o proyecto siempre tendrá desafíos y problemas, desarrolle un plan de respaldo u opciones alternativas con su equipo para ayudar a ahorrar tiempo y estrés.

Cocinar buenos proyectos sin estrés

Evitar estos cinco errores críticos es una gran garantía para completar con éxito cualquier proyecto complejo. Tenga en cuenta que la mayoría de los errores se reducen a una falta de comunicación y compromiso entre los miembros del equipo. El uso de herramientas de colaboración para mantener a su equipo sincronizado puede ser valioso para la gestión de proyectos, ayudándole a comunicarse de forma transparente. Organice los detalles y documentos importantes en un solo lugar y mantenga su trabajo en marcha.

¿Te gustaron estas técnicas de gestión de proyectos? ¿Y cómo es tu gestión del tiempo en los proyectos?

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