Todas las manos en la cubierta: Cómo Trello dirige los ayuntamientos
En Trello tenemos reuniones en el ayuntamiento donde todos los de la empresa están presentes. Son un foro abierto para que cualquiera haga preguntas, discuta lo que tiene en mente, o comparta lo que el equipo está haciendo. No importa su papel, todos están en el mismo nivel durante estas reuniones.
Hemos encontrado que los ayuntamientos son una forma poderosa de transmitir las prioridades de la compañía, promover la comunicación entre equipos y, lo más importante, crear una cultura próspera y unificada en todo nuestro equipo distribuido.
Para facilitar la transparencia de estas reuniones creamos una junta de Trello que está abierta a todos en la empresa.
Establecer las reglas de combate
La mitad de la compañía está en la ciudad de Nueva York y la otra mitad se distribuye a distancia, por lo que hemos adoptado una primera política a distancia. Para los ayuntamientos, accedemos a la reunión en un video chat con Zoom. Esta ha sido una poderosa forma de crear una experiencia compartida en toda la compañía.
Primeras reuniones remotas: Como sólo la mitad de la empresa tiene su sede fuera de la sede, todos entramos en una llamada de Zoom para conectarnos como empresa.
Los ayuntamientos son una gran forma de saber en qué están trabajando los diferentes equipos y departamentos mediante la creación de demostraciones, o compartiendo estadísticas con toda la empresa. En la ausencia de comunicación en persona día a día, es fácil caer en la trampa de que los diferentes equipos se sientan aislados y fuera del circuito. También es un buen momento para que la dirección y los ejecutivos reiteren el panorama general en términos de prioridades de la empresa.
Solidificando la cultura de la empresa
La primera tarjeta que se lee en voz alta se llama Anuncios del Ayuntamiento. Los 10 elementos de la lista de control de esta tarjeta son similares a los «10 mandamientos» de la empresa. Estos establecen las filosofías centrales de la empresa y la cultura de la empresa.
Si tiene algún principio que defina su empresa y que dé poder a sus empleados, esta es una gran plataforma para compartir y reforzar colectivamente los principios sobre los que se fundó su empresa.
Al principio de cada ayuntamiento, alguien lee estos 10 principios en voz alta para que sean reiterados a toda la empresa. Siempre hacemos que un nuevo empleado lea la lista para que se familiarice con estas filosofías. Para cada ayuntamiento próximo copiamos esta tarjeta y la pasamos a la lista de Anuncios/Preguntas para esa reunión de equipo, asignando las nuevas contrataciones a la tarjeta.
Una plataforma abierta para el pueblo
El objetivo de un ayuntamiento es tener una reunión transparente en toda la empresa con un foro abierto para que cualquier empleado pueda hacer preguntas, expresar sus preocupaciones, celebrar grandes contribuciones o poner al día a la empresa sobre su trabajo.
Cualquiera puede añadir una tarjeta a Anuncios/Preguntas con el objetivo de dirigirse a cada una de las tarjetas de la lista durante el ayuntamiento. Si añades una tarjeta a la lista, añádete a la tarjeta para que el moderador de la reunión pueda llamarte cuando aparezca tu tarjeta.
Como se mencionó anteriormente, estas podrían ser preguntas, preocupaciones o actualizaciones de proyectos. Crear una nueva lista en la pizarra con la fecha del Ayuntamiento y mover estas fichas a esta lista a medida que se completan para mantener un registro visual de cada reunión.
Celebrar los éxitos
Las reuniones del ayuntamiento no son todo negocios. Las reuniones son una rara oportunidad cuando todo el equipo está reunido, lo que es especialmente novedoso en las empresas distribuidas. Tómese el tiempo necesario para formar a sus empleados estableciendo tradiciones divertidas y encontrando diferentes maneras de celebrar los éxitos.
Cuando es el aniversario de la fecha de contratación de alguien le premiamos con una estatua de Taco. Cada año recibes otra, y como puedes imaginar algunos miembros del equipo tienen bastantes ahora!
(Los Kiwis son de nuestra empresa hermana Fog Creek, que inició la tradición.)
Siempre hay historias interesantes para compartir. Algunos ejemplos incluyen el equipo de ventas que nos explica lo que se necesita para cerrar un trato, el equipo de marketing que comparte los resultados de la última campaña y el equipo de ingeniería que hace demostraciones de las próximas características en las que están trabajando. Este trabajo siempre es de interés para toda la empresa, y a menudo los ayuntamientos son la forma en que otros equipos descubren lo que los demás están haciendo.
Terminar con una nota alta nos da un momento para celebrar colectivamente a las grandes personas con las que trabajamos. Ya sea un aniversario con la compañía, una estrella de oro, o un feliz cumpleaños cantado, es importante reconocer a todos los individuos que se unen para hacer de su compañía lo que es, y hacer que se sientan orgullosos de ser parte de algo que es mucho más grande que su papel individual en la compañía.
Minutas de reunión de fácil acceso
Por supuesto, una vez que el ayuntamiento está hecho esto no significa que deba ser olvidado. Por eso este consejo también actúa como un historial y un depósito de reuniones pasadas a las que puede acceder cualquier persona de la empresa en cualquier lugar.
Añade una lista de «Actas», y luego crea una tarjeta para cada reunión del ayuntamiento. Añada un resumen detallado de la reunión en la descripción de la tarjeta sobre lo que se cubrió, aprendió o cualquier acción que se discutió. Esto también es útil en caso de que quiera volver a buscar referencias y enlaces, demostraciones o datos de cualquier presentación.
Y ahí lo tienes: tu única parada para planificar, estructurar, alojar, documentar, y lo más importante, cultivar reuniones de empresa.
Haga clic aquí para ver una muestra de la junta de Trello del ayuntamiento.
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