Todo lo que necesitas saber sobre la configuración de privacidad de Trello
Adaptarse a todos sus deseos es nuestra filosofía en Trello, y como tal, puede ajustar la configuración de privacidad para que su mesa se adapte instantáneamente a las particularidades de su flujo de trabajo.
Cada tabla de Trello tiene tres niveles de confidencialidad: Privada, de equipo y pública. Cada una de ellas puede ser útil, dependiendo de cómo se utilice la mesa.
Elegir y cambiar la configuración de privacidad
Cuando haces un nuevo cuadro en Trello, tienes la opción de elegir entre dos ajustes predeterminados. Si quieres hacer una tabla personal que no esté vinculada a ningún equipo, entonces debe ser colocada en el nivel Privado, para que sólo tú y las personas que agregues a la tabla puedan verla.
Si, por el contrario, creas una tabla asociada a un equipo, entonces la configuración de privacidad predeterminada se establecerá, como es lógico, en el nivel de equipo. En realidad, un equipo es una agrupación de mesas y personas Trello, a menudo representando a una empresa, un departamento, o incluso a tu familia.
- En una tabla configurada a nivel de Equipo, cada miembro puede ver, añadir y editar mapas.
- Si la mesa es privada, sólo los miembros añadidos específicamente a la mesa pueden verla.
- Finalmente, si es público, cualquiera con la dirección del cuadro puede verlo.
Al crear la tabla, puede ver qué ajustes predeterminados se aplicarán y puede cambiarlos haciendo clic en el enlace Cambiar:
En el ejemplo anterior, como la tabla está asociada a un equipo (Ideas de la Tabla), el nivel por defecto es Visible por un Equipo. Puedes cambiar este valor inmediatamente, o cambiarlo más tarde, una vez que la tabla sea creada:
Siempre tienes un icono y un texto en la esquina superior izquierda de tu mesa que te dice su nivel de confidencialidad. Puedes hacer clic en él y cambiarlo en cualquier momento.
Cuándo usar qué parámetros
Cada uno de los tres niveles de confidencialidad le permite manejar sus tablas de Trello de maneras muy diferentes. Veamos algunos casos de uso común para cada uno de ellos.
Nivel de privacidad: Privado
Una mesa con un nivel privado es obviamente la más cerrada, ya que sólo las personas añadidas a la mesa pueden acceder a ella. (Nota: si la matriz privada está vinculada a un equipo, entonces los administradores del equipo también pueden acceder a ella si es necesario.) 
Entrevistas : Los gerentes suelen tener una reunión semanal o mensual con cada miembro del equipo. Una pizarra privada que contenga la lista de puntos a discutir es ideal para tener una lista confidencial de temas, y al mismo tiempo guardarla para futuras referencias.
Es muy sencillo tomar notas o copiar los enlaces de cada elemento de un mapa para poder encontrar esta información cuando la necesites. Si los empleados quieren discutir un tema o hablar sobre el desarrollo de la carrera, todas estas discusiones permanecerán en privado.
Los tableros privados son muy convenientes porque los miembros pueden añadir tarjetas tan pronto como tengan algo que escribir en ellas, no sólo durante la reunión.
Listas de tareas personales : Si utilizas una pizarra para listar tus tareas personales, te sentirás más libre para escribir lo que se te ocurra sin preocuparte por el formato o tus pensamientos personales.
Nivel de confidencialidad: Equipo
Una vez más, un equipo Trello es un conjunto de miembros con acceso a un grupo de tableros Trello que están asociados con ese equipo.
Cuando te conectas a Trello.com, puedes ver las tablas de las que formas parte agrupadas por equipos. Al lado del nombre del equipo, tienes botones para ver todas las tablas de tu equipo, todos sus miembros así como sus parámetros.
Aquí hay algunos casos comunes en los que se utiliza la configuración de privacidad del Equipo:
Una lista de empleados para ayudar a los recién llegados : Una tabla de Quién es Quién es más o menos un simple sujetapapeles de empleados. Cuando nuevas personas se unen al equipo, pueden asociar fácilmente una cara con un nombre y aprender un poco más sobre sus nuevos colegas haciendo clic en su mapa. Además, es un momento especial para la gente nueva cuando tienen que escribir la suya propia.
Estas tablas están configuradas con el nivel de Equipo para que todos en la empresa puedan acceder a su contenido. Es una muy buena manera de evitar la vergüenza de haber hablado con algunas de las docenas en la cafetería y no atreverse a preguntar su nombre. Todo lo que tienes que hacer es mirar la pizarra y eso es todo.
OKR y planificación de metas : A pesar de su incapacidad para leer el futuro, los OKR y otros marcos de planificación de metas son importantes cuando se trata de predecir sus planes para el futuro.
La mayoría de las veces, los equipos definen sus objetivos para el próximo trimestre. Es importante que otros miembros del equipo tengan acceso a estos objetivos porque no son personales; a menudo son tareas que afectan a todo el equipo y requieren que varias personas trabajen juntas.
Es esencial que estos objetivos sean fácilmente accesibles no sólo para los miembros de los equipos, sino también para los directivos y sus superiores, de modo que puedan ver las prioridades de los diferentes equipos. Si un gráfico tiene el nivel de confidencialidad del equipo, nadie necesita pedir que se le mantenga al día de los acontecimientos; sólo hay que mirar el gráfico de Trello.
Aquí hay una guía para saber todo sobre los OKRs y cómo manejarlos con Trello.
Nivel de privacidad Público
Las juntas públicas son extremadamente prácticas en algunos casos muy especiales. Recuerde: son pinturas que todos pueden ver desde un enlace, incluso sin ser parte de la compañía. Como estos enlaces son públicos, pueden aparecer en los resultados de las búsquedas.
Sólo los miembros del equipo pueden mover y editar mapas, pero los no miembros, incluso los que no están conectados a Trello, pueden ver todos los mapas y lo que contienen. Por lo tanto, es legítimo preguntarse para qué se puede utilizar una junta pública cuando lo único que se necesita es hacerla accesible al equipo. Aquí está la respuesta:
Hojas de ruta públicas : Las grandes empresas como Slack o Twitter (¡y Trello!) necesitan una forma de indicar públicamente a sus usuarios los avances que pueden esperar ver.
La lista de mapas públicos incluye actualizaciones y cambios en el funcionamiento del producto. Esto es útil tanto para los usuarios como para los desarrolladores que saben qué esperar. Algunas compañías incluso permiten el Power-Up Voting para que los usuarios voten por las características que les gustaría tener. También es posible habilitar comentarios en los mapas, como en el tablero de trello de Buffer.
Twitter también ha publicado la hoja de ruta de su API en un tablero público de Trello para advertir a los desarrolladores cuáles son las características que se priorizarán y cuáles se harán obsoletas.
Recursos y plantillas : La gente que quiera un lugar para reunir una lista de recursos y compartirlos en masa puede hacerlo con una pizarra pública de Trello. Esto es a menudo útil para las personas que están haciendo cursos en línea o simplemente para las personas que quieren demostrar su uso de Trello con una tabla de muestra.
Muchos blogueros y expertos en productividad utilizan los tableros públicos como espacio de almacenamiento de enlaces y recursos que desean compartir con sus lectores. El ágil entrenador Philip Rogers usa una pizarra pública de Trello para compartir sus retrospectivas y ejercicios.
Puedes consultar toda una galería de pinturas públicas en la página de inspiración de Trello. Allí encontrará miles de ejemplos para copiar y configurar como desee.
Ahora lo sabes todo. Cada uno de los tres niveles de privacidad de Trello corresponde a diferentes flujos de trabajo y casos de uso. Las mesas Trello son infinitamente configurables, por lo que es fácil configurar una que se adapte a sus necesidades y a las de su equipo.
