Todo sobre los OKRs: cómo crearlos, alcanzarlos y acompañarlos en Trello.

OKR

¿Hasta dónde quieres llegar?

¡Nosotros también!

En Buffer, tenemos una visión: construir una herramienta de administración de redes sociales que sea tan esencial para los comerciantes como lo es Google Analytics para los propietarios de sitios web. Un objetivo bastante atrevido, ¿no? Entonces, ¿cómo te organizas para empezar a avanzar hacia un objetivo tan ambicioso?

Sin mencionar nuestro programa de grandes proyectos de marketing para hacer (¡cursos!), nuevos canales para explorar (¡Snapchat!), y metas simples para alcanzar (no pasar todo el día en Slack). Es difícil no descarrilar en el camino. ¿Cómo prioriza las tareas frente a todos estos excitantes e importantes desafíos?

¿Esta situación le suena familiar? Imagina una solución para lograr tus objetivos, no importa cuán grandes o pequeños, y nunca te pierdas.

Esta solución es el uso de los OKRs, un método riguroso de definir los objetivos y apoyar el progreso continuo. El uso de los OKRs ha ayudado a mantener nuestro enfoque, aumentar nuestra motivación y mejorar nuestros resultados. Lee este artículo para descubrir cómo se usan los OKRs en Buffer, desde su definición hasta su apoyo en Trello.

Índice

¿Un Okaquoi? Un poco de actualización en la historia y definición de OKR s

OKR significa «Objetivos y Resultados Clave». Los objetivos corresponden a lo que se quiere lograr, mientras que los resultados representan una forma cuantificable de comprobar si se está en el camino correcto para llegar allí.

En otras palabras:

  • Una lente te dice donde ir .
  • Los resultados y las métricas te dicen cómo llegar allí .

Aquí hay algunos ejemplos concretos de OKRs:

OKR-1

Fuente: https://blog.weekdone.com/introduction-okr-objectives-key-results/

Los OKRs llegaron a Google en 1999 cuando el VC John Doerr los presentó a Larry Page y Sergey Brin. Desde entonces, Google los ha estado usando, y parece que han crecido mucho desde los años 90. Son muy buenas noticias.

En este video, Rick Klau del Laboratorio de Iniciación de Google Ventures describe los OKR (usando el ejemplo de un equipo de fútbol americano, el San Francisco 49er) y cuenta cómo Google los implementó y los apoyó:

https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc

En las grandes ligas, Google no es el único que usa OKRs. Otras compañías que han usado OKRs con éxito en algún momento incluyen Twitter, Sears, LinkedIn, Oracle e Intel.

3 buenas razones para usar OKRs

Hemos probado varias organizaciones diferentes en Buffer, en un esfuerzo por encontrar el mejor método para trabajar mejor mientras se maximiza el bienestar de los individuos:

  • Teal (basado en el libro Reinventando las organizaciones de Frédéric Laloux)
  • Sin gerentes, estructura horizontal, casi una holocracia.
  • Sin objetivos.
  • Un montón de objetivos.
  • Los OKRs

Mientras tanto, Buffer se ha estado desarrollando bien. Cuando empecé a trabajar en Buffer hace dos años, éramos un pequeño equipo de 17 personas que ha crecido hasta convertirse en un gran equipo de 82 hoy en día. A medida que crecíamos, nuestros sueños también crecían, y sentíamos la necesidad de crear algo que nos ayudara a todos a estar alineados con los objetivos de la empresa. Así que usamos el método de los OKRs para trazar el camino hacia esos objetivos, cada trimestre de 2016. Aquí están las lecciones que aprendimos de esta experiencia.

1. Con los OKRs, todo es más claro

Una de las grandes ventajas de usar los OKR es crear un marco claro y transparente de objetivos a alcanzar para toda la empresa. Así es como Weekdone describe los OKRs:

El principal objetivo de los OKR es conectar los objetivos individuales, de equipo y corporativos a través de resultados cuantificables y mensurables, para que todos se muevan en la misma dirección.

Y cuando tienes decenas de ver a cientos de personas moviéndose como un solo hombre, puedes mover montañas.

La transparencia proporcionada por los OKR de Buffer fue palpable durante el primer trimestre (enero a marzo). Estaba trabajando en estudios de casos, lo cual es una tarea bastante divertida en sí misma, pero tenía sentido a la luz de los OKRs. Podría trazar una línea desde mis OKRs en los casos de estudio hasta los OKRs relacionados con la receta de la compañía:

  • Los estudios de casos pueden generar …
  • de los clientes potenciales de ventas…
  • que aumenta la tasa de conversión…
  • lo que a su vez aumenta el número de usuarios… (un OKR del equipo de marketing)
  • lo que implica un aumento de los ingresos mensuales recurrentes del negocio – MRR (un OKR de nivel empresarial)
  1. Con los OKRs, no pierdes el norte

Los OKRs también están creados para ser observados regularmente – idealmente, cada semana, pero me encontré visitándolos todos los días. Cuando aparecía una nueva tarea o sentía que estaba a la deriva en otras actividades, me detenía y me preguntaba:

«¿Esto me acerca a mis objetivos?»

Inmediatamente fui a ver mis OKRs en mi tabla de Trello (volveré a esto más tarde) para comprobar que esta tarea estaba alineada con los objetivos. Si así fuera, volvería a mi tarea, confiando en que iba en la dirección correcta. Si no, tenía una gran excusa para concentrarme en otras tareas.

  1. Con los OKRs, cooperamos

Es una lección que se aprende mejor de joven (¡gracias a vosotros, los OKR!) – No puedo hacerlo todo yo solo. Muchos de mis OKRs involucraron a mi equipo. No pude subir una nueva página de aterrizaje porque no tenía las habilidades técnicas de un desarrollador de front-end. Tampoco pude crear entre 3 y 5 gráficos nuevos, o incluso un cuarto de la mitad de uno.

Como este tipo de interdependencia era habitual, siempre definimos los OKR tras un período de negociación entre todas las partes interesadas. Simplemente comunicándose con todas las personas de las que dependen sus OKRs personales y acordando los objetivos, sus OKRs personales se convierten en los objetivos de todos también.

Cómo Ejemplo práctico: Comercialización de OKRs en Buffer

Usamos varias capas de OKRs. Los OKR de la compañía son determinados por Joel y Leo, los fundadores. Hay OKRs para cada departamento – Marketing, Producto, Bienestar, Ingeniería, Datos, Sistema, Comunidad, Relaciones con los Clientes, Operaciones, etc. – y para cada uno de los departamentos. Por último, cada individuo tiene sus propios OKRs personales. Se parece un poco a este diagrama de BetterWorks:

OKR-2

Unas semanas antes del comienzo del próximo trimestre, nos tomamos el tiempo de reflexionar sobre lo que queremos lograr en los próximos meses. Joel y Leo participan para definir los OKRs a nivel corporativo, y luego pensamos dentro del equipo de Marketing para decidir sobre nuestros OKRs.

Aquí tienes algunos consejos para facilitarte las cosas:

  • Los objetivos deben ser lo suficientemente ambiciosos como para sacarte de tu zona de confort.
  • Los resultados clave son mensurables, deben ser un número.
  • Lo ideal es que alcances el 70% de tus OKRs.
  • Llegar al 100% significa que tus OKRs no son lo suficientemente ambiciosos.
  • Un mal resultado no debe ser sinónimo de castigo.
  • Limite sus OKRs, 5 objetivos con 5 resultados clave para cada uno es usualmente suficiente.

Y aquí está probablemente la mayor lección: los OKR pueden (y deben) evolucionar durante el término . Esto es especialmente cierto para los inicios de SaaS, sujetos a cambios frecuentes y aprendizaje constante, donde los OKR de hoy pueden no ser los buenos OKR de mañana.

Los OKRs del departamento de marketing para el 2º trimestre (abril a junio) contenían 5 objetivos diferentes y motivadores, cada uno caracterizado por 3 resultados clave. Aquí hay un ejemplo de uno de nuestros OKRs:

OKR-3

(acceda a la lista completa de OKRs aquí.)

Definir los OKRs es muy divertido. Es una oportunidad para ver el panorama general, para soñar y reflexionar sobre tu situación actual y lo que quieres lograr, a dónde quieres ir y a dónde quieres ir después.

Y además de eso, ¿qué más es divertido? ¡Para acompañar su evolución! Me dejé sorprender por mi entusiasmo al acompañar a nuestros OKRs con todo el equipo de marketing.

¿Cómo rastrear tus OKRs en Trello?

OKR-4

Comercialización de OKRs de Buffer

En Buffer, podemos elegir acompañar a los OKRs de la forma que queramos. Entre muchas herramientas efectivas para monitorear los OKRs, elegí usar una tabla Trello que me da todo lo que necesito. Así es como creé la mesa de OKRs de Buffer marketing.

Creando la matriz

La estructura de la tabla es la siguiente:

  • Cada lente corresponde a una lista .
  • Cada resultado clave tiene su propio mapa en la lista.
  • Cada mapa tiene una descripción precisa del OKR.
  • Las etiquetas se utilizan para mostrar el estado del resultado.

La idea de utilizar el panel de Trello era tener una interfaz amigable, intuitiva y fácil de usar con una visualización inmediata de los datos. ¡Taco ha cumplido todos mis deseos!

Por supuesto, el título objetivo es demasiado grande para un título de lista. Algo como «Cuando la gente piense en las mejores compañías en Medium, deja que Buffer venga a la mente primero» probablemente no encajaría. Así que lo resumí. Cada nombre de la lista es un resumen muy macro de la lente, resumido en una o dos palabras.

De la misma manera, cada resultado clave está asociado a una única tarjeta, con una descripción muy resumida:

OKR-5

El mapa contiene una descripción más completa del objetivo y detalles de los resultados clave.

OKR-6

Un sistema de etiquetas muy simple permite mostrar la progresión:

  • Planificación: «No hemos empezado todavía, pero estamos constantemente pensando en ello»
  • En curso: «Estamos trabajando en ello ahora mismo» (esta es la etiqueta más usada)
  • Hecho: «¡Bravo!»
  • Hecho (por el momento): Una forma positiva de decir «este todavía nos está eludiendo… por el momento».

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Los 4 colores usados en nuestro sistema de etiquetado para indicar el estado de los resultados clave.

Listas de control

Una de las formas más convenientes de seguir nuestro progreso es usar listas de control. Este es un método muy relevante cuando nos hemos fijado como objetivo llevar a cabo una serie de acciones, como entradas de blog, experimentos y similares.

Aquí hay un ejemplo del resultado clave «Establecer 8 experimentos para aumentar la audiencia del blog».

OKR-8

Para los resultados que no se transforman fácilmente en listas de tareas, acompañamos esta información de forma un poco diferente. La lista de control se convierte en una serie de pasos a seguir a lo largo del trimestre, haciendo que el mapa sea fácil de actualizar y monitorizar:

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Gráficos en cascada

Hemos establecido una serie de objetivos para el trimestre, como «aumentar las visitas a los nuevos artículos en un 30%» o «alcanzar las 150.000 visitas mensuales en el blog».

¡Estos son retos emocionantes para cumplir porque estas metas son agresivas! Y puedes estar seguro de que no esperaremos hasta finales de junio para comprobar si vamos por el buen camino para llegar a los OKRs fijados en abril.

Para acompañar la evolución, los gráficos en cascada son relevantes. Accediendo a nuestra tabla de OKRs, verá varios ejemplos de gráficos en la portada de los mapas:

OKR-10

Un gráfico de cascada contiene varias curvas. El primero parte de la situación inicial y muestra el objetivo que se ha fijado para el trimestre, y el segundo muestra la evolución a lo largo del tiempo.

Para definir estos gráficos, seguimos el método de Mike Volpe de Hubspot:

  1. Definir un objetivo en un período de tiempo determinado.
  2. Calcular el crecimiento diario necesario para alcanzar el objetivo al final del período.
  3. Dibuja una curva que represente este crecimiento.
  4. Acompañar la evolución de su situación cada día;
  5. Generar una curva que muestre esta evolución en el gráfico.

Es tan simple (o complicado) como eso. <"Estilo span".

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