Transforma el proceso de integración de tus empleados remotos en una empresa gracias a Zapier + Trello

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Es una observación mundial, cada año, el teletrabajo se hace más común y cada vez más extendido. Nosotros en Zapier hemos elegido tomar este camino en 2011. Siete años después, no hemos vuelto. Nuestra compañía opera con más de 135 empleados que trabajan a distancia en 15 países diferentes, desde Texas en los Estados Unidos hasta Zagreb en Croacia.

Como empleado que trabaja a distancia para una empresa, cada uno de nosotros debe ser consciente de la importancia de la colaboración y la comunicación en nuestro trabajo.

Uno de nuestros valores fundamentales es la «transparencia por defecto». Esto significa que compartimos abiertamente nuestro trabajo, su contexto, objetivos y logros actuales, de modo que otros empleados que también trabajan a distancia puedan ser informados en tiempo real. No hay elección, cuando no puedes pasar por el escritorio de un colega para saber su progreso en un proyecto.

No hemos podido viajar en el tiempo, utilizar la teletransportación o los agujeros de gusano (lo que sería útil para colaborar con un equipo disperso por todo el mundo). Sin embargo, con más de 1000 socios, tenemos acceso a las mejores herramientas para cualquier tipo de proyecto y logramos construir puentes entre las aplicaciones a través de la automatización. Y para que nuestros diferentes equipos trabajen juntos, hemos encontrado el común denominador de todos los proyectos de nuestros equipos: Trello.

Aquí está el proceso de integración corporativa que usamos en Trello para reclutar, contratar e integrar nuevos empleados, así como algunos consejos sobre automatización que nos ayudan, a diario, a alcanzar un objetivo común y a realizar nuestro trabajo de forma productiva como un equipo que trabaja a distancia.

Bono : vamos a proporcionarles los flujos de trabajo que utilizamos a diario, para que puedan usarlos como inspiración para sus propios equipos.

¿Qué es Zapier?

Zapier conecta las aplicaciones que usas a diario y automatiza las tareas repetitivas. Por ejemplo, supongamos que tienes muchos archivos adjuntos en tu cuenta de Gmail y quieres guardarlos en Dropbox. Zapier puede guardar estos archivos adjuntos instantáneamente en Dropbox cada vez que un nuevo correo electrónico que contenga un archivo adjunto llegue a su bandeja de entrada.

En Zapier, las palabras «disparador», «acción» y «Zap» describen cómo se logra la automatización del flujo de trabajo:

  • El disparador es lo que inicia un flujo de trabajo. En el ejemplo anterior, el desencadenante sería la recepción de un correo electrónico con un archivo adjunto en su bandeja de entrada.
  • La acción es lo que hace Zapier, en este caso guarda el archivo adjunto en el Dropbox.
  • El Zap representa un flujo de trabajo completo, incluyendo el disparador y todas las acciones.

El uso de estas herramientas de automatización explica en parte cómo Zapier equilibra la productividad y la gestión de proyectos con el teletrabajo. El trabajo en equipo receptivo también es un factor.

Cómo coordinamos el proceso de integración empresarial con Trello

Zapier es una empresa en constante crecimiento. Regularmente contratamos nuevos colaboradores y el número de aplicaciones a integrar es cada vez mayor. Creemos que este éxito se debe a la creciente popularidad del teletrabajo. No es raro que tengamos al menos 10 procesos de contratación en paralelo, cada uno con cientos de solicitudes.

Nuestro Equipo de Operaciones (o «Equipo de Operaciones»), ubicado en varias ciudades de los Estados Unidos, ha creado flujos de trabajo innovadores para mantener a todos informados de las operaciones en curso, coordinar el proceso de integración corporativa con el gerente de contratación y mantener a los candidatos informados cada siete días del progreso de su solicitud.

Al reclutar candidatos de todo el mundo, es muy probable que el equipo de operaciones, el oficial de reclutamiento y el candidato trabajen en regiones con zonas horarias muy diferentes. Para ayudar a combatir la complejidad de la comunicación asincrónica, el equipo de operaciones utiliza canales privados Slack para comunicarse con el gerente de contratación e incluso con el candidato.

Gracias a las posibilidades de automatización que ofrece Zapier, los correos electrónicos del candidato y los mensajes importantes de Slack se transforman en tarjetas de Trello en cada nueva entrevista. Así es como el equipo de operaciones maneja miles de candidatos en su proceso de contratación:

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Como el equipo de operaciones no puede usar físicamente un tablero de anuncios o una pizarra, un mapa de Trello centraliza el proceso de contratación virtualmente. La primera lista reúne toda la información, desde los correos electrónicos hasta los mensajes privados de Slack, así como la información de nuestro sistema de gestión de candidatos, Workable. Bonnie Walton, la especialista del equipo de operaciones en la identificación de los mejores talentos, maneja los correos electrónicos y mensajes priorizándolos y publicándolos en Trello. Asociar una estrella «prioritaria» para los mensajes de Gmail, Slack o Workable es como pegar una nota en un tablón de anuncios para el equipo de operaciones: hace que el mensaje destaque y llama la atención de todos los miembros del equipo.

Una vez que los mensajes resaltados se convierten en tarjetas de Trello, Bonnie puede clasificarlos antes de cada entrevista según el progreso del candidato en el proceso de contratación:

«Via Slack, un gerente de contratación solicita una entrevista con un candidato. Estoy marcando estos mensajes con una estrella para que vayan a mi lista de Trello. Luego muevo la tarjeta a la lista de próximas entrevistas y fijo una fecha para una futura entrevista con el candidato. Cuando se fija la fecha de la entrevista con el candidato, pongo la tarjeta en la Lista de Vigilancia y cambio la fecha de caducidad de la tarjeta al día de la entrevista».

A medida que se acerca la entrevista, Bonnie actualiza la tarjeta con cualquier cambio de hora o fecha. Después de la entrevista, la tarjeta se pasa a una lista final. Si la tarjeta no ha sido movida a otra lista, otro Zap la archiva automáticamente.

¿Pero qué hay del compromiso de responder en siete días? ¿Cómo se las arregla el equipo de operaciones para saber a quién responder y en qué plazo? Para hacer eso, Bonnie usa otro Zap incrustado en Trello. Cada lunes por la mañana, Zapier busca automáticamente las tarjetas de la lista actual y envía un recordatorio de seguimiento de candidatos en Slack para cada tarjeta.

Con sólo un puñado de Zaps y Trello, Bonnie y el equipo de operaciones crearon una forma de gestionar el grupo de candidatos, y también permitieron a los futuros empleados entender cómo funciona el proceso de integración en nuestra empresa.

«A medida que nuestro equipo crece, creo que tener este proceso de selección de candidatos en Trello realmente ayuda a otros miembros del equipo a integrar el proceso y contribuir según sea necesario», dice Bonnie.

¿Cómo se capacita a los empleados?

La educación a distancia ofrece muchos desafíos únicos. Imagina no estar en la misma habitación que tu aprendiz, a veces incluso en un país diferente. A pesar de la distancia, el objetivo sigue siendo el mismo: hay que formar a los nuevos empleados.

Dos equipos de Zapier organizaron sesiones de entrenamiento en Trello, usando tarjetas para cada individuo, listas de verificación para sus «deberes» y listas para el progreso del entrenamiento.

Cada empleado de Zapier, sea cual sea su función, trabaja 4 horas a la semana con el equipo de soporte técnico. Hemos llamado a este método «All-Hands Support» (AHS), es decir, el apoyo en el que todos se involucran. El trabajo con el equipo de soporte técnico ayuda al equipo de marketing a ver el impacto de las campañas y los correos electrónicos publicitarios, mientras que los desarrolladores se dan cuenta de los puntos conflictivos que encuentran los clientes y las posibles mejoras. Esta empatía entre nuestros equipos ayuda a fortalecer la comprensión del trabajo de cada uno en nuestra empresa, incluso si no trabajan en el mismo lugar. Como no todos los empleados son especialistas en apoyo técnico, los nuevos empleados se someten a un programa de capacitación de varios meses de duración para aprender a responder eficazmente a las solicitudes.

Con nuevos reclutas de todo el mundo uniéndose a Zapier cada semana, el equipo de soporte técnico tuvo que desarrollar un plan de entrenamiento y un calendario progresivo y asincrónico que permitiera a cada uno de los empleados en formación practicar en cualquier momento. Cuando un nuevo empleado se une a Zapier, se envía una notificación en forma de «Webhook» al nuevo compañero de equipo y automáticamente lo registra para el entrenamiento de All-Hands Support en Trello.

Se crea una nueva tarjeta vinculada al nuevo compañero de equipo en una lista de Trello. Entonces, un Zap añade automáticamente una lista de «deberes» a este mapa. Estos deberes pueden consistir en la lectura de un documento sobre nuestra visión de la asistencia técnica o en un ejercicio de creación de un Zap con comentarios sobre los problemas encontrados.

A medida que el nuevo empleado repasa la lista de comprobación y completa sus «deberes», será llevado a nuevas listas en Trello, lo que desencadenará nuevas listas de comprobación y notificaciones. Todo esto sucede automáticamente cada vez que una tarjeta pasa por una nueva lista.

Los instructores, como Ryan LaBarge, experto en atención al cliente del equipo de apoyo técnico, también emiten informes de la tabla de Trello:

«Una vez al mes, tengo un Zap que resume el estado de todos los nuevos empleados en formación e informa sobre su progreso. El Zap también resalta todas las cartas movidas en la lista de «Hecho», y envía el informe al Canal de Entrenamiento de Slack».

Una vez que el informe esté en Slack, el equipo de entrenamiento puede recoger toda la información del mes y compartirla con la empresa. También es agradable comprobar el estado de los nuevos empleados. Para Ryan:

«Gracias a Trello, tengo una visión clara de todos los nuevos empleados en un flujo de trabajo fácil de entender para poder dar instrucciones precisas a los diferentes entrenadores para mantener el proceso en marcha».

¡Sesiones de entrenamiento en la casa con una fiesta GIF!

Otro ejemplo: Chris VanderKolk, ingeniero de mejora de aplicaciones en el equipo de la plataforma, permite a todos los empleados empezar sobre la misma base. Chris creó la Zapier Dev App School, un programa de formación que enseña a los empleados de Zapier cómo crear aplicaciones en el Zapier.

Chris usa las listas de Trello para seguir el progreso de cada individuo a través del programa de entrenamiento. Cuando una tarjeta se mueve a una nueva lista, un zap añade nuevas listas de control para el estudiante.

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Armado con Trello y Zapier Power-Up, Chris construyó sus muchos flujos de trabajo automatizados sin tener que dejar a Trello. Ya sea conectando Trello a Slack o incluso Trello a Trello, Chris construyó la Dev App School a partir de las capacidades de potenciación.

«Esencialmente utilizamos Trello como una mini plataforma de aprendizaje a distancia para descomponer el proceso de aprendizaje en pasos rápidos y fáciles», explica Chris, «También utilizamos varios disparadores de Trello en Zapier para destacar el progreso de los colaboradores de la formación, desde el momento en que se incorporan a la formación hasta su finalización, es la fiesta del GIF.

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Las fiestas GIF no son la única forma de automatizar las felicitaciones a los empleados de Slack. Nuestro centro de ayuda, Help Scout, lleva un registro de cuántos clientes está ayudando cada empleado y emite un mensaje cada vez que alcanzan un hito.

Como señala Chris VanderKolk: «Trello es particularmente flexible, usado inteligentemente con Zapier, puede hacer casi cualquier cosa».

Desarrollándose de forma inteligente y conjunta

Trabajar a distancia no significa sacrificar la productividad por la comodidad. Al contrario, se trata de combinar los dos. Ya sea que estés 2 horas detrás de un compañero de equipo o 14 horas delante de otro, con herramientas flexibles y tu compromiso de trabajar sin problemas, tú y tu equipo remoto pueden ser incluso más efectivos que un equipo que trabaja físicamente en la misma oficina.

processus-d-integration-en-entreprise-4 El equipo Zapier juntos en su último viaje de la compañía

La dinamización de su trabajo con Trello y Zapier le dará más flexibilidad y le permitirá trabajar de forma más inteligente, a la vez que servirá de ejemplo para que su equipo mejore su forma de trabajar.

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