Trello Business Class: un paso más para gestionar mejor su equipo
¿Estás listo para llevar a tu equipo al siguiente nivel con Trello Business Class?
En este artículo mostraremos cómo su equipo puede ganar eficiencia y rendimiento usando Trello y utilizando todo el potencial de Trello Business Class. Automatización del flujo de trabajo, nuevas características, nuevas opciones de configuración de seguridad… Todas estas nuevas características facilitarán la colaboración y la organización de su equipo para trabajar de forma más eficiente y con tranquilidad.
Un poco de Butler en tu flujo de trabajo y puedes cruzar los brazos
Las tareas tediosas y la sobrecarga mental del trabajo diario le roban a su equipo el tiempo y los recursos necesarios para trabajar más eficientemente. Trello Business Class realmente aumenta su eficiencia cuando sus flujos de trabajo están automatizados con Butler. Crea un proceso para mover automáticamente las tareas en tu mesa, organízalas y asegúrate de que nada importante caiga por las grietas, todo ello sin escribir una sola línea de código.
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El Power-Up Butler permite a los miembros del equipo crear reglas con comandos de lenguaje natural, botones de mapas y tablas, y procesos automatizados activados por una fecha específica. Es como jugar al cadáver exquisito. Simplemente selecciona las tareas que quieres que Butler realice y un disparador para iniciar la rutina.
Por ejemplo, se puede crear una regla que establezca que cada vez que se pase una tarjeta a la lista de «Hecho», todos los elementos de la lista de verificación de la tarjeta se marquen como completos, la fecha límite se marque como terminada, se eliminen todos los miembros de la tarjeta y se notifique a todos los interesados.
Pero esto es sólo la punta del iceberg en lo que respecta al potencial de Butler. En cuestión de minutos, puedes configurar automatizaciones que pueden preparar tu tablero al principio de cada nueva semana, establecer un proceso infalible para mover las tareas al final de la línea con un solo clic, o identificar fácilmente las tarjetas con fechas límite próximas y recordárselas a sus gerentes. Para explorar en profundidad todo lo que Butler tiene que ofrecer, mira esta entrada de blog o la reciente grabación de un webinar. También puedes dar el salto y añadir el «Poder del mayordomo».
Organizar los mapas con los campos personalizados de potencia
¿Le gustaría tener datos más estructurados para los mapas de su equipo? ¿Cansado de desplazarse por las descripciones de los mapas y los comentarios cuando se trata de encontrar información importante?
Ahora puedes organizar la información importante de manera uniforme en los mapas de Trello y tenerla siempre disponible de un vistazo con los campos personalizados.
Añade casillas de verificación, fechas, listas desplegables, campos numéricos y campos de texto a los mapas con la función de potenciación de campos personalizados para dar a tu equipo un acceso más rápido a información específica. Ya se trate de campos numéricos para dimensionar proyectos y tareas, campos de fechas adicionales para hitos importantes o calendarios de campañas de marketing, menús desplegables de SKU para gestionar los pedidos de los clientes, etc., los campos personalizados le ofrecen una multitud de soluciones para cada situación.
Además, los campos pueden ser mostrados en cualquier orden y pueden aparecer en el frente de una tarjeta.
Los equipos de Business Class también pueden aprovechar el poder de Butler con la función de potenciación de campos personalizados, ya sea para ordenar los mapas por datos de campos personalizados, actualizar automáticamente los campos o activar reglas basadas en esos campos. Por ejemplo, si se marca una casilla de verificación de «Alta prioridad», puede desencadenar una regla que mueva automáticamente el mapa de la lista «Entrante» a la lista «Por hacer», establezca la fecha límite y asigne un miembro al mapa.
BC Consejo rápido : ¿Tiene que hacer regularmente la misma investigación y le gustaría tener una forma de no tener que memorizarla? Crea búsquedas guardadas para tus consultas más comunes para ahorrar un tiempo valioso.
Visualización de proyectos con vistas de Calendario y Mapa
Trae una nueva perspectiva a tus mesas con los potenciadores de calendarios y mapas y visualiza tus tareas según sus plazos y lugares de una forma mucho más intuitiva.
Dado que muchas tareas tienen plazos, como los calendarios editoriales o la planificación de eventos, la activación del Calendario de Puesta en Marcha permite a los miembros ver mapas con plazos (basados en días, semanas y meses) en un calendario.
Para los equipos que trabajan en el campo o con clientes en varios lugares, como subcontratistas, agentes inmobiliarios o equipos de ventas, la activación del Mapa de Arranque en un tablero permite a cualquiera añadir una ubicación a un mapa y organizar los mapas de Trello en un mapa.
Ambas vistas están disponibles en los dispositivos móviles. Así que, tanto si estás en una sala de conferencias haciendo tareas de última hora mientras esperas tu turno, como si estás mirando anuncios de trabajo recientes en sitios de trabajo, tus tareas importantes nunca se perderán de vista.
BC Consejo rápido : ¿Trabaja usted con clientes o interesados externos y desea darles acceso a una mesa sin derechos de modificación? Añádelos como un Observador.
Libera el poder de los potenciadores ilimitados
Habrás notado que Butler, los campos personalizados, el calendario y el mapa son potenciadores. Esto significa que cuando se añaden a sus mesas Trello, las enriquecen con nuevas características. Así que puedes personalizar las tablas de Trello añadiendo Power-Ups que te permitirán organizar mejor tus proyectos. Los equipos de Trello Business Class pueden añadir un número ilimitado de Power-Ups a sus tableros, dándoles una multitud de posibilidades para crear flujos de trabajo que integren las aplicaciones externas que más utilizan.
Además de los potenciadores mencionados anteriormente, aquí hay otras opciones de potenciadores igualmente populares, como la votación, el archivo de tarjetas y el repetidor de tarjetas, así como más de 100 integraciones con aplicaciones de terceros e integraciones de servicios que usas a diario (¡o que te encantará si los pruebas!).
Las integraciones incluyen a Slack, Google Drive, Salesforce, Jira, InVision y muchas opciones para añadir funciones como el seguimiento del tiempo, la sincronización, el análisis, los informes y más.
Entonces, ¿cómo pueden los Power-Ups convertir su tablero en el cuartel general de su equipo?
Imagina que eres parte de un equipo de ventas y usas un tablero Trello para manejar las revisiones de los contratos con tu equipo legal. Aquí está cómo activar algunos Power-Ups para mejorar el proceso:
- Añada información importante de los prospectos directamente a su tablero desde Salesforce.
- Con Butler, cree un proceso para contactar automáticamente con los miembros del equipo legal según sea necesario para cada tarea.
- Utilice los campos personalizados para mantener toda la información jurídica organizada en un solo lugar.
- Gestione y acceda de forma segura a los documentos importantes adjuntos a los mapas con Box.
- Recibir una notificación instantánea en Slack cuando surjan preguntas, se completen las tareas o simplemente para celebrar los resultados.
Al poner en práctica esos procesos, se pueden reducir las idas y venidas entre múltiples aplicaciones y se ahorra tiempo al minimizar el riesgo de errores o de mala gestión de la información. Si aún no lo has visto, mira nuestro catálogo de potenciadores.
Observe sin embargo que el uso de algunos Power-Ups, cuando representan la integración de una herramienta externa, requieren que se cree una cuenta en la herramienta en cuestión.
Organicen los tableros de sus equipos con la Colección de Potenciación
Con un número ilimitado de listas de equipo en la clase de negocios, tu equipo puede abordar cientos de proyectos sin temor, pero también puede llevar a un gran desastre. Es por eso que hemos reunido las tablas del equipo de la clase de negocios de Trello.
Con Colecciones, puede organizar fácilmente las mesas dentro de su equipo por departamento, iniciativa, proyecto, etc. Esto simplifica enormemente la tarea de todos los actores del marketing. Por ejemplo: ver rápidamente todas las tablas relacionadas con la comercialización o los miembros del equipo que trabajan en el «Proyecto Secreto» para mostrar todas las tablas relacionadas con este proyecto.
Para activar la colección:
- Ve a la pestaña Tablas en la página de tu equipo.
- Haga clic en «Crear una colección» para añadir una nueva colección.
- Haga clic en el signo + debajo de la miniatura de cualquier tabla y seleccione la colección para añadir una tabla a la colección.
Las tablas se pueden añadir a tantas colecciones como se desee, y se pueden filtrar y clasificar las colecciones desde la sección izquierda de la página Tablas. Las tablas también se pueden añadir a las colecciones desde una tabla misma y su menú: haga clic en «Más», luego en «Colección», y luego añádala a una colección existente o cree una nueva. ¡Felicidades por la organización!
BC Consejo rápido : ¿Temes los cuellos de botella en tu flujo de trabajo o las listas demasiado largas? Activar el encendido de los límites de la lista para obtener una señal visual cuando las listas superen un cierto tamaño.
Control del administrador para mayor seguridad
A medida que tu equipo crece, es esencial asegurarte de que estás preparado para absorber este crecimiento, y de que tienes un contexto que te permite almacenar y gestionar la información de forma segura. La clase de negocios ofrece una multitud de características para asegurar que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado a las mesas. Tómese unos minutos para asegurarse de que todo está en orden:
- Restricciones para ser miembro del equipo: asegúrate de que nadie de fuera de tu empresa se añada a tu equipo restringiendo los dominios de las direcciones de correo electrónico que se pueden añadir como miembro.
- Restricciones a la creación de matrices : definen quién puede crear matrices privadas, visibles en equipo y públicas. Puede permitir la creación de cada tipo de tabla para todos los miembros del equipo, sólo para los administradores o para nadie. Si le preocupa que los miembros del equipo puedan crear matrices públicas, esta es una característica esencial.
- Restricciones de borrado de matrices: lo último que quieres es que se borre una matriz importante. Definir qué miembros del equipo pueden eliminar las matrices privadas, visibles para el equipo y públicas.
- Invitar a los usuarios a las tablas : una forma sencilla de asegurarse de que no se añada a nadie fuera de su equipo.
BC Consejo rápido : un miembro del equipo va a dejarte pero no quiere perder la historia de los mapas de los que forma parte? Deshabilitarlo de la pestaña de miembros y facilitar la reasignación del trabajo.
Más sobre Trello Business Class
¿Estáis tú y tu equipo listos para pasar al siguiente nivel? Ve a trello.com/business class y libera el potencial de tu equipo.
Cariñosamente traducido y adaptado por Claire Laribe.
También lee : Nuevo en Trello: sorpresas para los equipos, automatización con Butler, no te pierdas más gracias al Power-up Map y 13 características de Enterprise
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