¿Trello en piloto automático? ¡Butler está en los controles!
¡Es un pájaro! ¡Es un avión! Es… ¿Butler?
Para aquellos que no lo sepan, Butler proporciona a Trello una poderosa capacidad de automatización de procesos de negocios, sin necesidad de tener conocimientos de codificación o kriptonita. Butler permite a los equipos mejorar la eficiencia y reducir la carga mental creando reglas, comandos y botones que le permiten realizar casi cualquier tarea que le asigne.
➡️ Para explorar en profundidad todo lo que Butler tiene que ofrecer, mira esta entrada de blog o l'grabación de este webinar.
En este artículo, verás cómo usar a Butler para crear procesos de negocio automatizados más eficientes a través de múltiples tablas de Trello, cuando el mismo equipo trabaja en múltiples departamentos.
La vida sin mayordomo
Es bastante común que los diferentes departamentos tengan su propia manera de utilizar Trello para sus procesos comerciales, y es importante establecer una tabla separada para cada proceso a fin de abordar adecuadamente los aspectos específicos de cada proyecto.
Sin embargo, a menudo es necesario reunir en una misma mesa proyectos que dependen de varios departamentos. Para asegurar que todos se beneficien, hay que hacer compromisos. Esto suele dar lugar a la creación de una nueva mesa multifuncional dedicada a todas las personas que rodean el proyecto (por lo tanto, un lugar más para que los empleados busquen regularmente). Alternativamente, el equipo se basa en la organización manual. Esto aumenta el riesgo de multiplicar los errores que son fáciles de evitar, como la información que se pierde entre las diferentes tablas.
Afortunadamente, Butler puede resolver estos problemas automatizando las tareas y permitiendo a los equipos trabajar exclusivamente en su propio tablero.
Es tan simple de configurar que realmente entenderás la definición de automagie : asegúrate de que ninguna tarea o información caiga por las grietas.
Nota : Aunque Butler hace un excelente trabajo de automatización de los procesos y tareas empresariales mediante la gestión de mapas a través de múltiples matrices, no está diseñado para la sincronización profunda de los mapas. Para ello, recomiendo el Power-Up Mirror de Unito, diseñado para la duplicación de mapas en varias tablas (nota adicional: Unito es un proveedor que ofrece paquetes de Power-Up Mirror .
Estado de la cuestión
Para mostrar el poder de la automatización de tareas con Butler, veremos un ejemplo en el que los departamentos comercial y legal trabajan juntos en la auditoría de contratos para concluirlos. Los conceptos descritos aquí pueden aplicarse a cualquier proceso de flujo de trabajo bidireccional, ya sea que el departamento de Marketing solicite recursos al equipo de Diseño o que el departamento de Soporte comparta informes de errores con el equipo de desarrollo.
El departamento de ventas utiliza Trello como una herramienta de CRM en línea para rastrear el estado del negocio y proporcionar transparencia al resto de la empresa. Además, colabora con el departamento jurídico en la verificación de los contratos.
Anteriormente, las tarjetas se asignaban a los miembros del equipo legal cuando eran trasladados a la lista de «Verificación de contratos» en la tabla de CRM. Pero esto comenzó a crear dificultades para el equipo legal.
El departamento jurídico quiere asegurarse de que todo el trabajo se organice en una sola junta a fin de tener una visión general de la labor en curso y de las necesidades actuales y futuras del equipo. Por supuesto, los mapas pueden crearse manualmente o copiarse de la tabla CRM, pero esto puede crear un riesgo de error e interrupción del proceso.
¡Butler al rescate!
Obviamente, hay una solución a este problema. Y no, este no es tu superhéroe habitual. Y afrontémoslo, ¡es aún mejor! Butler está lleno de características extremadamente efectivas para automatizar los procesos de negocios dentro de sus tableros de Trello.
Veamos cómo crear algunas reglas de automatización de tareas con Butler para mejorar la colaboración entre dos equipos manteniendo sus particularidades.
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Las reglas de Butler son automatizaciones activadas por una acción específica en un tablero, como mover una tarjeta a una lista determinada o marcar una fecha límite como completada. Cuando se activa, la regla ejecuta una serie de acciones. Las reglas son excelentes porque se aplican a toda una tabla y así mejoran los procesos.
Primero, definamos el flujo para poder crear el conjunto de reglas adecuadas en Butler:
- El equipo de ventas ha desarrollado un contrato listo para ser auditado.
- Crea una demanda para el departamento legal de su junta.
- El departamento legal revisa el contrato.
- Una vez que los cambios se completan, el equipo de ventas es informado por el departamento legal.
Y ahora, vamos a dar paso a la automatización de las tareas!
En el tablero del equipo de ventas, voy a crear la siguiente regla: «cuando una tarjeta es movida a la «Lista de verificación del equipo legal», las siguientes acciones ocurrirán :
- Fijar el plazo en 5 días hábiles
- Publicar un comentario «Este contrato está pendiente de revisión».
- Copie la tarjeta en la parte superior de la lista de «Solicitudes entrantes» en la tabla «Equipo legal»
- Ata las cartas juntas
A partir de ahora, cada vez que se pase una tarjeta a la lista de «Verificación del equipo legal» en la tabla del equipo de ventas, la solicitud se añadirá automáticamente a la tabla legal, incluyendo toda la información necesaria y los anexos de la tarjeta copiada. Además, el vínculo entre los mapas permite a los miembros del equipo cambiar fácilmente entre las tablas e incluso publicar automáticamente las actualizaciones entre los mapas.
En la mesa legal, crearé la siguiente regla: cuando una carta se mueve a la lista de «Hecho», ocurrirán las siguientes acciones:
- Marque la fecha límite como completada
- Publicar un comentario «La revisión legal está completa».
- Identificar la última tarjeta adjunta
- Publicar un comentario «La revisión legal está completa».
- Marque la fecha límite como completada
Nota : si desea que las acciones se ejecuten en un mapa vinculado, seleccione primero «Find linked map ___ in attachments» en la pestaña «Linked maps» de la sección «Add another Butler action»; a continuación, todas las acciones que se añadan posteriormente se ejecutarán en el mapa vinculado en cuestión.
Esto pone fin al ciclo de trabajo del equipo de ventas y evita incluso unos pocos clics: la fecha límite se marcará automáticamente como completada en la tarjeta vinculada en la pizarra comercial, y el comentario aparecerá para que cualquiera que mire la tarjeta vea el final de este paso.
Al unir estas dos reglas, ahora puedes ver cómo funciona la automatización de todo el proceso. La guinda del pastel: nadie en el equipo de ventas o en el departamento legal tiene que dejar su junta para gestionar y organizar su trabajo.
Algunos de ustedes pueden decir: «Eso es genial, pero no quiero automatizar las tareas en cada tablero! ».
Esto es comprensible, especialmente en las mesas donde cada tarjeta no representa la misma unidad de trabajo que en el ejemplo anterior.
En este caso, considera la posibilidad de crear «botones de cartas» en lugar de reglas en Butler. Un botón de mapa puede configurarse exactamente como la regla anterior, pero es necesario que alguien presione el botón para que la automatización pueda realizarse caso por caso, y no automáticamente para cada mapa.
Construye mejores procesos con Butler
Como puedes ver, Butler es una forma simple y poderosa de manejar el trabajo entre diferentes juntas y departamentos. Como Butler está disponible para todos los usuarios de Trello, recomiendo encarecidamente que lo configuren hoy para empezar a automatizar sus tareas y ganar productividad.
Y, si quieres más funcionalidad con Butler, actualiza tu equipo a una cuenta de clase ejecutiva.
