Tutorial Fácil para Usar Trello como un Profesional
Cuando te registras en Trello, ya puedes comenzar a usar esta fabulosa herramienta de gestión de proyectos para tu día o trabajo en equipo; sin embargo, si no has tenido contacto con esta forma de organizar las tareas que tienes pendientes, quizá te parezca un tanto complicado comenzar.
La buena noticia es que no tienes nada por qué preocuparte. En este tutorial fácil para usar Trello, te diremos los primeros pasos para que comiences a trabajar sobre tu tablero, lo antes posible. Vale aclarar que no interesa si tienes una cuenta gratuita o acabas de pagar una suscripción a uno de sus planes.
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Los primeros pasos en Trello
Trello es un software que te permite crear tableros, donde organizarás las tareas o actividades que se van a hacer, las que están en curso y las que se van completando para un día específico de la semana o aquellas necesarias para la culminación de un proyecto, que puede ser algo tan simple como un pendiente en casa o algo un poco más complejo como una actividad importante para el negocio o el departamento de la empresa.
Puedes trabajar los proyectos de forma individual o grupal, con los miembros de tu familia, estudio o trabajo. Aquellos con quienes elijas trabajar en el tablero.
A continuación, te vamos a decir los primeros pasos para que comiences a usar esta herramienta, que no es para nada complicada de manejar ni configurar.
Creando tu primer Tablero
Cuando comienzas en Trello, te encuentras con un espacio donde puedes ir creando columnas con actividades, a las cuales se les llama «Listas» y «Tarjetas», respectivamente.
Las Listas representan un proceso o flujo de trabajo organizado y las tarjetas, cada una de las tareas o actividades.
Creando tu primera Lista
Estando en el menú principal; debes hacer clic en «Crear nuevo tablero» o pinchar en el signo «+» que encontrarás en la barra superior. Ahora, ya puedes asignarle un nombre al tablero o proyecto.
Para añadir tu primera lista, pincha en «Añadir lista» en la opción que te aparece en la parte superior izquierda de la pantalla y dentro de la casilla que aparece, da el nombre a la primera lista y luego clic en «Guardar». De forma inmediata, te aparecerá una nueva lista a mano derecha para que también le des un nombre. Así de manera sucesiva para que puedas crear las listas que necesites.
Añadiendo Tarjetas a tus Listas
Añadir tarjetas es igualmente sencillo. Solo debes pinchar la opción «Agregar tarjeta» debajo de cada título de las listas y debajo de una tarjeta cada vez que desees añadir más tareas o actividades a cada lista. Te recomendamos que los nombres de las tarjetas sean lo más cortos posible. Así será mucho más fácil enterarte de qué va cada tarjeta.
Si estás trabajando en grupo y deseas asignar esa tarjeta a uno o más miembros de tu equipo, has clic en la tarjeta donde necesites recordar algunos datos para añadir información como:
- Fechas de vencimiento
- Descripciones
- Checklists
- Archivos adjuntos
- Comentarios.
Invitando Miembros a tu Tablero
Si para la lista de quehaceres del día o los de tu proyecto necesitas contar con un equipo, Trello te da la oportunidad de agregar miembros (que también deben tener una cuenta en Trello) para que te colaboren en una o más actividades de las listas.
Cada miembro al que invites podrá modificar la tarjeta que tu indiques desde tu tablero, agregando un comentario, un archivo, cambiándole de etiqueta o incluso; arrastrando la tarjeta a otra lista, haciendo clic en la tarjeta, manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado mientras arrastra la tarjeta a la nueva ubicación, para soltarla.
Solamente debes pinchar en la opción «Invitar» situada en el menú de tu tablero de proyecto, en la parte inferior del sub-menú invitar.
Configurando la Privacidad
Finalmente en este tutorial fácil para usar Trello, ten en cuenta que cada Tablero que crees desde tu cuenta, ya sea de tipo personal o grupal, tiene una configuración de privacidad que restringe quién puede ver las listas y las tarjetas y, por supuesto, editarlas y utilizar cualquiera de las 10 mejores aplicaciones de Trello para agilizar el proceso del manejo y configuración de una tarjeta.
Cada Tablero de Trello dispone de 3 opciones de privacidad: Privado, Equipo y Público. Puedes elegir cualquiera de estas opciones dependiendo de las personas que quieres que vean y participen en la edición de las tareas o actividades, las listas o incluso, en la carga y descarga de los archivos añadidos.
- Privado: Lo pueden ver personas a las que invites. Es ideal para tableros donde guardes información confidencial.
- Equipo: Lo pueden ver los miembros del equipo a quienes invitaste; quienes pueden colaborar en cada una de las opciones que esta herramienta permite dentro de un Tablero.
- Público: Cualquier persona en la Internet lo puede ver. Elige esta configuración si tu Tablero contiene hojas de producto o información para voluntarios de un Evento, Proyecto u Organización.
Una vez elegida la configuración de privacidad de tu Tablero en Trello; ya estás listo(a) para comenzar a trabajar.
Aprovecha las Funciones de las Tarjetas en Trello
Ya te hemos hablado de lo más básico que es la creación de un tablero de trello en el que puedes invitar y agregar miembros al Equipo de trabajo y todas las funciones que tanto tu como los miembros de tu equipo pueden aprovechar.
Para continuar con este tutorial para usar Trello, ahora vamos a hablarte sobre las funciones que tienes disponible, con tan solo dar clic en una de las tarjetas de tu lista.
Al hacerlo, te aparecerá un menú como el siguiente, donde encontrarás varias opciones muy útiles.
Descripción: donde puedes añadir información más específica sobre la tarea o actividad de la tarjeta, enlaces a sitios web, o instrucciones para hacer esa tarea o actividad en particular. Puedes añadir texto, pinchando en «Editar descripción».
Comentarios y Actividad: Tu o cada miembro de tu Equipo, pueden dejar un comentario, añadir archivos como facturas, fotos, entre otros; responder a comentarios anteriores, actualizar información. Puedes mencionar a un miembro del Equipo en particular, colocando un @ antes de su nombre.
Añadir: esta sección te proporciona varias herramientas con las cuales puedes añadir:
- Miembros: para asignar una o varias personas, como te comentábamos anteriormente,
- Checklist o subtareas: para las tareas o actividades que requieren de varios pasos. En este caso, también puedes asignar un miembro del Equipo para que realice una o varias de estas subtareas, colocando el @ y el nombre en la subtarea correspondiente.
- Fecha de Vencimiento: para recordarte o recordarle a tu equipo la fecha en la que esa tarea o actividad debe ejecutarse o para la cual ya se debe haber realizado.
- Adjuntos: que te permite o le permite a los miembros de tu Equipo subir archivos en varios formatos desde el ordenador, dispositivo móvil, o desde cualquiera de estas aplicaciones: Dropbox, Google Drive, Box y One Drive.
- Etiquetas: para clasificar a una tarjeta junto con otras relacionadas. Te permite dar un nombre corto y asignarle uno o varios colores a cada tarjeta. Así encontrarás la tarjeta desde el buscador de Trello, sin tener que recurrir a buscarla manualmente.
Desde el Menú al lado derecho del Tablero, también puedes gestionar los miembros del Equipo, cambiar el fondo del tablero por un color o una imagen prediseñada, añadir un Power-Up o aplicación, entre otras opciones, que te invitamos a que descubras probando Trello de forma gratuita.
