Un artículo de fondo sobre el correo electrónico de Trello a la junta directiva
¿Sabías que cada uno de tus tableros de Trello tiene una dirección de correo electrónico única que está destinada sólo para ti? No sólo eso, sino que cada tarjeta de cada uno de tus tableros también lo tiene.
Estas direcciones de correo electrónico te permiten crear nuevas tarjetas y añadir comentarios a las tarjetas existentes a través de… lo adivinaste, ¡correo electrónico! Tómate un minuto para dejar que esa mina de oro de la productividad de una punta se hunda.
¿Cómo funciona?
Para obtener tu dirección de correo electrónico única para la pizarra, abre la barra lateral de tu pizarra Trello y haz clic en «Más», luego en «Configuración de correo electrónico para la pizarra». En el menú Agregar tarjetas por correo electrónico puedes asignar la lista a la que deseas que se agreguen nuevas tarjetas, así como también si deben agregarse al principio o al final de la lista, dependiendo de tu flujo de trabajo.
Aquí hay algunos consejos rápidos de formato para sacar el máximo provecho de sus tarjetas de pronto a ser acuñadas:
- El asunto del correo electrónico se convertirá en el nombre de la tarjeta.
- El cuerpo del correo electrónico se convertirá en la descripción de la tarjeta.
- Los archivos adjuntos en el correo electrónico se adjuntarán a la tarjeta (hasta 10MB).
- Añade etiquetas en la línea de asunto con #nombre-etiqueta, #color-etiqueta o #número-etiqueta. Use un guión bajo para las etiquetas que son más de una palabra, es decir, #To_Do.
- Añade miembros a las tarjetas en la línea de asunto con @nombredeusuario, o en el cuerpo del correo electrónico con @nombredeusuario en su propia línea, o añadiendo el correo electrónico de un miembro de la junta en el campo «a» o «CC».
Para obtener la dirección de correo electrónico exclusiva de una tarjeta, abra la tarjeta, haga clic en «Compartir y más» en la parte inferior del menú de la tarjeta y copie la dirección de correo electrónico en «Correo electrónico para esta tarjeta».
Tenga en cuenta que tanto la dirección de correo electrónico de la pizarra como la de la tarjeta son su dirección de correo electrónico única como miembro de la pizarra, y cada miembro de la pizarra tiene su propia dirección de correo electrónico única, así que es mejor no compartir a menos que quiera que todas las tarjetas creadas por correo electrónico digan que proceden de usted.
Aquí hay algunas formas geniales en las que esto puede ser usado:
- Obtén reportes de errores de tus usuarios directamente en tu foro de desarrollo
- Solicitar la opinión de la comunidad y las solicitudes de reportajes
- Capturar clientes potenciales y solicitudes de demostración de productos para asegurarse de que no se pierda ninguna oportunidad
- Administrar los pedidos de un negocio en línea
- Simplifique su embudo de contratación con un flujo de trabajo de seguimiento de los solicitantes
- Agregar comentarios de los clientes a las tarjetas para los luditas que aún colaboran con el correo electrónico
- Consigue que las presentaciones de contenido de los invitados sean entregadas directamente a tu comité de calendario editorial
Ejemplo de casos de uso en la naturaleza
Aquí hay un resumen de algunos casos de uso y consejos en acción de los usuarios de Trello:
Generación de contenido en colaboración
Tommy Walker, Editor en Jefe del blog de Shopify Plus, tiene una solución creativa para generar ideas para el blog de todo el equipo de Shopify Plus.
Cada mes, más o menos, Tommy envía un correo electrónico al equipo de Shopify Plus pidiendo ideas para artículos o pistas para casos de estudio. En el correo electrónico incluye su dirección de correo electrónico para la tabla de Trello de Shopify Plus Content Hub y las directrices de formato de correo electrónico. Cuando se añaden los artículos a la pizarra, Tommy revisa las ideas con su equipo, y asigna un escritor independiente al puesto.
«Si no fuera por Trello, no sería capaz de mantenerme al frente de mi equipo y de cómo eso encaja con la organización más grande» dice Tommy Walker. «Cualquiera en Shopify puede enviar ideas para el blog a través de Email-to-board, y Trello nos ha permitido crear un sistema muy escalable a medida que aumentamos nuestra producción de contenidos».
Administrar las órdenes entrantes
Casper Klenz-Kitenge, Director de Producto de Wallo, dice que, «El correo electrónico a bordo es crucial para nuestra capacidad de cumplir con nuestros pedidos. Cuando nuestra tienda completa una transacción/pago para un cliente, creando así un nuevo pedido, los detalles se envían a nuestro tablón de pedidos de Trello». Desde allí el equipo prepara el pedido, y mueve las tarjetas a través de sus listas hasta su cumplimiento.
Añadir a su lista de contactos de correo electrónico
Mike Haynes, diseñador web de isatisfy.com, dice que el correo electrónico a bordo es esencial para su éxito en el uso de Trello, e incluso compartió un pro-tip.
«Añado las direcciones de correo de cada tablón a mi gestor de contactos de Google», dijo. «Entonces puedo reenviar los correos electrónicos importantes a la junta apropiada sobre la marcha.» Mike usa Email-to-bordo en conjunto con la herramienta de captura de pantalla Snagit para enviarse a sí mismo capturas de pantalla comentadas de sus proyectos de diseño/construcción.»
«Usando Snagit, puedo crear capturas de pantalla detalladas con mis instrucciones y dispararlas por correo electrónico a mis tablas de Trello. Al incluir el ID de Trello del responsable (por ejemplo, @nombredeusuario) en el cuerpo del correo electrónico me aseguro de que también se copien por correo electrónico alertándolos de la nueva tarea. Es muy útil para asegurarme de que nada se caiga por las grietas y que no tenga que preocuparme de que los contratistas no entiendan lo que estoy buscando… especialmente porque tengo contratistas en Rusia, India y los Estados Unidos. Trello ayuda a mi equipo a trabajar las 24 horas del día sin perder el ritmo».
Registro de eventos
Mientras planificaba un gran banquete de caridad, la directora de marketing Lauren Moon usó el Email-to-board para manejar el registro del evento. Fue útil para llevar un registro de quién había pagado, y la disposición de los asientos para los asistentes. ¿Qué te parece eso para golpear la bandeja de entrada de la planificación del evento?
«Cada vez que alguien se registró para el evento recibí un correo electrónico. En lugar de dejar que mi bandeja de entrada se amontone, reenviaba cada email a una lista Trello titulada «Entrante». Cuando estaba listo para revisar a los inscritos, simplemente tenía que ir a la lista «Incoming» en mi pizarra Trello. La información de su correo electrónico estaba en la descripción, así que agregaba etiquetas basadas en si ya habían pagado o no, y tomaba notas si también compraban boletos adicionales. Desde allí arrastraba su tarjeta a la lista apropiada, que luego usaba para hacer la disposición de los asientos.»
¿Es el correo electrónico de Trello a la pizarra o el correo electrónico a la tarjeta una parte de su flujo de trabajo? Comparte cómo lo usas en los comentarios de abajo.
